Dienstwagen, Verbot der Privatnutzung

Kurzbeschreibung

Soll die Versteuerung des geldwerten Vorteils ausgeschlossen werden, muss ein Nutzungsverbot für private Fahrten vereinbart werden. Ein solches findet sich in dieser Musterformulierung für Arbeitsverträge. Auch eine einvernehmliche Änderung bei einer bisherigen Privatnutzung wird im Muster berücksichtigt.

Das regelt der Vertrag (Vertragszweck)

Ausgangssituation

Wenn Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern einen Dienstwagen zur Verfügung stellen, ist für die private Nutzung des Fahrzeuges durch den Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil als steuer- und gegebenenfalls sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn nach der 1-%- Bruttolistenpreisregelung oder nach der Fahrtenbuchmethode zu erfassen. Soll die Versteuerung des geldwerten Vorteils vermieden werden, muss die private Nutzung des Fahrzeugs mittels Vereinbarung eines privaten Nutzungsverbots ausgeschlossen werden.

Rechtlicher Hintergrund

Wird einem Arbeitnehmer ein Dienstwagen überlassen und die private Nutzung im Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich ausgeschlossen, gehen die Finanzverwaltung und auch die Finanzgerichte von einem sogenannten Anscheinsbeweis aus. Es wird vermutet, dass Dienstfahrzeuge, die zu privaten Zwecken zur Verfügung stehen, auch tatsächlich privat genutzt werden. Bereits die Möglichkeit der privaten Nutzung reicht aus, um den geldwerten Vorteil anzusetzen. Der Arbeitnehmer kann den Anscheinsbeweis nur dadurch entkräften, dass ein Sachverhalt dargelegt und gegebenenfalls nachgewiesen wird, aus dem sich glaubhaft ergibt, dass keine private Nutzung stattgefunden hat.

Auch der Bundesfinanzhof vertritt die Auffassung, dass ein Anscheinsbeweis der privaten Nutzung eines Dienstwagens vorliegt, wenn die private Nutzung nicht ausdrücklich ausgeschlossen wurde. Allerdings wird die Einschränkung gemacht, dass ein Verbot des Arbeitgebers das Fahrzeug privat zu nutzen, den Anscheinsbeweis erschüttern kann, wenn es nicht nur zum Schein ausgesprochen wurde.^[1] Dies hat zur Folge, dass das Verbot der Privatnutzung und der Umfang zwingend schriftlich dokumentiert werden sollten. Verhängt der Arbeitgeber gegenüber seinem Arbeitnehmer bei einem Verstoß gegen das Verbot der Privatnutzung arbeitsrechtliche Sanktionen, sollten diese zu den Lohnunterlagen genommen werden.

Die Versteuerung des geldwerten Vorteils nach der 1-%-Regelung (oder Fahrtenbuchmethode) setzt voraus, dass der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer den Dienstwagen tatsächlich zur privaten Nutzung überlassen hatte. Wenn die Privatnutzung ausgeschlossen wurde, findet die 1-%-Regelung (oder Fahrtenbuchmethode) keine Anwendung.^[2]

Der geldwerte Vorteil kann daher nur angesetzt werden, wenn der Arbeitgeber auch gestattet, den Dienstwagen privat zu nutzen.

Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit

Wird der Dienstwagen für dienstliche Fahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen, stellt dies noch keine Überlassung zur privaten Nutzung mit der Folge der Anwendung der 1-%- Regelung dar.^[3]

Es besteht daher die Möglichkeit, das private Nutzungsverbot insoweit auszusetzen und das Fahrzeug für Fahrten von der Wohnung des Arbeitnehmers zur ersten Tätigkeitsstätte zur Verfügung zu stellen. Bei bis zu 15 Arbeitstagen im Monat bzw. 180 Tagen im Jahr ist dann ein geldwerter Vorteil i. H. v. 0,03 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer und Monat anzusetzen.

Zum Nachweis der Fahrstrecke müssen die Kilometerstände festgehalten werden.

Nur gelegentliche private Nutzung

Werden die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte weniger als 15 Arbeitstage im Monat bzw. 180 Tage im Jahr zurückgelegt, sind nur die tatsächlichen Fahrten pro Tag und Entfernungskilometer mit 0,002 % des Bruttolistenpreises anzusetzen. Zum Nachweis der Fahrstrecke müssen die Kilometerstände festgehalten werden.

Verbotswidrige private Nutzung

Nutzt der Arbeitnehmer den Dienstwagen unbefugt privat, liegt kein geldwerter Vorteil vor. Der Arbeitnehmer erlangt zwar einen Vorteil. Diesen erlangt er jedoch gegen den Willen des Arbeitgebers und nicht im Rahmen seiner Beschäftigung. Es handelt sich nicht um Arbeitslohn. Dann ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern. Allerdings sind arbeitsrechtliche Sanktionen zu erwarten.

Arbeitsvertraglich vereinbartes Nutzungsverbot

Soll die Versteuerung des geldwerten Vorteils ausgeschlossen werden, muss ein Nutzungsverbot vereinbart werden. Dieses sollte vorzugsweise im Arbeitsvertrag geregelt werden. War die Privatnutzung des PKW bisher erlaubt, ist diese wie ein Entgeltbestandteil zu behandeln. Die Privatnutzung kann dann nur über eine Änderungskündigung oder eine einvernehmliche Änderungsvereinbarung beseitigt werden.

Wichtig

Sicherer ist die Vereinbarung eines privaten Nutzungsverbots im Arbeitsvertrag. Findet sich eine solche Regelung lediglich in einer Dienstwagenrichtlinie, gilt diese grundsätzlich für alle Arbeitnehmer. Es kann in diesem Fall nicht mehr danach unterschieden werden, ob einzelne Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat nutzen können. Zudem wäre die Änderung der Dienstwagenrichtlinie gegen den Wille...