Big Data ist allgegenwärtig. Doch was bedeutet das Schlagwort für die Praxis? Ein IT-Dienstleister ist dieser Frage mit einer Studie nachgegangen. Vorläufiges Ergebnis: Die Datenanalyse und -auswertung verspricht Umsatz, aber auch Konfliktpotenzial und damit Gefahren für die Unternehmenskultur.
Datenarchive sind potentielle Umsatztreiber. Dieser Ansicht sind drei Viertel der Manager aus der IT und in den Fachabteilungen der Unternehmen, die kürzlich im Auftrag des Informationsmanagement-Dienstleisters Iron Mountain GmbH zu ihren Big-Data-Strategien befragt wurden. "Durchblick im Datendschungel: Die Wiederentdeckung des Datenarchivs" heißt die Studie, in der 1.011 mit Datenarchivierung betraute Mitarbeiter von Großunternehmen (mehr als 500 Mitarbeiter) Auskunft über ihren Umgang mit Firmendatenbanken geben.
Big Data: Chance oder Zankapfel?
Personaler werden zwar auch in dieser Fachpublikation keine konkreten Angaben zu den Nutzungsmöglichkeiten von Datenarchiven im HR-Bereich finden, dafür aber sorgt die Studie für mehr Durchblick bei der Frage, auf welche Herausforderungen sich die Personalabteilungen zukünftig werden einstellen müssen: Neben dem Umsatzversprechen für die Auswertung von firmeninternen Datenarchiven stellen die Iron-Mountain-Forscher nämliche ebenfalls erhebliches Konfliktpotential zwischen den verschiedenen Abteilungen fest, die regelmäßig mit solchen Datensätzen arbeiten.
Gegensätzliche Meinungen zum Umgang mit Firmendaten
Beim Thema "Data Mining" – das heißt bei der Frage nach der Analyse und Auswertung großer Datenmengen – unterscheidet die Iron-Mountain-Studie zwischen zwei unterschiedlichen Interessengruppen: Erstens die eingangs genannten IT-Manager und Fachabteilungskräfte sowie zweitens die Gruppe derjenigen Mitarbeiter, die in den Rechts- und Compliance-Abteilungen für den Datenschutz verantwortlich sind.
Dabei zeigt sich, dass bei den Datenschützern ein völlig anderes Verständnis im Umgang mit Firmendaten vorherrscht: Dort wo 70 Prozent der Mitarbeiter aus den IT-Abteilungen erhebliches Umsatzpotenzial vermuten und daher einen freien Zugang zu Datenarchiven fordern, stellen drei Viertel der Manager in den Rechts- und Compliance-Abteilungen Sicherheit und Risikominderung über den einfachen und schnellen Zugang zu Daten.
Was das Potenzial von Datenarchiven angeht, ist man hier ohnehin bei weitem nicht so optimistisch - nur 38 Prozent der Rechts-und Compliance-Mitarbeiter sehen Archive als förderlich für den Umsatz.
Datenmanagement: Streit um Kompetenzen
Dass sich die unterschiedlichen Einstellungen im Umgang mit Datenarchiven schnell zum Problem für das innerbetriebliche Arbeitsklima entwickeln können, darauf deuten die weiteren Ergebnisse der Studie hin. So sahen sich etwa die Befragten aus den Abteilungen Recht und Compliance vielfach in der Verantwortung für verschiedene Schlüsselaspekte der Datenarchivierung – etwa bei der Gewährleistung der Sicherheit von Datenarchiven (39 Prozent), der Bedarfsermittlung (37 Prozent) oder der Begründung technischer Investitionen (31 Prozent).
Demgegenüber stellt die Iron-Mountain-Studie jedoch fest, dass die Mitarbeiter aus IT und Fachabteilungen den Kollegen der Rechts- und Compliance-Abteilungen in eben diesen Punkten oftmals die Kompetenz absprechen und sie, so die Forscher, für ungeeignet halten, irgendeine dieser Entscheidungen zu treffen.
Die Einstellung bestimmt den Work-Flow
Probleme könnten zudem dadurch entstehen, dass sich die verschiedenen Einstellungen gegenüber dem Datenmanagement in einem je spezifischen Workflow niederschlagen. Dies führt in vielen Unternehmen wiederum zu ineffizienten Arbeitsabläufen, bei denen die Mitarbeiter aneinander vorbeiarbeiten, weil sich die jeweiligen Routinen nicht decken oder sich mancherorts sogar widersprechen.
In diesem Zusammenhang stellt die Iron-Mountain-Studie fest, dass die Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen vielfach unzufrieden mit der Arbeit der jeweils anderen sind, dass sie die Schwerpunkte bei der Archivierung von Daten unterschiedlich setzen und zuweilen sogar völlig verschiedene Archivierungsmethoden verwenden.
Datenbeauftragte als Bewahrer der Unternehmenskultur
Um Spannungen zu vermeiden, die Effizienz der Arbeitsprozesse sicherzustellen und letztlich auch nach außen hin eine gute Figur abzugeben, empfehlen die Studienautoren frühzeitig zu handeln: Ein erster Schritt sollte dabei das Einsetzen eines Datenbeauftragten sein, der als "Chief Data Officer" die zentrale Koordination des Datenmanagements übernimmt, vorhandenes Potential abschätzt sowie in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten eine langfristige Geschäfts- und Datenstrategien festlegt.
Zudem sollte ein Fachgremium eingerichtet werden, in dem Vertreter aus der IT, den Fachabteilungen sowie den Rechts- und Compliance-Abteilungen vertreten sind. Hier können Anliegen etwa zum Datenschutz oder -zugang sowie die Anforderungen von zukünftigen Geschäftsmodellen abgesprochen werden.
Gold schürfen mit Data Mining
"Die Studie hat hervorgebracht, dass mehr als ein Drittel der befragten Unternehmen im letzten Jahr eine Million Dollar und teilweise sogar weitaus mehr an zusätzlichen Erlösen durch die Monetarisierung ihrer Archive erzielt haben", resümiert Hans-Günter Börgmann, der Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. Angesichts dieser signifikanten Auswirkungen werde es für CTOs (Chief Technical Officers), CIOs (Chief Information Officers) und die gesamte Geschäftsführungsebene Zeit, die Wogen zwischen Rechts- und Compliance-Abteilungen sowie den IT- und Fachabteilungen zu glätten, um sich auf das Kerngeschäft, nämlich die Auswertung von Datenarchiven, zu konzentrieren.
Mehr zum Thema HR und Digitalisierung:
Produktivitätskiller Smartphone
Industrie 4.0 - Personalmanagement im Digitalisierungszeitalter