Geschenkemanager / 4. So läuft ein Geschenkefall ab

Dieser Workflow ist für einen Geschenkefall zu durchlaufen:

Abb. 10: Workflow

4.1 Einstiegs-Check

Alle wichtigen Informationen werden beim Schenker Schritt für Schritt abgefragt. Nach der ersten Auswahl – Wird das Geschenk an Mitarbeiter oder Geschäftspartner gewährt? – erscheint eine erste Information, die den (fachfremden) Schenker sensibilisieren soll, z. B. bis zu welchem Wert ein Geschenk steuerfrei oder als Betriebsausgabe abzugsfähig ist. Dieser Hinweis ist entsprechend Ihrer Unternehmenseinstellungen angepasst.

Liegen interne Compliance-Informationen vor, muss der Schenker bestätigen, dass bei der Schenkung die aktuelle Geschenke-Richtlinie eingehalten wird.

Abb. 11: Einstiegs-Check

4.2 Empfänger

Sie können einen einzelnen Empfänger oder mehrere Empfänger eintragen. Wenn mehrere Empfänger das gleiche Geschenk erhalten sollen, können Sie diese in einer Tabelle untereinander eintragen.

Wenn sehr viele Empfänger das gleiche Geschenk erhalten, können Sie deren Daten über eine Excel-Vorlage (jeweils unterschiedlich für Mitarbeiter oder Geschäftspartner) importieren. So gehen Sie vor:

1. Laden Sie die Datei über den Button "Download Excel-Vorlage" herunter und öffnen Sie sie (s Abb. 11a).

   Abb. 11a: Möglichkeiten für die Erfassung mehrerer Mitarbeiter

2. Kopieren Sie die Daten (mindestens Nachname und Vorname sowie bei Geschäftspartnern den Firmennamen) in die entsprechenden Spalten. Anschließend speichern Sie die Datei.
3. Importieren Sie die Daten über den Button "Import Empfängerliste aus Vorlage". Dabei können Sie vorhandene Empfänger ergänzen oder diese komplett überschreiben.

Anschließend werden alle Empfänger in der Tabelle angezeigt. Bei fehlenden Angaben (Nachname, Vorname, ggf. Firmenname) oder fehlerhaften Inhalten (falsche E-Mail-Adresse) wird die fehlerhafte Zeile hervorgehoben (s. Abb. 11b).

Abb. 11b: Fehlermeldungen nach Import

Vor einer Weiterverarbeitung sind die Angaben zu korrigieren.

Vor- und Nachname sind Pflichtfelder, bei Geschäftspartnern zudem die Angabe des Unternehmens. Bei Mitarbeitern kann optional die Personal-ID eingetragen werden. Die Eingabe der E-Mail-Adresse ist in beiden Fällen optional.

Bei Geschenken an Geschäftspartner wird der Schenker darauf hingewiesen, dass der Empfänger über eine Übernahme der Pauschalsteuer zu informieren ist. Eine Beispielformulierung wird bereitgestellt.

Abb. 12: Empfänger

4.3 Geschenk

Es werden alle relevanten Informationen zum Geschenk direkt beim Schenker abgefragt:

• Gibt es einen besonderen persönlichen Anlass oder wird ein Geschenk ohne besonderen persönlichen Anlass gewährt? Diese Festlegung wirkt sich auf die lohnsteuerlichen Freigrenzen aus.
• Um welchen konkreten Anlass handelt es sich?
• Was wird geschenkt?
• Wann wird das Geschenk übergeben?
• Wie hoch ist der voraussichtliche Wert pro Geschenk?

Mithilfe dieser Angaben ist eine vollständige Dokumentation gewährleistet.

Abb. 13: Infos zum Geschenk

Sollte eine Rechnung bereits vorliegen, kann diese in diesem Schritt hochgeladen werden.

4.4 Genehmigung

Compliance- oder Geschenke-Richtlinien im Unternehmen können eine Genehmigung durch einen Dritten notwendig machen. Sofern der Schenker die Berechtigung dazu hat, kann er das Geschenk auch selbst genehmigen. Die Informationen zum Geschenkewert, etwa bis zu welcher Grenze Geschenke steuerfrei bleiben können und der Betriebsausgabenabzug gewahrt bleibt, erscheinen an dieser Stelle erneut.

Abb. 14: Selbst genehmigen vs. Genehmigung einholen

4.5 Bearbeitung Fibu

Sind alle erforderlichen Daten ausgefüllt und das Geschenk genehmigt, wird die Finanzbuchhaltung per E-Mail (ggf. über ein zentral eingebundenes E-Mail-Postfach) automatisch über den neuen Geschenkefall informiert. Hier werden weitere Informationen abgefragt:

• interne Belegnummer der Rechnung aus der eigenen Fibu-Software;
• Rechnungsnummer des Lieferanten (ggf. schon vorausgefüllt vom Schenker);
• Aufwand (inkl. Anschaffungsnebenkosten, brutto und netto) pro Geschenk (ggf. schon vorausgefüllt vom Schenker, dies kann entsprechend dem tatsächlichen Aufwand korrigiert werden);
• weiterhin kann eine Rechnung hochgeladen werden (ggf. schon hochgeladen vom Schenker).

Abb. 15: Bearbeitung durch die Fibu

Nachdem alle erforderlichen Informationen übernommen wurden (→ Button "Eingaben übernehmen"), werden Informationen zur korrekten Buchung bereitgestellt. Weiterhin werden entsprechende Informationen zur richtigen Kontierung der Sachzuwendung, der Vorsteuer und der Lohnsteuer gegeben. Dabei werden die Angaben in den Unternehmenseinstellungen bzgl. der Übernahme der Pauschalsteuer für Mitarbeiter und Geschäftspartner und der Vorsteuerabzugsberechtigung berücksichtigt.

Abb. 16: Informationen zur Buchung

4.6 Bearbeitung Entgeltabrechnung

Ist die Bearbeitung der Finanzbuchhaltung abgeschlossen, wird die Entgeltabrechnung per E-Mail (ggf. über ein zentral eingebundenes E-Mail-Postfach) automatisch über den neuen Geschenkefall informiert. Auch hier werden Informationen zur Versteuerung bereitgestellt (in Abhängigkeit der Unternehmenseinstellungen bzgl. der Übernahme der Pauschalsteuer für Mitarbeiter und Geschäftspartner). Weiterhin werden entsprechende Infor...