Personalakten richtig führen / 5 Die elektronische Personalakte

Die Umstellung auf elektronische Personalakten ist im Rahmen des § 26 BDSG zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen.

Ob bei Einführung und Anwendung elektronischer Personalakten das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachtet werden muss, ist höchstrichterlich bisher nicht entschieden. Im Schrifttum ist die Frage umstritten.^[1] Vermutlich ist sie nicht generell zu bejahen oder zu verneinen. Vielmehr dürfte es entscheidend auf die Programmierung der elektronischen Personalakte im Einzelfall sowie möglichen Schnittstellen zu anderen EDV-Programmen oder Daten ankommen.^[2]

Bei der Archivierung der Unterlagen über seine Beschäftigten muss der Arbeitgeber bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten, die sich aus §§ 257 HGB, 147 AO, 28f SGB IV und 39b EStG ergeben.

Werden Dokumente eingescannt und die Originale vernichtet, kann es im Prozess zu Beweisschwierigkeiten kommen, da mit eingescannten Dokumenten, egal ob mit oder ohne elektronische Signatur, kein Urkundsbeweis geführt werden kann.^[3] Also sollten Erklärungen und Verträge, die zu ihrer Rechtswirksamkeit gesetzlicher oder gewillkürter Schriftform bedürfen, auch bei der Umstellung auf eine elektronische Personalakte weiterhin im Original aufbewahrt werden.

[1] Dafür D/K/K/W-Buschmann, BetrVG, 13. Aufl. 2012, § 83, Rz. 11 und D/K/K/W-Klebe, BetrVG, 143. Aufl. 2012, § 87, Rz. 201; dagegen Diller/Schuster, DB 2008, S. 928 (929).

[2] Olbertz, ArbRB (= Arbeitsrechts-Berater) 2009, S. 86.

[3] Diller/Schuster, DB 2008, S. 928 (932).

5.1 Vorteile

Die elektronische Personalakte hat folgende Vorteile^[1]:

• sehr schneller Zugriff an jedem Ort und durch mehrere Personen gleichzeitig;
• Datenzugriff organisatorisch ohne Aufwand, da Akte per Knopfdruck aufrufbar;
• Wegfall ständigen Ein- und Auslagerns der Akte, dadurch Minimierung von Verwaltungskosten;
• inhaltlich einheitliche Aktenführung;
• optimierter Datenschutz;
• Einsparung von Büroraum.

[1] Wilken, AuA (= Arbeit und Arbeitsrecht) 2000, S. 66 ff. S. auch Grenzer, personalmagazin 3/10, S. 52 f., der zutreffend hervorhebt, dass es bei einer Papierakte zunehmend schwieriger als bei einer digitalen Personalakte wird, alle einschlägigen Rechtsvorschriften einzuhalten. Die meisten Betriebe verwalten jedoch Mitarbeiterdaten nach wie vor auf Papier.

5.2 Register für die elektronische Personalakte

1. Bewerbungsunterlagen

Lichtbild, Bewerbungsunterlagen, Bewerbungsbogen, Einladung, Vorstellungsgespräch, Fahrgelderstattung Vorstellungsgespräch;

2. Arbeitsvertrag

Arbeitsvertrag, Zusatzvertrag, Ende Probezeit, Darlehen, Rückzahlungsverpflichtung, Handlungsvollmacht/Prokura,

Versetzung, Kündigung, Aufhebungsvereinbarung, Arbeitsgerichtsunterlagen;

3. Entgelt

Lohn- und Gehaltsveränderung, Tantieme/Prämie laut Einzelvertrag

Sonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen,

Pfändungen/Abtretungen, Mietverträge bei Wohnungsgestellung

Auszahlungsbeleg Kasse, Bescheid Kindergeld;

4. Aus- und Weiterbildung

Ausbildungsvertrag, Berufsschule, Kammer, Gehilfenbrief/Gesellenbrief

Fortbildung/Förderkreise, Seminarbescheinigungen;

5. Beurteilungen

Beurteilungen, Zwischenzeugnisse, Endzeugnisse;

6. Sozialversicherungsunterlagen

Unfallmeldungen, AU-Meldungen, Arbeitsversuche, SV-Ausweis, Unterlagen Kur, DEÜV-Meldungen;

7. Betriebliche Altersversorgung/Versicherungen

Versorgungszusage, Rückdeckungsversicherung, Direktversicherung (Arbeitgeber zahlt Beiträge), Direktversicherung (Gehaltsumwandlung);

8. Bescheinigungen

Finanzamt, Krankenkasse, Behörden, Gericht usw., Deutsche Rentenversicherung;

9. Aushändigungen/Belehrungen/Arbeitsmittel

Handy, Schlüssel, Bahncard, Miles & More, Firmenausweis, Parkplatz, Datenschutz, Betriebsordnung, Sicherheitsbelehrung, sonstige Belehrungen, Aushändigung Sonstiges, Nebentätigkeit;

10. Firmen-Pkw

Pkw-Bestellung, Pkw-Nutzungsvertrag, Rechnung, Versteuerung, Pkw-Versicherung;

11. Persönliche Ereignisse

Elternzeit/Mutterschutz, Jubiläen, Kind, Hochzeit, Atteste, Schwerbehinderung, Wehrübung, Wehrdienst, Zivildienst, Gesundheitszeugnis, Umzug, Allgemeine Korrespondenz mit Mitarbeitern/Fehlzeiten, Arbeitserlaubnis, Führungszeugnis, Studienbescheinigung;

12. Abmahnungen