Die Unternehmen haben bis zum 16.2. nach Ablauf eines Kalenderjahres (Geschäftsjahres) das Entgelt ihrer Versicherten an den Unfallversicherungsträger zu melden. Hierfür muss der Unternehmer einen digitalen Zugang über sein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen. Sollte ein Unternehmer kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen können, ist eine Ausfüllhilfe zu verwenden, z. B. SV-Meldeportal.
Ab dem Meldejahr 2023 ist auch im Unfallversicherungs-Meldeverfahren (Lohnnachweis Digital), d. h. bei der Abfrage von Unternehmens-Stammdaten und der Übersendung der Lohnnachweise sowie bei eventuell erforderlichen Korrekturen oder Stornierungen, die neue Unternehmensnummer zu verwenden. Diese ersetzt die bisherige Mitglieds- bzw. Kundennummer. Alle anderen Zugangsdaten bleiben unverändert.
Die neue Unternehmensnummer löst die verschiedenartigen Systeme der Mitgliedsnummern bei den Berufsgenossenschaften, der Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau und den Unfallversicherungsträgern der öffentlichen Hand ab.
Mit der Vereinheitlichung werden die Grundlagen für einen einheitlichen Standard im Datenaustausch mit der Unfallversicherung geschaffen. Die einheitliche Infrastruktur ist wesentlich für eine digitale Verwaltung.[1]
Die Löhne und Gehälter der Beschäftigten sind je nach Art ihrer Tätigkeit bzw. je nach Zuordnung zu einzelnen Unternehmensteilen unter den verschiedenen Gefahrklassen nachzuweisen. Auch die Arbeitseinkommen gesetzlich versicherter Unternehmer und die Versicherungssumme pflichtversicherter oder freiwillig versicherter Unternehmer und Ehegatten sind den maßgeblichen Gefahrklassen zuzuordnen. Außerdem muss der Unternehmer die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden angeben. Dabei kann für jeden vollbeschäftigten Versicherten grundsätzlich ein Durchschnittssatz von 1.570 Arbeitsstunden für 2018 jährlich zugrunde gelegt werden, der sog. Vollarbeiter-Richtwert. Bei nicht ganzjähriger oder nicht ganztägiger Tätigkeit ist ein entsprechender Anteil anzusetzen. Soweit der Unternehmer die Angaben nicht, nicht rechtzeitig, falsch oder unvollständig macht, kann der Unfallversicherungsträger sie schätzen.[2] Diese Schätzung fällt meist höher aus als das tatsächlich zu meldende Entgelt, d. h. bei verspäteter Meldung wird zunächst ein höherer Beitrag fällig. Außerdem kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 2.500 EUR verhängt werden.[3] Durch den Entgeltnachweis wird die Verbindung der beiden Beitragsbemessungsfaktoren Gefahrklasse und Entgelt der Versicherten hergestellt.
Ausnahme: Landwirtschaftliche Sozialversicherung
Da allerdings die Unfallversicherung der Landwirte (Landwirtschaftliche Sozialversicherung) wegen ihrer gegenüber den gewerblichen Berufsgenossenschaften abweichenden Beitragsberechnung von diesen Meldevorschriften ausgenommen ist, sind für die Beschäftigten im landwirtschaftlichen Unternehmen lediglich die Felder "Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers" und "Gefahrtarifstelle" zu füllen.
Angaben zu Wertguthaben bei flexibler Arbeitszeitgestaltung
Arbeitszeit kann flexibel gestaltet werden, indem der Arbeitnehmer ein Wertguthaben bildet. Wertguthaben werden in der gesetzlichen Unfallversicherung wie folgt gemeldet: Arbeitsentgelte in der Unfallversicherung sind bereits in dem Zeitpunkt zu melden, in dem sie erarbeitet wurden. Daher muss Arbeitsentgelt, das zunächst nicht ausgezahlt, sondern stattdessen in ein Wertguthaben eingebracht wird, bereits in diesem Zeitpunkt im Lohnnachweis gemeldet werden. Wenn das Wertguthaben später ausgezahlt wird, muss dieses Arbeitsentgelt dann nicht mehr an die Unfallversicherung gemeldet werden, denn der Beitrag dafür wurde bereits erhoben.
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