Wie verändert sich ein Unternehmen, wenn alle Beschäftigten plötzlich im Homeoffice arbeiten? Die Corona-Pandemie zwingt die Arbeitswelt zum vielleicht größten Experiment im Zeitalter der Digitalisierung, Ausgang ungewiss. Ein Gespräch mit der Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologin Dr. Simone Kauffeld.
Haufe Online Redaktion: Um persönliche Kontakte zu verringern und damit die Ausbreitung des Coronavirus zu verlangsamen, sind Beschäftigte angehalten, sofern möglich im Homeoffice zu arbeiten. Wie wirkt sich das auf das soziale Miteinander aus?
Simone Kauffeld: Persönliche Kontakte, also Face-to-Face, haben einen größeren Informationswert. Eine Person kann dabei auch die nonverbalen Informationen verarbeiten, die ihr Gegenüber sendet. Das fällt bei elektronischer Kommunikation größtenteils weg – oder ist stark eingeschränkt. Arbeit aus dem Homeoffice ist also zunächst einmal unpersönlicher und distanzierter.
"50 Prozent der Arbeitszeit sind gut mobil zu bewältigen. Alles was darüber hinausgeht, ist für Unternehmen mit hohen Kosten verbunden." Simone Kauffeld @tuBraunschweig
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Haufe Online Redaktion: Was bedeutet das für die Zusammenarbeit?
Kauffeld: Sie muss sich neu einspielen. Wenn man seriösen Untersuchungen glaubt, lassen sich bis zu 50 Prozent der Arbeitszeit gut mobil bewältigen. Alles was darüber hinausgeht, ist für Unternehmen mit hohen Kosten verbunden – hinsichtlich Koordination und Kommunikation etwa, und hat damit auch negative Effekte.
Haufe Online Redaktion: Homeoffice bringt also zwangsläufig Leistungseinbußen, weil das Persönliche auf der Strecke bleibt.
Kauffeld: Nicht zwangsläufig. Lange Zeit wurden eher die negativen Aspekte der virtuellen Arbeit thematisiert. Und in der Tat gibt es Aufgaben, die sich besser persönlich bewältigen lassen, beispielsweise Krisengespräche. Die Forschung zeigt jedoch ein uneinheitliches Bild hinsichtlich der Vorteile und Nachteile digitalen Arbeitens. Über kürzere Zeiträume fallen die negativen Auswirkungen stärker ins Gewicht, über längere Zeiträume kommen positive Aspekte stärker zum Tragen.
Homeoffice: Virtuelle Zusammenarbeit benötigt Zeit
Haufe Online Redaktion: Was schließend Sie daraus?
Kauffeld: Virtuelle Zusammenarbeit benötigt Zeit. Ebenso wie im Büro, müssen sich auch im Homeoffice Routinen entwickeln. Das lässt sich dadurch erklären, dass wir virtuelle Medien mit der Zeit als reichhaltiger wahrnehmen, sie uns reichhaltiger gestalten – indem wir beispielsweise Smileys hinzufügen und damit eine extra Kommunikationsebene schaffen.
"Ein Untersuchungsprojekt hat gezeigt, dass sich die Teilnehmer nach einiger Zeit neue Kommunikationsregeln und ein mentales Modell zum Umgang miteinander erarbeitet haben." Simone Kauffeld
Haufe Online Redaktion: Die Realität vieler Beschäftigten sieht anders aus: Stundenlange Videokonferenzen, bei denen sich Kollegen ständig ins Wort fallen, technische Hürden, Mailfluten im Posteingang, Chatnachrichten auf allen Kanälen, ein digitales Dauerfeuer...
Kauffeld: Meine Kollegen und ich haben das anhand eines Projektes untersucht, bei dem Mitarbeiter virtuell zusammengearbeitet haben. Zu Beginn glichen die Beteiligten eine mangelnde Reichhaltigkeit in der Kommunikation über eine höhere Intensität aus – also häufigere Telefonate oder Mails. Das war auch effektiv, wenn wir uns den Projekterfolg bis zur Halbzeit anschauen. Danach haben sich die Teilnehmer neue Kommunikationsregeln und ein mentales Modell zum Umgang miteinander erarbeitet. Die Kommunikationsintensität ging wieder zurück.
Homeoffice: Fähigkeit zum Selbstmanagement entscheidend
Haufe Online Redaktion: Ist erfolgreiches Homeoffice eine Frage des Typs oder des Willens?
Kauffeld: Wir unterscheiden da zwischen Personen, die Arbeit und Privatleben trennen möchten, und solchen, die beides integrieren möchten. Für erstere ist das erzwungene Homeoffice eine schwierige Situation, für zweitere kaum. Neben dieser Grundsatzfrage spielt die Fähigkeit zum Selbstmanagement eine große Rolle. Wie gut kann ich mich disziplinieren? Wie gut kann ich mich motivieren? Wie finde ich einen Rhythmus? Wie nutze ich die Zeit mit den Kindern? Wie gelingt es, einen Arbeitsplatz gut zu gestalten?
Haufe Online Redaktion: Fragen, die neben der eigentlichen Arbeit zu klären sind und möglicherweise belasten.
Kauffeld: Zumindest für Diejenigen, die erstmalig ins Homeoffice müssen und bislang keine Möglichkeit hatten, sich damit zu befassen. Sie müssen einen Weg finden, sich neu zu strukturieren, räumlich wie zeitlich. Die Forschung zeigt, dass Beschäftigte, die zu Hause arbeiten, oft mehr arbeiten, also unbezahlte Überstunden leisten. Auch besteht ein Risiko, dass die Arbeit das häusliche Umfeld dominiert und somit verhindert, dass Mitarbeiter sich erholen.
Haufe Online Redaktion: Die Ausgangsbeschränkungen von Bund und Ländern limitieren die Freizeitgestaltung für mindestens zwei Wochen stark, Experten gehen davon aus, dass die Maßnahmen auch längerfristig notwendig sein könnten. Geht das nicht auch zulasten der Arbeitsmoral?
Kauffeld: Das ist sicherlich ein Spagat. Ich würde deshalb auch allen die können empfehlen, Überstunden abzubauen, wenn der Arbeitgeber das erlaubt, oder auch Stunden ins Minus laufen zu lassen. Auch Urlaub zu nehmen kann eine Option sein.
Homeoffice: Einsamkeit kann schwere Folgen für die Gesundheit haben
Haufe Online Redaktion: Sehen Sie durch die Einschränkungen Auswirkungen auf die Psyche der Beschäftigten?
Kauffeld: Ja. Die hängen allerdings von der Lebenssituation ab. Wer in einer Familie oder Wohngemeinschaft lebt, den trifft eher der Gruppenkoller. Wer allein lebt, sollte darauf achten, nicht zu vereinsamen. Soziale Kontakt zu pflegen, ob via Telefon, Videoanruf oder sozialen Medien, ist ein wirksames Mittel. Denn Einsamkeit kann schwere Konsequenzen für die Gesundheit haben. In diesem Fall ist sie möglicherweise leichter zu ertragen, weil die Betroffenen wissen, dass sie anderen Menschen damit helfen und ihre Isolation nicht selbstverschuldet ist.
"Im Homeoffice ist gerade zu Beginn eine höhere Frequenz in der Kommunikation notwendig." Simone Kauffeld @tuBraunschweig
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Haufe Online Redaktion: Was können Unternehmen tun, um ihren Mitarbeitern die Arbeit zu Hause zu erleichtern?
Kauffeld: Gerade zu Beginn ist eine höhere Frequenz in der Kommunikation notwendig, um den Verlust des persönlichen Kontakts im Büro auszugleichen. Es ist also keine Lösung, Mitarbeitende ins Homeoffice zu schicken und sie dann erst einmal sich selbst zu überlassen. So könnten jeden Morgen kurze Telefonkonferenzen stattfinden, es können Wochen- und Tagesziele gesetzt werden und abgeglichen werden. Wenn reguläre Aufgaben wegfallen, sollte überlegt werden, wie die Zeit stattdessen sinnvoll genutzt werden kann.
Homeoffice: Mittelfristig bilden sich neue Routinen heraus
Haufe Online Redaktion: Und mittelfristig?
Kauffeld: Mittelfristig bilden sich neue Routinen heraus. So wie wir Kollegen im persönlichen Umgang einzuschätzen lernen, müssen wir sie auch digital einzuschätzen lernen. Botschaften, die sonst nonverbal transportiert werden wie zum Beispiel geht es mir gut oder nicht, müssen auch virtuell ankommen. Sie sind für das Miteinander im Team und Unternehmen unerlässlich.
Haufe Online Redaktion: Über welchen Zeitraum bilden sich diese Routinen heraus?
Kauffeld: Das variiert. Im Dialog zu bleiben, den täglichen Austausch zu suchen oder Einschätzungen zu teilen, kann dabei helfen, den Prozess zu beschleunigen. Dazu gehört auch, herauszufinden, was für mich gut funktioniert und was weniger gut. Und darauf basierend sollten wir individuelle Lösungen finden.
Haufe Online Redaktion: Wie wird die virtuelle Zusammenarbeit Unternehmen verändern?
Kauffeld: Das ist eine spannende Frage. Die Krise zwingt uns gerade zu einem großen Experiment. Organisationen werden danach reflektieren und Bilanz ziehen. Einige werden feststellen, dass schon mehr geht, als sie sich gedacht haben. Andere werden technisch nachrüsten müssen. Und natürlich machen auch die Beschäftigen Erfahrungen. Und Erfahrungen führen häufig dazu, sich Dinge auch vorstellen zu können.
Prof. Dr. Simone Kauffeld hat seit 2007 den Lehrstuhl für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie an der TU Braunschweig inne und ist Mit-Herausgeberin des Wissenschaftsjournals PERSONALquarterly.
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