Praxis-Beispiele: Auslagenersatz / 2 Garagenmiete

Sachverhalt

Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen mit Verbrennungsmotor mit einem Listenpreis von 30.000 EUR zur Verfügung. Dieser wird auch für private Zwecke und für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Entfernung 10 km) genutzt. Der Wagen wird nach der 1-%-Regelung bzw. nach der 0,03-%-Regelung versteuert. Alle für den Dienstwagen entstehenden Kosten werden vom Arbeitgeber übernommen.

Der Arbeitnehmer bittet um Erstattung der von ihm verauslagten Kosten für den letzten Monat.

Neben Benzinkosten i. H. v. 500 EUR sind in seiner Abrechnung erstmalig auch 50 EUR für eine Garage enthalten, die er zum Schutz des Dienstwagens neu angemietet hat. Dem Mitarbeiter sollen die Kosten für die Garage erstattet werden.

Ist die Erstattung steuer- und sozialversicherungspflichtig? Welche Folgen ergeben sich für die Besteuerung des Dienstwagens?

Ergebnis

Die Benzinkosten können in voller Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Es handelt sich um steuerfreien Auslagenersatz.

Auch Zahlungen, die der Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer dafür leistet, dass diese den Dienstwagen in einer Garage unterstellen, behandelt die Rechtsprechung nicht als Arbeitslohn. Stellt der Arbeitnehmer das Fahrzeug in einer von ihm selbst angemieteten Garage unter, handelt es sich bei der vom Arbeitgeber erstatteten Garagenmiete um steuerfreien Auslagenersatz, was zugleich zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung führt.

Die vom Arbeitgeber wirtschaftlich getragenen Garagenkosten führen bei Anwendung der 1-%-Regelung nicht dazu, dass der Arbeitnehmer zusätzlich einen geldwerten Vorteil für die Überlassung der Garage versteuern muss.

Der monatliche steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil aus dem Dienstwagen ermittelt sich wie folgt:

Privatfahrten: 30.000 EUR × 1 %	300 EUR
Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte: 30.000 EUR × 0,03 % × 10 km	+ 90 EUR
Gesamt	390 EUR

Achtung

Gehört dem Arbeitnehmer die Garage selbst, führt die Erstattung von Garagenkosten zwar ebenfalls nicht zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn, aber zu Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung. Diese muss der Arbeitnehmer in der Einkommensteuererklärung angeben.

Wird der Dienstwagen nach der Fahrtenbuchmethode besteuert, gehört die Garagenmiete zu den Aufwendungen für den Wagen. Sie ist deshalb in die Ermittlung der Gesamtaufwendungen einzubeziehen und erhöht anteilig den zu versteuernden Vorteil für Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Einzeln abgerechneter Auslagenersatz muss immer zusätzlich gezahlt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist daher ausgeschlossen.

Grundstückskosten, die anteilig auf die Garage des Arbeitnehmers entfallen, dürfen nicht als Nutzungsentgelt berücksichtigt werden, da die Unterbringung in einer Garage zur Inbetriebnahme des Fahrzeugs und Aufrechterhaltung der Betriebsfähigkeit nicht notwendig ist.

Praxis-Tipp

Eine Minderung des geldwerten Vorteils ist nach Verwaltungsauffassung zulässig, wenn der Arbeitnehmer einzelne Kosten wie Benzinkosten und/oder Garagenmiete selbst trägt.