Onboarding-Prozess: Phasen und Elemente

Um begehrte Fachkräfte frühzeitig ans Unternehmen zu binden, ist ein gutes Onboarding-Konzept unerlässlich. Der gesamte Onboarding-Prozess beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet frühestens nach der Probezeit. Das Onboarding lässt sich in drei Phasen unterteilen.

Onboarding-Prozess: Phase der Vorbereitung (Preboarding)

Die Vorbereitungsphase umfasst die Zeitspanne vom Beginn der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag. Diese Phase des Onboardings kann auch als Preboarding bezeichnet werden. Das Ziel dieser Phase ist es, das Signal eines professionellen Arbeitgebers zu geben, der sich um seine Mitarbeitenden kümmert.

Die Preboarding-Phase beinhaltet folgende Aufgaben für HR:

• Stellen Sie Informationen über das Unternehmen bereit (zum Beispiel Leitbild, Werte), über den zukünftigen Arbeitsbereich, über Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung.
• Weisen Sie explizit darauf hin, als HR-Verantwortliche jederzeit für Fragen zur Verfügung zu stehen.
• Klären Sie offene Fragen: Was benötigen Sie vom zukünftigen Mitarbeiter oder der zukünftigen Mitarbeiterin, damit Sie den Arbeitsplatz optimal vorbereiten können? Wird zum Beispiel ein Kindergartenplatz benötigt? Welche Arbeitszeiten sind Kernarbeitszeiten und in welchem Zeitfenster kann flexibel gearbeitet werden?
• Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan, Stellenbeschreibung, Organigramm, falls noch nicht vorhanden.
• Bestimmen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen als Patin/Pate.
• Legen Sie die Gesprächstermine zur Abstimmung über gegenseitige Erwartungen, Ziele und für Feedback in den ersten drei Monaten fest.
• Gestalten Sie den künftigen Arbeitsplatz und organisieren Sie die Arbeitsmittel (zum Beispiel Telefon, Telefonnummer, E-Mail-Account, IT-Berechtigungen, Rechner, Firmenausweis, Namensschilder) oder delegieren Sie diese vorbereitenden Aufgaben.
• Informieren Sie Kolleginnen und Kollegen sowie alle Beteiligten über den Stellenantritt.

Mehr dazu lesen Sie im Beitrag "Preboarding für neue Mitarbeitende gestalten".

Onboarding-Prozess: Phase zur Orientierung

Die Orientierungsphase umfasst die Zeitspanne vom ersten Arbeitstag bis circa zum dritten Monat. Das Ziel dieser Phase ist es, die Person in ihre Rolle und Aufgaben einzuführen, indem sie das Unternehmen, die Menschen, Tätigkeiten, Organisation und Abläufe kennen und verstehen lernt. In dieser Onboarding-Phase muss das Unternehmen für Folgendes sorgen:

Erster Arbeitstag:

• Begrüßung,
• Kontaktanbahnung mit Kolleginnen und Kollegen,
• Zuweisen von Patin oder Pate,
• Gespräch mit Vorgesetztem,
• Kennenlernen des Arbeitsplatzes,
• Erläuterung von Arbeitsabläufen und Tätigkeiten,
• Überreichen einer Mappe mit Leitfäden, Stellenbeschreibung etc.,
• Einführung durch das Team, die Führungskraft und/oder HR sowie
• Überreichen von Schlüssel, Passwörtern, Laptop etc.

Erste Arbeitswoche:

• Vermitteln eines größeren Überblicks über Dienstleistungen und Produkte,
• Erteilen einer umfassenden EDV-Einweisung,
• Gespräche mit der Führungskraft über gegenseitige Erwartungen – je nach Tätigkeitsfeld, Unternehmensgröße, Branche.

Onboarding-Prozess: Phase der Integration

Die Integrationsphase dauert vom dritten bis zum sechsten oder sogar bis zum zwölften Monat im Unternehmen. In dieser Phase geht es darum, neue Mitarbeitende immer mehr ins Unternehmen zu integrieren und bei vielen Gelegenheiten selbst die Initiative und Umsetzung übernehmen zu lassen.
Das Unternehmen unterstützt die Integrationsphase durch:

• Gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Workshops, Informationstage bei mehreren neuen Mitarbeitenden,
• Teamintegration durch aktive Teambildung,
• Wissensvermittlung,
• Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten,
• Fortbildungsangebote,
• Feedbackgespräche,
• Einführung in Strategie und Unternehmensziele,
• Angebote zum beruflichen Netzwerken – je nach Tätigkeitsfeld, Unternehmensgröße, Branche.

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