Agile Transformation gestalten: Das Vorgehen / 2.3 Erfolgsfaktor 3: Das Team definieren

Eine weitere Frage, die in einem Transformationsprozess geklärt werden sollte, ist die nach den Rollen. In sehr großen, komplexen Transformationsvorhaben steht es außer Frage, dass ein Transformation Team benötigt wird, welches die Maßnahmen koordiniert und die Umsetzung sicherstellt. Aber braucht dieses Team eigentlich einen Transformation Owner, der analog zum Product Owner das Stakeholder Management betreibt und die Aufgaben identifiziert, formuliert und priorisiert? Und braucht das Team einen Transformation Master, der analog zum Scrum Master darauf schaut, dass das Team nach agilen Prinzipien arbeitet, es in seiner Selbstorganisation unterstützt und dafür sorgt, dass Hindernisse aus dem Weg geräumt werden?

Besetzung des Transformation Teams

Dieses sollte Mitarbeiter enthalten, die

• Meinungsführer im Unternehmen sind,
• Verbündete des Transformationsprozesses sind,
• aus den unterschiedlichsten Bereichen und Ebenen des Unternehmens kommen und damit eine gute Breite der Sichtweisen abdecken,
• unterschiedliche Fähigkeiten und Kenntnisse besitzen, die für den Transformationsprozess benötigt werden,
• gute Kommunikatoren sind, empathisch mit Menschen umgehen können,
• Mut haben und
• dranbleiben, echte "Dickbrettbohrer" sind.

Um sicherzustellen, dass Verbündete der Transformation im Team sind, empfiehlt es sich, die Mitarbeiter sich selbst melden zu lassen. Wenn man dann feststellt, dass bestimmte Aspekte in dem Team nicht abgedeckt sind, kann man im zweiten Schritt aktiv auf weitere Personen zugehen. Hierbei ist unbedingt auf Freiwilligkeit zu achten. Skeptiker im Transformation Team können das Vorankommen des Teams massiv behindern.

Meinungsführer müssen gar nicht immer eine offizielle Rolle im Unternehmen besetzen. Es können auch "einfache" Mitarbeiter sein, die gut vernetzt sind, denen andere vertrauen und die anderen als Vorbild dienen. Hier hilft ein Blick auf interne Gruppen und wer sich dort viel engagiert. Es ist auch möglich, dass Mitglieder für eine bestimmte Zeit, in der ihre Expertise benötigt wird, dazukommen und später das Team wieder verlassen.

In der agilen Community wird meistens für die Größe eines Transformation Teams die Größe 7 plus/minus als die effizienteste Gruppengröße genannt. Erfahrungsgemäß ist es jedoch wichtiger, die richtigen Kollegen dabei zu haben, als sich durch eine fixe Gruppengröße einschränken zu lassen. In einigen Fällen wird dann eine Skalierung des Teams notwendig sein. In anderen Fällen bildet man nur ein Pärchen.

Braucht es einen Transformation Owner?

Bei der Zusammensetzung des Teams kann man die berechtigte Frage stellen: Wird eigentlich ein Transformation Owner benötigt? Schließlich ist ja die Tatsache, dass die Teammitglieder aus unterschiedlichen Bereichen und Ebenen des Unternehmens kommen, die beste Voraussetzung dafür, dass das Team das Stakeholder Management am effizientesten selbst übernehmen kann, genauso wie die Identifikation und Priorisierung von Maßnahmen. Auch hierauf gibt es keine klare Empfehlung. Manche Unternehmen kommen z. B. aus einer stark hierarchisch geprägten Welt, in der Selbstverantwortung über eine sehr lange Zeit hinweg verlernt wurde. In solchen Kulturen kann es für ein Transformation Team sehr hilfreich sein, einen Transformation Owner zu haben, der Entscheidungen trifft, weil das Team dazu noch nicht in der Lage ist, die Verantwortung zu übernehmen. Oder auch dann, wenn es einem Team nicht möglich ist, sich auf Aufgaben und Prioritäten zu einigen oder wenn es noch jemanden mit Status im Unternehmen benötigt, um als kompetenter Ansprechpartner wahrgenommen zu werden. Sehr häufig kommt jedoch ein Transformation Team gut ohne Transformation Owner zurecht.

Welche Rolle hat der Transformation Master?

In jedem Fall ist der Einsatz eines Transformation Master für Teamgrößen ab etwa 5 Personen zu empfehlen. Jemanden zu haben, der moderiert und vor allem die Gruppe von Kollegen zu einem Team entwickelt, der sich verlässlich um organisatorische Themen kümmert, Meetings vor- und nachbereitet und Vereinbarungen nachhält, ist von hohem Wert. Und gerade auch in einer Situation, in der die Größe des Teams ggf. das Optimalmaß übersteigt und besondere Methoden benötigt werden, um die Arbeit effizient zu gestalten, kann ein Transformation Master kompetent unterstützen. Auf diese Weise kommt das Team viel schneller ins Tun und lernt schneller, selbst nach agilen Prinzipien zu arbeiten. Er ist auch der erste Ansprechpartner für die ganzen folgenden Fragestellungen, die hier besprochen werden. Er gibt Hilfestellung, wie die agile Arbeit konkret hilfreich gestaltet werden kann.

Ein Tranformation Sponsor kann nützlich sein

Weiterhin gilt in einer agilen Transformation, dass sie ohne einen hochrangigen und stark mit der Transformation verbundenen Transformation Sponsor schwierig durchzuhalten sein wird. Zudem werden bei zunehmender Größe eines Unternehmens weitere Multiplikatoren über die Transformation Team-Mitglieder hinaus benötigt, um den Change in alle Ecken des Unternehm...