Während früher im Bewerbungsprozess zur Kommunikation der Postweg herangezogen wurde, wird heute nicht nur aufgrund der Schnelligkeit vorwiegend auf die Kommunikation per E-Mail gesetzt. Aus formaler Sicht sollte hierbei berücksichtigt werden, dass stets die Signatur des Unternehmens sowie ein entsprechender Betreff in der E-Mail enthalten ist, sodass Bewerber die Nachricht schnell zuordnen können.
Es bietet sich an, in der jeweiligen genutzten Software E-Mail-Vorlagen zu erstellen, welche kurzerhand personalisiert abgeändert werden können. Hierdurch wird wertvolle Arbeitszeit gespart und die Schnelligkeit im Prozess vorangetrieben. In manchen Fällen (z. B. kurzfristige Termineinladung oder Absagen) sollte die Kommunikation vorab per Telefon erfolgen und anschließend eine Bestätigung per E-Mail versendet werden.
Formulierungshilfe
Als generelle Hilfe zur Formulierung von E-Mails können folgende Punkte herangezogen werden:
- Bedanken Sie sich für das Interesse des Empfängers bzw. den Erhalt der vorausgegangenen Nachricht.
- Verfassen Sie die Nachricht so kurz wie möglich und so lang wie nötig – es soll nicht "kurz angebunden" wirken.
- Achten sie darauf, besonders höfliche und freundliche Formulierungen zu finden.
- Vermeiden Sie komplizierte Formulierungen.
- Würden Sie als Empfänger dieser Nachricht die Botschaft verstehen?
- Wie würden Sie die Nachricht auffassen?
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