Business-Etikette: Mobile Geräte nutzen ohne zu stören

Jedes dritte Meeting verläuft unproduktiv, nur jeder fünfte Arbeitnehmer ist mit der Meetingkultur seines Arbeitgebers wirklich zufrieden. Das ergab kürzlich eine Umfrage der Personalberatung Rochus Mummert unter rund 1.000 Arbeitnehmern, darunter HR-Führungskräfte.

Einen möglichen Grund dafür verraten nun die Ergebnisse einer Erhebung des Personalberaters Office Team: Demnach beobachten nämlich knapp 60 Prozent der Studienteilnehmer häufig oder sehr häufig, dass Kollegen in Meetings ihre E-Mails bearbeiten.

Nur gut jeder Zehnte mag Meeting-Tipper

Viele der 200 befragten Personalmanager empfinden das Getippe als Störfaktor: 40 Prozent finden es gar nicht okay; 14 Prozent wünschen sich, dass Mitarbeiter, die während des Meetings Mails beantworten, sich dafür wenigstens entschuldigen und beim Tippen den Raum verlassen. Immerhin ein Drittel räumt Verständnis dafür ein, dass sich Kollegen während des Meetings um wichtige Nachrichten in ihrem E-Mail-Postfach kümmern. Nur eine Minderheit von 13 Prozent findet am Multitasking im Meeting gar nichts auszusetzen.

Doch auch, wenn offenbar einige Kollegen bereit sind, das Bearbeiten von E-Mails in Meetings zu tolerieren: Zur feinen Business-Etikette zählt es sicher nicht. Wie Mitarbeiter mobile Geräte auch jenseits von Meetings Knigge-konform nutzen, hat Inessa Kulich, Associate Director bei Office Team, in vier Tipps zusammengestellt.

Tipp 1: Vermeiden Sie Multitasking.

Ein Gespräch zu führen und gleichzeitig im Internet zu surfen oder E-Mails zu schreiben, ist nicht nur äußerst unhöflich, auch Ihre Aufmerksamkeit ist dadurch stark eingeschränkt und Sie können schon einmal wichtige Informationen verpassen.

Tipp 2: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

Sollte ein Meeting länger dauern, können Sie die Pausen für das Überprüfen und Beantworten Ihrer E-Mails nutzen. Ganz wichtige Anrufe oder Nachrichten sollten Sie zu Beginn der Besprechung ankündigen und bei der Beantwortung den Raum verlassen, um die anderen Teilnehmer nicht zu stören.

Tipp 3: Wählen Sie das richtige Kommunikationsmittel.

Ob E-Mail, Telefonat oder persönliches Gespräch – überlegen Sie, was sinnvoller ist. Sie ersparen so Ihrem Ansprechpartner eine unnütze E-Mail oder einen Anruf zu einer ungünstigen Zeit. Halten Sie auch die in einigen Unternehmen verbreitete CC-Kultur in engen Grenzen.

Tipp 4: Hinterlassen Sie kurze Nachrichten.
Sollten Sie Ihren Ansprechpartner nicht persönlich erreichen, hinterlassen Sie eine kurze Mailbox-Nachricht. Kommen Sie schnell auf den Punkt, erwähnen Sie, wann und wie Sie am besten zu erreichen sind und wiederholen Sie am Ende der Nachricht Ihren Namen.

Chefs verprellen Mitarbeiter mit schlechten Meetings

Doch nicht nur die Nutzer selbst sind in der Pflicht, wenn es darum geht, dass mobile Geräte die Arbeitsabläufe nicht stören. Auch Personalverantwortliche können dazu beitragen, dass ihre Mitarbeiter gar nicht erst in die Versuchung kommen, ihr Smartphone in Meetings zu zücken.

Dabei können eindeutige Regeln für die Nutzung der mobilen Gerätschaften helfen. "Um Konflikte zu vermeiden, sollten Unternehmen die Initiative ergreifen und beispielsweise Guidelines verfassen, die den Umgang mit mobilen Geräten während Besprechungen regeln", empfiehlt Inessa Kulich von Office Team. 

Ein weiterer Ansatzpunkt ist die Verbesserung der Meetingstruktur. "Wie unsere Befragung zeigt, wissen die Unternehmen sehr genau, dass viele Meetings weder gut vor- noch nachbereitet werden", sagt Hans Schlipat, Studienleiter der Rochus-Mummert-Studie. "Gerade Vorgesetzte vermitteln mit schlecht vorbereiteten Meetings den Eindruck, dass ihre Zeit, die sie bei der Vorbereitung einsparen 'mussten', wertvoller sei als die der anderen Teilnehmer", so Schlipat.

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