Onboarding: Umfrage zeigt weiterhin Verbesserungspotenzial

Onboarding, das "An Bord holen" neuer Mitarbeiter, ist entscheidend für einen erfolgreichen Abschluss des Recruiting-Prozesses. Doch auch in diesem Jahr zeigt die Onboarding-Umfrage von Haufe, dass in der Praxis weiterhin die dafür nötigen Mittel fehlen und Unternehmen einiges besser machen könnten.

Mitarbeiterfluktuation beginnt häufig noch vor dem ersten Arbeitstag: 30 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter kündigen ihr jüngst eingegangenes Arbeitsverhältnis schon bevor Sie überhaupt zum ersten Mal zur Arbeit erscheinen. Wie also können Unternehmen, HR-Verantwortliche oder Führungskräfte das "Onboarding" eines neuen Mitarbeiters so gestalten, dass es nicht zu vorzeitigen Kündigungen oder zur Demotivation in einer frühen Phase kommt?

Viel Verbesserungspotenzial beim Onboarding

An der dritten Auflage der Onboarding-Umfrage von Haufe haben 616 HR-Verantwortliche im Zeitraum von Juli bis September 2019 teilgenommen. Die Haufe Group hat sich mit der Umfrage zum Ziel gesetzt, herauszufinden, wie Onboarding in Unternehmen umgesetzt wird, welche konkreten Maßnahmen dabei genutzt werden und wo sich Erfolge oder Schwachstellen abzeichnen. Bereits im Jahr 2018 wurden 354 HR-Verantwortliche befragt. Damals gingen 83 Prozent der Befragten davon aus, dass es Verbesserungspotenzial bei ihren damaligen Onboarding-Prozessen gab. In diesem Jahr sind es immer noch 77 Prozent, die Verbesserungspotenzial im Onboarding sehen.

Professioneller Onboarding-Prozess weiterhin selten

Wie wenig verbreitet ein professioneller Onboarding-Prozess in den Unternehmen ist, zeigt sich auch daran, dass die wenigsten Firmen dafür ein Extra-Budget bereitstellen. 88 Prozent der HR-Verantwortlichen geben an, dass sie kein eigenes Budget für den Onboarding-Prozess zur Verfügung haben. Somit ist der Anteil der Unternehmen, die dafür ein Budget zur Verfügung stellen, nur leicht gestiegen: 2018 waren es 90 Prozent, die kein eigenes Budget für Onboarding ausgewiesen hatten.

Glauben in Onboarding-Erfolg ist groß

Dabei sehen die Unternehmen, die bereits Onboarding in irgendeiner Form einsetzen, den Nutzen von Onboarding-Maßnahmen durchaus: Die deutliche Mehrheit der Befragten von 94 Prozent glaubt, dass durch ihre Onboarding-Maßnahmen die soziale Integration schneller oder besser gelingt. 91 Prozent glauben außerdem, dass die fachliche Integration verbessert oder beschleunigt wurde.

Gerade die Anfangsfluktuation könne sich außerdem durch besseres Onboarding verringern, davon gehen zumindest 78 Prozent der Befragten aus, hingegen nur 22 Prozent glauben, dass besseres Onboarding hier keine Verbesserung bringt (27 Prozent sind sich unsicher).

Onboarding-Maßnahmen wenig innovativ

Die Studienautoren haben dieses Mal zwischen den beiden Phasen "Preboarding" (Maßnahmen vor dem ersten Arbeitstag) und "Onboarding" (Maßnahmen ab dem ersten Arbeitstag) differenziert und jeweils untersucht, welche Maßnahmen in den beiden Phasen eingesetzt werden. Weiterhin zeigt sich, dass es zwar eine Reihe an hilfreichen Onboarding-Maßnahmen gibt, allerdings werden auch 2019 zunächst die Klassiker eingesetzt: In der Preboarding-Phase ist ein persönlicher Ansprechpartner seitens HR am häufigsten, es folgt eine spezielle Begrüßungsmappe oder ein Willkommensschreiben. Immerhin 43 Prozent suchen inzwischen den regelmäßigen Kontakt vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters und 35 Prozent bieten Unterstützung beim Umzug an.

In der Onboarding-Phase sind regelmäßige Feedbackgespräche, eine Einführungsveranstaltung und Mentoren am weitesten verbreitet. Dennoch gibt es Verbesserungspotenzial bei auf Netzwerkbildung und soziale Integration zielenden Maßnahmen wie Mentoring oder Coaching, Mitarbeiter-Events, Stationen in anderen Abteilungen oder allgemeiner Unterstützung bei der Vernetzung.

Onboarding-Software noch kaum verbreitet

Die wenigsten Unternehmen setzen bislang auf Software-Unterstützung beim Onboarding-Prozess. 88 Prozent nutzen keine digitale Prozessunterstützung und gehen somit analog vor. Gar 96 Prozent verwenden keine speziell auf das Onboarding ausgerichtete Software oder App.

Somit nutzen auch fast keine Unternehmen die Möglichkeit, Feedback über eine Onboarding-Software einzuholen oder zu geben. Insgesamt bieten aber auch nur 26 Prozent die Möglichkeit, Feedback-Gespräche mit HR-Verantwortlichen zu führen, 2018 waren es immerhin noch 57 Prozent. Verbreiteter (56 Prozent) sind Gespräche mit den Führungskräften als erste Anlaufstelle für Feedback im Onboarding, wobei auch hier der Anteil stark gesunken ist (2018: 86 Prozent). Während die Anteile weiterer Formen des Feedbacks durch Paten (13 Prozent) oder das Team (zehn Prozent) gestiegen sind, gibt es bei 32 Prozent der Unternehmen überhaupt keine strukturierten Feedback-Gespräche.

Onboarding-Prozesse individuell gestalten

Den Studienautoren zufolge gibt es weiteres Verbesserungspotenzial in der passgenauen Gestaltung von Onboarding-Prozessen. Demnach seien Onboarding-Prozesse erfolgreicher, je differenzierter sie in der Praxis gestaltet werden. Allerdings nutzen bislang nur wenige der Befragten unterschiedliche Onboarding-Prozesse und -Aktivitäten, zum Beispiel je nach Karrierestufe der neuen Mitarbeiter (43 Prozent) oder je nach Stellenprofil (39 Prozent). Rund ein Drittel der befragten Unternehmen (31 Prozent) macht gar keinen Unterschied im Onboarding-Prozess.

Reboarding kaum bekannt

Die Studienautoren haben dieses Mal außerdem eine dritte Onboarding-Phase betrachtet: das "Reboarding", unter das alle Maßnahmen bei internen Wechseln fallen. Auffällig ist, dass es einen Reboarding-Prozess nur in den allerwenigsten Unternehmen gibt – nur sechs Prozent unterstützen die Mitarbeiter bei internen Stellenwechseln. Maßnahmen über den Onboarding-Prozess hinaus, um die Motivation und das Engagement der neuen Mitarbeiter weiter zu fördern und zu verbessern, haben ebenfalls nur 20 Prozent der befragten Unternehmen etabliert.

Onboarding wird kaum ausgewertet

Eine weitere Erkenntnis der Umfrage ist, dass nur wenige Unternehmen spezielle Kennzahlen erheben oder kennen, um den Erfolg (oder Misserfolg) des Onboarding-Prozesses messbar zu machen. Während die Frühfluktuationsquote noch am häufigsten erhoben wird (24 Prozent) und auch die Vier-Augen-Gespräche vergleichsweise häufig gezählt werden (13 Prozent), werden Kennzahlen wie Quality of hire (acht Prozent), Cultural fit (neun Prozent) und Time to fully operative (sieben Prozent) nur selten erhoben. 66 Prozent der befragten Unternehmen werten ihre Onboarding-Maßnahmen überhaupt nicht aus.


Zum Download:

Die vollständigen Ergebnisse der Umfrage zum Thema Onboarding finden Sie zum Download hier im Whitepaper "3. Onboarding-Umfrage 2019".

Die Ergebisse aus dem Jahr 2018 finden Sie im Whitepaper "2. Onboarding Umfrage 2018".

Die Ergebnisse aus dem Jahr 2017 finden Sie im Whitepaper "Onboarding-Umfrage 2017".


Veranstaltungstipp:

Am 6. November 2019 veranstaltet Haufe ein Onboarding-Webinar. Veit Lemke ist bei der Haufe Group für die Weiterentwicklung des Onboardings verantwortlich. In seinem Online-Seminar referiert er darüber, warum Onboarding in Zeiten von Fachkräftemangel und Digitalisierung unerlässlich ist und wie ein effizienter und professioneller Onboarding-Prozess im Unternehmen eingeführt werden kann.


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