Auf der einen Seite sollen in Zeiten von sinkenden Margen und schärferem Wettbewerb Personalkosten eingespart werden. Auf der anderen Seite sollen wertvolle Mitarbeiter gefunden und vor allem gehalten werden. Eine Zwickmühle.

Wie schafft man es, Personalkosten einzusparen ohne Personal zu reduzieren?

Die Personalkosten sind häufig einer der größten Kostenfaktoren in der Unternehmensbilanz. Ganz gleich, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist. Zunehmender Wettbewerbsdruck, erhöhte Anforderungen neuer und bestehender Mitarbeiter, wechselnde Kundenbedürfnisse sind die Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Und dabei gewinnen längst nicht mehr die großen und etablierten Firmen, sondern die smarten und flexiblen.

Fachleute, die sich ernsthaft mit dem Thema Personalkostenoptimierung beschäftigen, erkennen hier seit kurzem einen klaren Trend zu den Optimierungsmöglichkeiten durch die Personaleinsatzplanung. Intelligente Tools schaffen die Voraussetzungen, um einerseits die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und andererseits die gesteckten wirtschaftlichen Ziele zu erreichen. So wächst die Bedeutung von professionellem Workforce Management. Und das hat vielfältige Gründe.

Flexibilität des Mitarbeiters + Flexibilität des Unternehmens = maximaler Erfolg

Die Anforderungen an die Flexibilität der Unternehmen steigen: On-Demand-Prozesse, veränderte und schwankende Kundenanforderungen, verlängerte Öffnungszeiten usw. Das alles ist aufgrund gesetzlicher Vorgaben und der Bedürfnisse der Mitarbeiter oft nur schwierig unter einen Hut zu bekommen.

Auch die Mitarbeiter fordern mehr Flexibilität. Für die immer größer werdende Gruppe der Generation Y, Z / Millenials spielt Freizeit und eine gute Work-Life-Balance eine enorm wichtige Rolle. Laut einer Studie von HSBC sagen 77 %, dass flexible Arbeitszeiten wichtig sind, um produktiv zu sein. Und sie wollen aktiv nach Arbeitgebern suchen, die das anbieten.

Mütter und Väter, die aus ihrer Elternzeit zurückkehren, sind an Kita- und Schulzeiten gebunden. Viele Arbeitnehmer pflegen „nebenbei” ihre Eltern oder andere Angehörige.

Wie schafft es ein Unternehmen, all diese Anforderungen unter einen Hut zu bringen? Die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen?

Die Lösung: eine intelligente Workforce-Management-Lösung. die dem Unternehmen dabei hilft, die durch die Mitarbeiter zur Verfügung gestellte Flexibilität mit dem Flexibilitätsbedarf des Unternehmens zu kombinieren. Und dabei gleichzeitig den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Zeiten eigenständig im Rahmen der vorgegebenen Rahmenbedingungen zu steuern.

Zuverlässige Prognosen schaffen Planungssicherheit. Und zufriedene Kunden.

Die Digitalisierung macht’s möglich: Durch statistische Vorhersage-Modelle und Big-Data-Analysen können Arbeitskraft-Bedarfe über Wochen und Monate vorhergesagt werden. Mit einer Trefferquote von über 90 %. So kann der Personaleinsatz bedarfsorientiert, intelligent und effizient geplant werden.

Teure Schicht- und Überstundenzulagen bzw. Leerstunden, in denen Mitarbeiter „ihre Zeit absitzen” gehören der Vergangenheit an. Gezieltes Workforce Management bedeutet das Ende der starren Schichtplanung und somit eine erhöhte Produktivität.

Ermöglicht wird dies durch fundierte Prognosen auf Basis historischer Daten, z.B. Umsatzzahlen aufgeschlüsselt nach Stunden und Mitarbeitern, Personalkosten, prozentualer Anteil der Lohnkosten im Vergleich zum Umsatz, Prozentualer Anteil von Abwesenheitszeiten, optimale Zusammenstellung der Mitarbeiter (Team-Zuteilung, Voll-/Teilzeitkräfte).

Die Kunst einer guten Personaleinsatzplanung ist es, die zur Verfügung stehenden Ressourcen effektiv einzuteilen. Zum Wohle des Kunden.

Entscheidend ist, zu jedem Zeitpunkt den richtigen Mitarbeiter am richtigen Ort zu haben, um den Kunden vom Angebot und Service zu begeistern. Nur so werden Erfolg und Rentabilität des Geschäfts gesichert.

Selbstbestimmte Mitarbeiter sind zufriedene und engagierte Mitarbeiter

Gute Workforce-Management-Lösungen sind mitarbeiterorientiert aufgesetzt. Das heißt, der einzelne Mitarbeiter hat bereits in der Planerstellung einen entscheidenden Einfluss. Sei es durch die Abgabe von Wünschen und Verfügbarkeiten oder durch den selbst organisierten Austausch mit den Kollegen - immer auf Basis der Unternehmensvorgaben zum Arbeitszeitbedarf.

Zwei Themen sind Mitarbeitern in Bezug auf ihre Arbeitszeit besonders wichtig: Planungssicherheit und Einfluss auf die eigene Arbeitszeit. Arbeitgeber, die es schaffen, beides unter einen Hut zu bringen, steigern ihre Attraktivität um ein Vielfaches.

Laut einer Gallup-Studie verzeichnen Unternehmen mit engagierten Mitarbeitern durchschnittliche Rentabilitätssteigerungen von 22 %. Der Grund dafür: engagierte Mitarbeiter sind produktiver. Sie leisten mehr. Für sich, für das Unternehmen und für die Kunden.

Automatisierte Schichtplan-Erstellung spart wertvolle Manager-Zeit und Nerven

Wie viele Stunden verbringen Sie bzw. Ihre Filial- oder Abteilungsleiter damit, Personaleinsatzpläne zu erstellen, zu korrigieren, den Mitarbeitern zu kommunizieren? Mit Stift, Papier, Excel-Tabellen, E-Mails und dem Telefon?

In Stundenlohn umgerechnet, kommt hier oft eine beträchtliche Summe zusammen. Nicht zu vergessen die Opportunitätskosten - denn diese Zeit können die Manager sicherlich sinnvoller einsetzen.

Dank der Automatisierung sparen Unternehmen, die eine Workforce-Management-Lösung nutzen, laut einer Branchenstudie von TechNavio durchschnittlich neun Stunden pro Woche und Führungskraft ein. Und auch die Nerven werden geschont: die Einsatzplaner wissen jederzeit, ob sie überbesetzt, unterbesetzt oder genau auf Kurs sind.

Und es gibt noch einen Nebeneffekt: die Mitarbeiter fühlen sich besser informiert. Eine App-gesteuerte Lösung zum Beispiel ermöglicht eine unkomplizierte und schnelle Kommunikation von Zeitplänen und Aufgaben. Mitarbeitern können durch Self-Service selbst Änderungen durchführen, Urlaubsanträge einreichen, Schichten tauschen. Und übernehmen so ganz nebenbei die zeitaufwendigen Aufgaben des Personalers oder Schichtplaners.

Integration in Lohnabrechnungs-Programme vermeidet fehlerhafte Lohnzahlungen

Softwarelösungen ermöglichen durch entsprechende Schnittstellen eine einfache Integration mit Ihrer Lohnabrechnung. Übermittlungsfehler gehören der Vergangenheit an und erleichtern die Arbeit der Personaler.

Mitarbeiter, die „Zeit stehlen”, kosten Unternehmen jedes Jahr gewaltige Summen. Grund dafür sind fehlerhafte Aufzeichnungen von Arbeitszeiten. Die Lösung: eine vollständig integrierte Zeiterfassung, bei der die Mitarbeiter direkt über ihre Mobiltelefone ein- und ausstempeln. So werden nur geleistete Arbeitszeiten berechnet. Tagesaktuell. Und mit Transparenz für beide Seiten: Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

New Work und Kulturwandel in Unternehmen

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung eines Kulturwandels. Arbeitsmodelle der Zukunft erfordern eine Einbeziehung der Mitarbeiter. Ein gutes Workforce Management System schafft Transparenz mit intelligenten Analytics-Funktionen. Und bietet so der Unternehmensleitung wichtige Argumente auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten, um gemeinsam mit den Mitarbeitern die bestmöglichen Lösungen zu finden.

In Schweden gelingt das den Unternehmen bereits sehr gut. Schwedische Arbeitgeber sind besonders gut darin, die Belegschaft zu optimieren anstatt sie einfach nur zu vergrößern. Es gibt einen schwedischen Begriff „Lagom“. Die Bedeutung ist „gerade genug“ und wird oft im Zusammenhang mit der Arbeitskultur und Produktivität verwendet. Vor allem ist er aber tief in der schwedischen Kultur verankert und veranlasst jeden dazu, gleichermaßen über Engagement wie Effizienz nachzudenken.

In Schweden ist es für die Arbeitgeber essenziell wichtig, dass sie die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter verstehen und ihnen im Rahmen des täglichen Management genug Flexibilität bieten. Zum Beispiel, indem eine regelmäßige „Fika“ eingerichtet wird, eine Art deutsche Kaffeepause. Das gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, kurz abzuschalten und sich untereinander nicht nur über die Arbeit auszutauschen.

Zusammengefasst: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität geben, können diese eine für sie ideale Work-Life-Balance finden. Und glückliche Mitarbeiter bedeutet für Ihr Unternehmen höhere Produktivität und Loyalität.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Personalkosten sparen können ohne Personal abzubauen?

Dann laden Sie sich hier den umfangreichen Leitfaden herunter.

Oder berechnen Sie das Einsparpotenzial Ihres Unternehmens mit Hilfe des ROI-Rechners von Quinyx.

Schlagworte zum Thema:  Personalplanung