Kein Überblick bei der bAV-Verwaltung

Die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung erwartet Höchstleistung von der HR-Abteilung gerade mittelgroßer bis größer Unternehmen. Nicht nur die bestehenden Versorgungsverträge über verschiedene Versorgungsträger und Durchführungswege müssen bedient, auf dem Laufenden gehalten und an rechtliche Veränderungen angepasst werden, auch jede Personalveränderung erfordert eine individuelle Prüfung der komplexen Sachverhalte. Und idealerweise sollte gerade die bAV im Unternehmen als wichtiges personalpolitisches Instrument in der Breite kommuniziert und weitergetrieben werden.

Zu wenig Überblick über bAV im Unternehmen

Doch gerade daran hakt es in der Praxis, das zeigt eine Studie der p.c.a.k. Pension & Compensation Consultants GmbH. Während bei kleineren Unternehmen die bAV-Verwaltung keine besonderen Ansprüche stelle, erklärt Peter Kolm, Geschäftsführer von p.c.a.k., der auch die Studie leitete, sehe das Bild schon im mittelständischen Größenbereich bei Unternehmen, die ihre betriebliche Altersversorgung schwerpunktmäßig über Direktversicherungen, Pensionskasse und Pensionsfonds abwickeln, schon anders aus.

"Hier trifft man häufig auf eine völlig ungeordnete und unübersichtliche bAV", erklärt Kolm. Viel zu oft, so die Studienergebnisse, fehlten eindeutige Versorgungsregelungen oder es bestünde kein Überblick über unterschiedliche Versorgungszusagen bei vielen Versorgungsträgern. "Häufig existiert nur eine rudimentäre bAV-Verwaltung", erklärt Kolm und fährt fort:  "In vielen Fällen ist diesen Unternehmen die grundsätzliche Notwendigkeit einer professionellen bAV-Verwaltung – ob konventionell oder digital –auch gar nicht bewusst."

Digitalisierung der bAV-Verwaltung – aktueller Status

So zeigt sich in den Studienergebnissen, dass jedes zehnte Unternehmen bei der Verwaltung seiner bAV noch vollständig auf Papier arbeite. Vollständig digitalisiert haben diese Prozesse lediglich 25 Prozent der Umfrageteilnehmenden. Der Großteil der Befragten (57 Prozent) gibt an, die Erfassung, die Verwaltung und gegebenenfalls auch die Berechnung der bAV zumindest teilweise digital, beispielsweise über Microsoft-Excel, vorzunehmen.

Dementsprechend können auch lediglich neun Prozent der Umfrageteilnehmen für die Übermittlung und Pflege der für die Erstellung der versicherungsmathematischen Gutachten erforderlichen Daten gemeinsam mit dem Gutachter auf eine zentrale Plattform zugreifen. Bei den meisten befragten Unternehmen (68 Prozent) werden die Daten einmalig zum Stichtag an den Gutachter übertragen.

Viele Unternehmen sind überfordert mit der Administration ihrer bAV

Für die Hälfte der Umfrageteilnehmenden ist der aktuelle Prozess zur bAV-Verwaltung zu aufwändig. Dass die bAV im eigenen Unternehmen nicht transparent genug sei und sie selbst keinen Überblick bewahrten können, mussten 40 Prozent der Befragten eingestehen. Weitere Sorgen bei der Verwaltung bereiten heterogene Versorgungslandschaften und für die bAV unzureichende Schnittstellen bei den Versicherungsgesellschaften.

Erwartungen an eine digitale bAV

Ganze 62 Prozent der Studienteilnehmenden denken aktuell darüber nach, ihre bAV zu digitalisieren oder die bereits begonnene Digitalisierung weiter voranzutreiben. Fast alle dieser  Befragten (92 Prozent) erwarten sich davon eine einfachere Kommunikation und schlankere Prozesse. Auf eine Senkung des Verwaltungsaufwands hoffen 87 Prozent. Für 61 Prozent liegen die Erwartungen in einem hohen Automatisierungsgrad, höherer Transparenz und einfacherem Controlling.

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