Verweigert der Betriebsrat seine Zustimmung, hat er dies binnen einer Ausschlussfrist von einer Woche nach ordnungsgemäßer Unterrichtung durch den Arbeitgeber diesem unter Angabe konkreter Gründe schriftlich mitzuteilen, § 99 Abs. 3 Satz 1 BetrVG. Die Frist beginnt mit dem Tag des Zugangs der vollständigen Informationen des Arbeitgebers. Dieser Tag selbst ist gemäß § 187 Abs. 1 BGB, § 188 Abs. 2 BGB nicht mitzurechnen. Die Mitteilung wird i. d. R. vom Vorsitzenden des Betriebsrats bzw. des zuständigen Ausschusses unterschrieben sein, § 126 BGB.
Diese Erklärung ist aber nicht nur dann schriftlich, wenn sie vom Betriebsratsvorsitzenden gemäß § 126 BGB eigenhändig mit Namensunterschrift versehen wurde. Nach der Rechtsprechung des BAG[1] ist das in § 126 BGB vorgesehene Formerfordernis trotz des offenen Wortlauts der Vorschrift auf Rechtsgeschäfte beschränkt. Auf rechtsgeschäftsähnliche Erklärungen ist die Bestimmung nicht unmittelbar anzuwenden. Die Zustimmungsverweigerung nach § 99 Abs. 3 Satz 1 BetrVG ist keine Willenserklärung, sondern rechtsgeschäftsähnliche Handlung. Sie ist nicht auf die Vornahme eines Rechtsgeschäfts, sondern auf einen bloß tatsächlichen Erfolg gerichtet. Der Arbeitgeber soll dazu gebracht werden, von der Maßnahme, so wie geplant, Abstand zu nehmen. Ein vertragliches Rechtsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat wird weder begründet noch inhaltlich verändert oder beendet. Schriftlich ist die Erklärung also auch dann, wenn sie der Textform des § 126b BGB genügt. Die nach § 126b BGB vorgeschriebene Textform verlangt, dass die Erklärung in einer Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht wird. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Identitäts- und Vollständigkeitsfunktionen einer schriftlichen Erklärung neben der ohnehin gegebenen Dokumentationsfunktion gewahrt sind. Der Informations- und Klarstellungszweck, dass der Arbeitgeber auf sichere Weise Kenntnis von den Gründen erhält, die den Betriebsrat zur Verweigerung seiner Zustimmung bewogen haben, und er sich auf dieser Grundlage Klarheit über die Erfolgsaussicht des Ersetzungsverfahrens nach § 99 Abs. 4 BetrVG verschaffen kann, ist erfüllt, wenn die Vollständigkeit der Stellungnahmen für den Arbeitgeber keinem Zweifel unterliegen. Das Stadium des Entwurfs muss von dem der rechtlichen Bindung abzugrenzen sein. Person und Identität des Erklärenden stehen schon dann fest, wenn dessen Name angegeben wird. Vollständigkeit und inhaltlicher Abschluss der Erklärung lassen sich durch die Anbringung einer Grußformel, die maschinenschriftliche Namenswiedergabe oder ähnliches, unmissverständlich kenntlich machen. Dem Erfordernis der Schriftlichkeit genügt daher auch ein Telefax.
Auch durch eine E-Mail kann die Textform des § 126b BGB eingehalten werden.[2] Sie ist zwar keine "Urkunde". Die in ihr enthaltene Erklärung ist aber auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben worden. Der Inhalt einer elektronischen Datei mit Schriftzeichen kann vom Empfänger entweder gespeichert und damit bei Bedarf jederzeit aufgerufen oder zumindest ausgedruckt und auf diese Weise dauerhaft wiedergegeben werden. Die E-Mail muss den Namen des für den Betriebsrat handelnden Mitglieds enthalten. Der Abschluss der Erklärung muss eindeutig beispielsweise durch eine Grußformel und die Wiederholung des Namens samt Vertretungsfunktion kenntlich gemacht sein.
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