Erfahrungen aus agilen Unternehmen / 5 OTTO – Ein Gespräch mit Stefan Lange

OTTO GmbH & Co KG, E-Commerce Handel, Mitarbeiter: 4.350, Sitz: Hamburg

Gesprächspartner: Stefan Lange, Leiter Produktmanagement & Entwicklung Spezialshops

Britta Redmann: Wo und warum arbeiten Sie agil?

Stefan Lange: In unserer Abteilung betreiben und entwickeln wir acht Spezialshops. Mit diesen zusätzlichen Vertriebswegen für starke Sortimente will OTTO im Rahmen einer Mehrmarken-Strategie weiter wachsen. Wir sind für das Produktmanagement und die Entwicklung dieser Onlineshops zuständig. Diese Aufgabe setzen wir in unserer Abteilung nicht alleine um, sondern arbeiten sehr eng mit externen Agenturen zusammen, die die technische Entwicklung der Software übernehmen. Sowohl in unserer eigenen Produktentwicklung als auch in der Steuerung der externen Agenturen arbeiten wir agil. Warum wir agil arbeiten? Weil es für unser Geschäftsmodell sehr nützlich ist. Als E-Commerce-Anbieter müssen wir sehr reaktionsfähig und schnell sein. Wir müssen ständig Prioritäten setzen und komplexe Entwicklungsvorhaben in kleinen Schritten umsetzen. Wenn uns Fehler passieren oder wir falsche Entscheidungen treffen, müssen wir sichergehen können, dass wir dies frühzeitig bemerken, sofort darauf reagieren und daraus lernen können. Alle diese Einflussfaktoren haben dazu geführt, dass agiles Arbeiten für uns sinnvoll ist, und unsere Ergebnisse entscheidend verbessert.

Im Wesentlichen arbeiten wir mit drei externen Agenturen zusammen. Methodisch verwenden wir Scrum und Kanban. Wobei ich es für wichtig halte, zu erwähnen, dass die Methode allein kein agiles Arbeiten ausmacht. Unabhängig von der Methode ist die Einstellung und Haltung derjenigen entscheidend, mit denen ich etwas zusammen gestalte. In unserem Team stehen wir alle 100-prozentig hinter agilem Arbeiten. Und unsere Agenturen und Dienstleister lassen sich auf unsere agile Arbeitsweise ein.

Britta Redmann: Was bedeutet Agilität für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern?

Stefan Lange: Einige unserer Dienstleister sind mit agilem Arbeiten besser vertraut als andere. Letztendlich ist es für unser gemeinsames Tun kein Hindernis, wenn es keine oder wenig Vorerfahrungen mit Agilität gibt. Egal, welchen Hintergrund Agenturen haben, Feedback und Transparenz sind immer wichtige Faktoren in unserer Zusammenarbeit. Wir tauschen uns hierzu regelmäßig in Terminen aus und geben uns gegenseitig Rückmeldung über unsere Ergebnisse und auch über die Art und Weise unseres Arbeitsprozesses. Wir wollen aus dem Feedback unserer Dienstleister lernen, was wir für ein noch besseres Ergebnis und eine noch bessere Zusammenarbeit auch bei uns intern tun können. Das Ziel ist es, gemeinsam eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung zu gestalten und am gleichen Strang zu ziehen. Und gleichermaßen geben wir natürlich Rückmeldungen zu unseren Erfahrungen und aus unserer Perspektive. Für diese Austauschrunden machen wir eigene regelmäßige Retrospektiven mit unseren externen Partnern – ich spreche hier bewusst von Partnern und nicht von Auftragnehmern. Wir haben festgestellt, dass der Aspekt der ›Zusammenarbeit‹ dabei trainiert werden will. Meistens klappt das nicht alles auf Anhieb, sondern es geht darum, sich kennenzulernen, sich aufeinander einzustellen und auch voneinander zu lernen. Das braucht am Anfang schon etwas Zeit. Und sicher erreicht man dabei nie einen finalen Zustand: Veränderung auch im Prozess gehört zum agilen Geschäft.

Die vertraglichen Bedingungen müssen dabei zu unserem Ansatz passen. Mit einer agilen Arbeitsweise ist es aus unserer Sicht schwierig, z. B. Festpreise zu vereinbaren. Das würde mit unserem Verständnis von agiler Arbeit nicht funktionieren. Aus diesem Grund haben wir uns für ein Modell entschieden, dass klar nach Aufwand, d. h. in der Regel auf Stundenbasis, abgerechnet wird.

Britta Redmann: Wie passt Ihre agile Abteilung in die Gesamtorganisation des Konzerns?

Stefan Lange: Im Bereich der Spezial-Shops sind wir insgesamt knapp 30 Mitarbeiter in vier Abteilungen. Nicht alle arbeiten dabei bewusst agil, cross-funktionale Zusammenarbeit ist bei uns aber selbstverständlich. Auch im Konzern arbeiten wir nicht grundsätzlich agil. Allerdings verbreitet sich der agile Ansatz zunehmend über alle Bereiche hinweg.

Als Abteilung sind wir ganz ›normal‹ in die Organisationsstruktur des Konzerns eingebunden. Hier gelten keine Unterschiede für uns. Wir haben auch keine besonderen Reglungen, was unsere Arbeitsverhältnisse anbelangt. Wir unterliegen allen vertraglichen und betrieblichen Bestimmungen, wie andere Mitarbeiter im Konzern auch. Wir sind also operativ agil, formal organisatorisch, aber in eine klassisch hierarchische Organisation eingebunden.

Es ist sicherlich ein Vorteil, dass alle Teammitglieder agil arbeiten wollen und daher auch immer bemüht sind, den Rahmen dafür zu schaffen bzw. mitzugehen. Zum Beispiel hatten wir bisher im Konzern Mitarbeiterjahresgespräche, insbesondere was Zielvereinbarungen anbelangt. Diese Gespräche haben wir dann für uns nicht nur jährlich geführt, sondern hier hä...