Digitale Personalakte: Tipps zur Softwareauswahl

Mehr als neunzig Prozent aller Unternehmen wollen bis Ende 2020 ihre Personalverwaltung auf digitale Personalakten umgestellt haben. Das zeigt eine Studie des Personalmagazins. Untersucht wurde dabei auch, welche Faktoren für die Auswahl der Software von besonderer Bedeutung sind.

Die Digitalisierung schreitet voran. Dieser globalen Entwicklung müssen sich auch die HR-Bereiche stellen und ihre Aufgaben mithilfe innovativer Software möglichst schnell, effizient, papierlos und natürlich auch mobil erledigen. Das Personalmagazin hat bereits 2017 in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Kantar TNS und der HR-IT-Analystin Elke Singler mehr als 200 mittelständische oder große Unternehmen zu Ihren geplanten Investitionen im Bereich der digitalen Personalverwaltung und der von ihnen genutzten Software befragt. Die Ergebnisse zeigen Trends und Leitlinien, die bei der Softwareauswahl beachtet werden sollten.

Software für die Personalverwaltung ist Standard, aber ausbaufähig

Zum Zeitpunkt der Befragung 2017 arbeiteten bereits 85 Prozent der Befragten mit digitalen Personalakten. Bis 2020 werden nur noch wenige Unternehmen (vier Prozent) ohne Software in diesem Bereich auskommen. In Unternehmen mit fünf oder weniger Mitarbeitern wird die Verbreitung der digitalen Personalakte geringer sein, hier erledigen, so die Nutzerstudie HR Trends 2019 von Capterra, aktuell noch vierzig Prozent ihre Personalverwaltung ohne Software.

77 Prozent der vom Personalmagazin befragten Unternehmen gaben an, mit ihrer derzeitigen Lösung sehr bis überwiegend zufrieden zu sein. Dennoch schätzten den eigenen Digitalisierungsgrad im Schnitt nur 59 Prozent (62 Prozent der Unternehmen mit über 2.500 Beschäftigten, 52 Prozent der kleineren) als hoch bis sehr hoch ein. Grund für diese Diskrepanz ist die mangelnde Passung der eingesetzten Software an den konkreten Bedarf im Unternehmen: Viele Lösungen können den mit der Personalakte verbundenen Aufgabenbereich nicht vollständig digital abbilden, in vielen Fällen fehlt auch die durchgehende technische Integration mit anderen Prozessen.

Software für Personalakten: On-Premise oder aus der Cloud (Software-as-a-service)     

Bei der Bereitstellung der Software einer digitalen Personalakte wird unterschieden zwischen On-Premise (Das Unternehmen erwirbt das Softwareprogramm und betreibt dieses auf eigener Hardware selbst) und Cloud Services/Software-as-a-Service (Standardisierte Software Services für Unternehmen, die über das Internet zur Verfügung gestellt werden.)

Die Bereitstellung erfolgt derzeit bei über der Hälfte der Befragten On-Premise, doch in Zukunft planen die Unternehmen vermehrt in Cloud-Lösungen zu investieren, sodass der Anteil von cloudbasierter Software auf 39 Prozent anwächst und nur noch knapp unter dem von On-Premise-Lösungen liegt.

Digitale Personalakte: Checkliste zur Softwareauswahl

Um die richtige Software für die digitale Personalverwaltung zu finden, sollte im Vorfeld durch ein interdisziplinär besetztes Projektteam – mit Personen aus HR, IT, aus dem Betriebsrat, einem Datenschutzexperten und weiteren Beteiligten – genau festgelegt werden, welche grundlegenden Anforderungen an die digitale Personalakte gestellt werden. Dazu emfiehlt es sich, unter anderem die folgenden Punkte genauer zu betrachten:  

  • Funktionen und Aufgaben der digitalen Personalverwaltung,
  • Welche Schnittstellen werden benötigt (Lohn & Gehalt, weitere),
  • Anforderungen an das Sicherheitskonzept (Verschlüsselung, Revisionssicherheit),
  • Ansprüche an den dezentralen Zugriff (Mitarbeiterportal, mobile devices).

Erst wenn alle Anforderungen an die digitale Personalakte feststehen, sollte eine Kaufentscheidung getätigt werden.

Marktübersicht digitale Personalakte

Einge der aktuell wichtigsten Softwareanbieter für digitale Persoanlaktenlösungen sind: 

  • aconso AG
  • ADP Employer Services GmbH
  • Agenda Informations-systeme GmbH & Co. KG
  • BEGIS GmbH
  • Circle Unlimited AG
  • CSS AG
  • GuideCom GmbH
  • Hansalog GmbH & Co KG
  • Haufe-Lexware GmbH & Co. KG
  • HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
  • IQDoQ GmbH
  • PeopleDoc (Germany) GmbH
  • PERBILITY GmbH
  • Sage SR Solutions GmbH
  • SAP Deutschland SE & Co. KG
  • sumarum AG

Eine genauere Übersicht zu den wichtigsten Anbietern einer digitalen Personalakte mit weiteren Informationen und links zu den Anbietern  finden Sie in unserem  Anbieterverzeichnis Personalsoftware

Schlagworte zum Thema:  (Digitale) Personalakte