Fehler bei der Gehaltsabrechnung kosten Millionen

Ineffiziente Entgelt-Systeme verursachen in vielen Unternehmen Schäden in Millionenhöhe. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der Unternehmensberatung KPMG in Zusammenarbeit mit dem Anbieter von Workforce-Lösungen UKG. Durch Fehler in der Payroll entstehen demnach finanzielle Belastungen in Höhe von zwei bis vier Prozent der Personalkosten, und 38 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, jährlich zwischen einer und fünf Millionen US-Dollar an Lohnkosten zu verlieren.

Ineffiziente Payroll führt zu hohen Kosten

UKG und KPMG hatten weltweit mehr als 300 Führungskräfte aus großen, multinationalen Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden und einem Umsatz von mindestens fünf Milliarden US-Dollar befragt. Als Grund für die finanziellen Verluste wurde "Payroll Leakage" genannt, also die anhaltenden, unbeabsichtigten finanziellen Verluste durch ineffiziente Prozesse, Systemgrenzen oder andere Verschwendungsquellen, wie beispielsweise Überzahlung, Doppelzahlung oder autorisierte, aber nicht richtlinienkonforme Zahlungen. 

Generell kann eine ineffiziente Payroll darüberhinaus zu verdeckten Kosten führen: Manuelle Prozesse machen die Abrechnung fehleranfällig aufgrund fehlender Automatisierung. Weiterhin ist das Compliance-Risiko bei Gehaltsabrechnungen erheblich: Diese gelten als hochreguliertes Thema und bergen die Gefahr von Strafzahlungen und Bußgeldern bei Nicht-Einhalten der gesetzlichen Vorschriften. Zudem drohen Reputationsschäden. Letztere entstehen, wenn Zahlungsfehler die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden untergraben. Auch das Vertrauen von Kunden und Lieferanten leidet, wenn fehlerhafte Payroll-Prozesse die operative Funktionstüchtigkeit einer Organisation in Frage stellen.

Die Gehaltsabrechnung bekommt oft zu wenig Aufmerksamkeit

Trotz ihrer Bedeutung erhält die Lohn- und Gehaltsabrechnung laut der Untersuchung im Vergleich zu anderen Bereichen allerdings wenig Sichtbarkeit und Aufmerksamkeit auf Führungsebene. Das zeigt sich laut der Studie auch bei der personellen Ausstattung. So gab rund ein Viertel der befragten Unternehmen an, trotz der Vielzahl an Gehaltszahlungen maximal zwei Dutzend Mitarbeitende in der Lohnabteilung zu beschäftigen.

Gleichzeitig entfallen in den meisten großen Unternehmen zwischen 40 und 60 Prozent der Betriebskosten auf die Gehälter der Mitarbeitenden. Die Autoren der Studie raten, Payroll zielführender einzusetzen: "Die Vergütung der Mitarbeiter ist ein besonders wirkungsvoller Hebel für multinationale Unternehmen, um ihre finanzielle Stabilität zu stärken, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und weltweit selbstbewusst zu agieren", sagt Richard Limpkin, General Manager of Global Payroll Solutions bei UKG. 

Gehaltsabrechnung und Payroll strategisch nutzen

Die Autoren der Studie raten vor diesem Hintergrund dazu, Payroll strategisch zu nutzen. So ließen sich bessere Einblicke in Personaltrends und operative Widerstandskraft gewinnen, sagte Dimitris Papageorgiou, Leiter Payroll and Labor Strategy & Transformation bei KPMG: "Eine Aufgabe, die früher als untergeordnete Backoffice-Funktion im Personal- oder Finanzwesen galt, entwickelt sich heute schnell zu einem zentralen Treiber für Unternehmenswissen und Kostenmanagement." 

Dennoch sind die Vorbehalte groß, die Payroll-Systeme anzupassen. So nannten 48 Prozent der befragten Unternehmen beispielsweise als Grund für den verzögerten Einsatz von KI Bedenken in Bezug auf die Datengenauigkeit. Andererseits erwarten 69 Prozent der Befragten, dass KI die Compliance verbessert und Trends in der Gehaltsabrechnung vorhersagt (56 Prozent). 

Fünf Tipps für ein besseres Payroll-Management

Im Rahmen der Studienpräsentation hat KPMG zudem Tipps gegeben, wie Organisationen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung effizienter und strategisch sinnvoller gestalten können:

1. Globale Payroll besser steuern: 92 Prozent der befragten Unternehmen geben an, eine globale Strategie für die Mitarbeitervergütung zu haben. Doch 34 Prozent arbeiten mit drei bis vier Anbietern, was eine einheitliche globale Strategie erschwert. 
2. Gezielt Standards setzen und überprüfen: Globale Standards sollten dort definiert werden, wo sie Effizienz bringen und gleichzeitig dort Spielräume lassen, wo regulatorische oder operative Komplexität dies erfordern. Payroll-Audits und -Analytics sollten als stetiger Prozess begriffen werden. 
3. Compliance strukturell verankern: Organisationen sollten sich nicht länger auf die individuelle Expertise einzelner Mitarbeitender verlassen. Governance-Modelle und skalierbares Wissen helfen dabei, langfristig robust aufgestellt zu sein. 
4. KI nutzen, wo Prozesse und Daten stabil sind: KI sollte gezielt für Prüfungen, Anomalie-Erkennungen und Reporting eingesetzt werden – immer dort, wo bereits integrierte Systeme und verlässliche Datenqualität vorhanden sind.
5. Eine Roadmap für die Zukunft aufsetzen: Strategie, Organisation und Prozesse sowie die passende Governance sollten gezielt weiterentwickelt werden. Steuern Sie den Wandel über eine realistische, priorisierte Umsetzungs-Roadmap, anstatt mit einem zu hohen Tempo.

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