Recruiting wird zum eigenen Unternehmensbereich

Die Anzahl selbstständig arbeitender Recruiting-Einheiten in den Unternehmen nimmt kontinuierlich zu: Während 2022 nur 60 Prozent der Befragten über eine eigene Recruiting-Abteilung verfügten, waren es 2023 bereits 62 Prozent. In der aktuellen Studie "Recruiting-Strukturen – ein Benchmark" von DGFP, HTWK (Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig) und Wollmilchsau/Jobspreader geben 65 Prozent der Befragten an, in einer eigenständigen Recruiting-Einheit zu arbeiten. An der dritten Auflage der Studie nahmen zwischen März und Juli 736 Personen in HR-Funktionen teil.

Nachhaltige Institutionalisierung des Recruitings

Diese Zahlen deuten auf eine nachhaltige Institutionalisierung des Recruitings als Unternehmenseinheit hin. Weitere Indizien dafür, dass das Recruiting in immer mehr Unternehmen als eigener Bereich geführt wird: Der Einsatz von HR-Generalisten, die "auch Recruiting machen" geht laut Studie zurück – von 38 Prozent im Jahr 2023 auf 32 Prozent im Jahr 2025.

Darüber hinaus hat das Outsourcing der Personalgewinnung stark abgenommen: Aktuell haben nur zwei Prozent der Firmen ihr gesamtes Recruiting an externe RPO-Provider ausgelagert. Das heißt: Das Suchen und Einstellen neuer Mitarbeitender wird von fast allen Unternehmen selbst durchgeführt. Immerhin elf Prozent nutzen RPO-Modelle selektiv für spezifische Berufsgruppen.

Personelle Ausstattung im Recruiting

Die Personalausstattung im Recruiting, Active Sourcing sowie Personalmarketing und Employer Branding variiert je nach Unternehmensgröße und den jeweiligen Recruiting-Zielen. Im Durchschnitt betreut ein Recruiter oder eine Recruiterin 16 offene Positionen parallel und verantwortet jährlich 47 Besetzungen. Im Vergleich zu 2023 ist die Anzahl paralleler Vakanzen gesunken (19), während die jährlichen Besetzungen leicht gestiegen sind (44). Weiterhin zeigt sich in den Zahlen ein Skalierungseffekt: Mit steigender Unternehmensgröße erhöht sich die Zahl der von einzelnen Recruitern betreuten Positionen.

Recruiting-Kanäle: Jobbörsen bleiben vorn

Bei den eingesetzten Methoden für die Personalgewinnung gibt es nur wenige Veränderungen im Vergleich zu 2023: Jobbörsen bleiben der wichtigste Recruiting-Kanal. 95 Prozent der Befragten setzen auf die Online-Jobportale (2023: 97 Prozent). An zweiter Stelle stehen die Mitarbeiter-Empfehlungsprogramme, die heute von 78 Prozent der Befragten genutzt werden (2023: 83 Prozent). Active Sourcing, mit 65 Prozent der drittwichtigste Kanal, konnte die Position ebenfalls halten, hat aber auch etwas an Beliebtheit verloren (2023: 68 Prozent).

Leichte Zuwächse dagegen gab es bei den Azubi- und Absolventenmessen, die mit 60 Prozent den vierten Rang belegen (2023: 58 Prozent), beim Einsatz von Talentpools (2025: 59 Prozent; 2023: 55 Prozent) und bei Social Media Performance Marketing (2025: 58 Prozent; 2023: 54 Prozent). Stärkere Rückgänge verzeichnete die Direktvermittlung (2025: 55 Prozent; 2023: 62 Prozent). Sie wurde vor zwei Jahren noch als viertwichtigster Kanal genannt, liegt aktuell nur noch auf Platz sieben. Auch das ist ein Indiz dafür, dass das Recruiting zunehmend professionell in den eigenen Reihen durchgeführt und nur in speziellen Fällen an Personalberatungen ausgelagert wird.

Die zehn erfolgreichsten Recruiting-Methoden

Blickt man auf die erfolgreichsten Recruiting-Kanäle, also diejenigen Kanäle, die die meisten Einstellungen liefern, so ergibt sich ein weitgehend ähnliches Bild wie bei der Erhebung vor zwei Jahren. Auf Platz eins liegen aktuell die Jobbörsen (85 Prozent), gefolgt von Mitarbeiter-Empfehlungsprogrammen (57 Prozent), Active Sourcing (36 Prozent), Social Media Performance Marketing (23 Prozent) und der Direktvermittlung (14 Prozent). Auf den Rängen sechs bis zehn stehen Talentpools (zwölf Prozent), Azubi- und Absolventenmessen (zwölf Prozent), Programmatic Job Advertising (elf Prozent), Performance Marketing in Websuchmaschinen (sechs Prozent) und Fachmessen (vier Prozent).

Lediglich beim Social Performance Marketing (Zunahme von 17 Prozent in 2023 auf 23 Prozent in 2025) und bei der Direktvermittlung (Rückgang von 19 Prozent in 2023 auf 14 Prozent in 2025) zeigen sich im Zweijahres-Vergleich größere Unterschiede.

Kennzahlen für das Recruiting: Potenziale bleiben ungenutzt

Bei den Kennzahlen dominiert die Time-to-Hire, die von fast 74 Prozent der Befragten erhoben wird – obgleich sie lediglich von 39 Prozent als besonders relevant bewertet wird. Cost-per-Hire wird zwar häufig als wünschenswert angegeben, jedoch vergleichsweise selten gemessen. Besonders auffällig ist die geringe Nutzung der Kennzahl Cost-of-Vacancy (neun Prozent), die gleichzeitig von 53 Prozent der Befragten als relevant erachtet wird – ein klares Indiz für ungenutztes Steuerungspotenzial.

13 Prozent der Unternehmen nutzen ihre KPIs wöchentlich für ihr Reporting, 28 Prozent monatlich, weitere 18 Prozent immerhin noch quartalsweise. Für die Analyse werden die Daten etwas seltener genutzt. Dazu die Studienautoren: Wenn Unternehmen ihr Recruiting datenbasiert steuern möchten, ist die regelmäßige Auswertung der Kennzahlen essenziell.

KI ist in der Recruiting-Praxis angekommen

Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) im Recruiting war erstmals Gegenstand der Studie. In den Ergebnissen zeigt sich: KI ist in der Praxis angekommen. Knapp 90 Prozent der Befragten geben an, KI für das Verfassen der Stellenanzeigen zu nutzen. Über die Hälfte (51 Prozent) setzen KI für die Vorbereitung der Interviews ein und 37 für die Bewerberkommunikation. CV-Matching in der Bewerberauswahl (elf Prozent), KI-Unterstützung durch Chatbots oder andere Tools im Onboarding (sieben Prozent) und die KI-gestützte Analyse von Bewerbungsgesprächen sind dagegen bislang nur selten in den Unternehmen verbreitet.

Aber nicht nur KI, sondern auch andere Technologieunterstützung ist im Recruiting weit verbreitet. Nur knapp fünf Prozent der Befragten geben an, kein Bewerbermanagementsystem zu haben. Bei der eingesetzten Software gibt es allerdings keine eindeutigen Favoriten. Lediglich SAP/Successfactors, Softgarden, Personio und Rexx Systems haben einen Marktanteil von mehr als fünf Prozent. 

Fachliche Skills im Recruiting

Der zunehmende KI- und Technikeinsatz hat auch Auswirkungen auf die fachlichen Skills, die aktuell und künftig im Recruiting benötigt werden. In der diesjährigen Studie haben die Befragten bei den fachlichen Skills Kenntnisse mit Microsoft-Office Anwendungen (81 Prozent), die systematische Arbeitsweise (80 Prozent) und die Planungskompetenz besonders hervorgehoben (76 Prozent). Erst an vierter Stelle kommen Fragetechniken und Gesprächsführung (75 Prozent), gefolgt von analytischen Fähigkeiten (70 Prozent) und Erfahrung mit verschiedenen Recruiting-Kanälen (66 Prozent). IT-Verständnis (61 Prozent) liegt vor Kenntnissen im Recruiting, Active Sourcing oder der Direktansprache (55 Prozent), einer abgeschlossenen Berufsausbildung (51Prozent) und Kenntnissen im Arbeitsrecht (48 Prozent). Ganz am Schluss der aktuell benötigten Kenntnisse steht die Kompetenz im Umgang mit KI (22 Prozent).

Doch das wird sich bald ändern. Auf die Frage "Welche fachlichen Skills werden deiner Meinung nach in Zukunft mehr benötigt?" antworteten 76 Prozent der Befragten: Kompetenz im Umgang mit KI. An zweiter Stelle stehen Kenntnisse mit Analytics-Systemen (66 Prozent) und auf Platz drei Erfahrung mit Social Media (63 Prozent). Auch Kenntnisse im Personalmarketing und Employer Branding (58 Prozent) und Kenntnisse im Recruiting, Active Sourcing oder der Direktansprache (54 Prozent) werden nach Ansicht der meisten Befragten wichtiger.

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