Personalakten richtig führen / 7.4 Betriebsrat

§ 83 Abs. 1 BetrVG enthält bezüglich der Personalakten eine das allgemeine Persönlichkeitsrecht des einzelnen Arbeitnehmers berücksichtigende und schützende Sonderregelung, die hinsichtlich der Personalakten grundsätzlich einem eigenständigen und jederzeitigen Vorlageanspruch des Betriebsrats gemäß § 80 Abs. 2 Satz 2 BetrVG entgegensteht. Der Arbeitgeber hat es zu unterlassen, außerhalb mitbestimmungspflichtiger Vorgänge dem Betriebsrat die vollständige Personalakte eines Arbeitnehmers ohne dessen Genehmigung zur Verfügung zu stellen. Es ist in der Rechtsprechung anerkannt, dass der Arbeitgeber die Möglichkeit des Zugriffs dritter Personen auf Personalakten in äußerstem Maße restriktiv zu handhaben hat. Zum Teil wird die Auffassung vertreten, dass die Personalakte dem Betriebsrat überhaupt nicht zugänglich gemacht werden darf. Dafür spricht die Regelung in § 83 Abs. 1 BetrVG.^[1]

D. h.: Nur zusammen mit dem Mitarbeiter selbst kann ein einzelnes Betriebsratsmitglied die Personalakten eines Mitarbeiters einsehen.

Hinweis

Einsicht in digitale Personalakte

Der Betriebsrat darf nur mit dem Einverständnis der Arbeitnehmer die digitale Personalakte einsehen. Eine generelle Zugriffsberechtigung, die in einer Betriebsvereinbarung enthalten ist, ist unzulässig.^[2] Da die Personalakte sensible Daten des Arbeitnehmers enthält, müssen Unternehmen bei der Einführung der digitalen Personalakte regeln, wer zu deren Einsicht befugt ist. Der Betriebsrat hat kein gesetzliches Recht darauf, diese einzusehen. Der Arbeitgeber muss ihm jedoch die Möglichkeit geben, seine Mitbestimmungsrechte aus § 87 Abs. 1 oder § 94 Abs. 1 BetrVG wahrzunehmen.

Der Arbeitgeber ist nach § 99 Abs. 1 BetrVG nicht verpflichtet, dem Betriebsrat Auskunft über den Inhalt des Arbeitsvertrags des einzustellenden Arbeitnehmers zu geben, soweit es sich nicht um Vereinbarungen über Art und Dauer der vorgesehenen Beschäftigung und die beabsichtigte Eingruppierung handelt. Der Arbeitsvertrag gehört nicht zu den vorzulegenden Bewerbungsunterlagen.^[3]

Durch eine Entscheidung des BAG zu § 80 Abs. 2 BetrVG (sog. allgemeine Aufgaben des Betriebsrates) hat sich eine teilweise Änderung der Rechtslage ergeben:

Praxis-Beispiel

Zurverfügungstellen von Arbeitsverträgen an den Betriebsrat

Der Arbeitgeber betreibt das Anzeigen- und Marketinggeschäft für eine Verlagsgruppe und beschäftigt ca. 150 Arbeitnehmer. Sie verwendet bei der Einstellung von Arbeitnehmern Formulararbeitsverträge, deren Inhalt mit dem Betriebsrat abgestimmt ist.

Der Betriebsrat machte einen Anspruch auf Zurverfügungstellung der Arbeitsverträge der seit dem 1.7.1995 neu eingestellten – namentlich bezeichneten – Arbeitnehmer durch die Firma geltend und hält diese auch für verpflichtet, ihm im Fall künftiger Einstellungen jeweils den Arbeitsvertrag vorzulegen, damit er seiner Pflicht zur Überwachung der Einhaltung des Nachweisgesetzes nachkommen könne. Der Betriebsrat stützt seinen Anspruch auf § 80 BetrVG i. V. m. § 2 NachwG und trägt vor, obwohl die Firma Formulararbeitsverträge verwende, in denen alle nach § 2 schriftlich niederzulegenden Angaben vorgesehen seien, habe er darüber zu wachen, dass die entsprechenden Rubriken ausgefüllt werden; zur Wahrnehmung dieser Aufgabe benötige er die Arbeitsverträge. Zumindest seien ihm Arbeitsverträge zu überlassen, bei denen die nach § 2 Abs. 1 Nrn. 1 bis 10 NachwG nicht erforderlichen Angaben geschwärzt seien. Die Firma hat den entsprechenden Antrag des Betriebsrats vom 12.2.1997 abgelehnt. Sie meint, sie sei nicht zur Vorlage der Arbeitsverträge verpflichtet, da auch andere Möglichkeiten bestünden, dem Betriebsrat die Einhaltung des Nachweisgesetzes zu belegen. Wie sich aus § 83 BetrVG ergebe, wonach nur der betreffende Arbeitnehmer selbst einen Anspruch auf Einsicht in die Personalakte hat und lediglich auf seinen Wunsch ein Betriebsratsmitglied beigezogen werden kann, verstoße die Zurverfügungstellung der Arbeitsverträge als Teil der Personalakte gegen das Persönlichkeits- und Selbstbestimmungsrecht der Arbeitnehmer. Im Übrigen sei das Verlangen des Betriebsrats rechtsmissbräuchlich und verstoße gegen das Übermaßverbot.

Der Antrag des Betriebsrats wurde in allen drei Instanzen abgewiesen.

Verwendet der Arbeitgeber mit dem Betriebsrat abgestimmte Formulararbeitsverträge, hat dieser nur dann einen Anspruch auf Vorlage der ausgefüllten Arbeitsverträge, um die Einhaltung des Nachweisgesetzes zu überwachen, wenn er konkrete Anhaltspunkte für die Erforderlichkeit weiterer Informationen darlegt.^[4]

Der Betriebsrat hat nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG darüber zu wachen, dass die zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze durchgeführt werden. Diese allgemeine Aufgabe des Betriebsrats ist nicht vom Vorliegen bestimmter konkreter Mitwirkungs- bzw. Mitbestimmungsrechte abhängig. Vielmehr hat der Betriebsrat die Einhaltung und Durchführung sämtlicher Vorschriften zugunsten der Arbeitnehmer zu überwachen; dieses Merkmal ist weit auszulegen.

Zu den dem Überwachungsrecht des Betriebsrates...