Change Management / 3.4 Zusammenarbeit und Kommunikation

Das hohe Veränderungstempo des Unternehmensumfelds verlangt von Unternehmen, dass sie sehr nahe am Markt und eng abgestimmt mit ihren Partnern sind, um schnell auf neue Rahmenbedingungen reagieren zu können. Kunden und Partner werden vermehrt sogar in die eigene Wertschöpfungskette integriert (z.B. Uber, Airbnb, Upwork). Das Denken in Unternehmensgrenzen weicht dem Denken in einem Leistungssystem. Organigramme und Prozessdokumentationen verlieren an Bedeutung. Wichtig ist, dass die Kompetenzträger im Unternehmen bereichsübergreifend zielorientiert zusammenarbeiten. Die Zusammenarbeit wird in Abhängigkeit aktueller Chancen und Ziele flexibel konfiguriert. Führungskräfte und Mitarbeiter passen ihre Rollen und Verantwortlichkeiten situativ an. Bei diesem Ansatz gewinnen folgende Teamarten an Bedeutung:

• Crossfunktionale Teams bestehen aus Kompetenzträgern verschiedener Hierarchien und Fachbereiche. Diese Teamkonstellation fördert die Kombination verschiedener Kompetenzen und die Berücksichtigung unterschiedlicher Perspektiven. Diese Teams bieten sich bspw. zur Entwicklung innovativer Lösungen an.
• Selbststeuerende Teams sind meist für einen gesamten Prozess verantwortlich. Das Team hat klare Zielvorgaben und steuert die Vorgehensweise zur Zielerreichung selbstständig. Es ist wichtig, dass das Team eingespielt ist und sich die Teammitglieder gegenseitig gut einschätzen können. Die Teamzusammensetzung sollte sich daher nicht häufig ändern. Diese Teamart eignet sich z. B. für den Vertrieb.
• Bei Flow-to-the-work Teams sind die Teammitglieder typischerweise Experten, die ihre Aufgaben eigenständig und fallweise erbringen. Die Experten unterstützen sich gegenseitig bei fachlichen Fragestellungen und tauschen Spezialwissen aus. Die Aufgaben fallen nicht kontinuierlich an und variieren stark in ihrem Umfang. Diese Teamart bietet sich für Zentralbereiche (z.B. Recht, Compliance) an.

Teams haben für die Veränderungsfähigkeit von Organisationen eine große Bedeutung. Daher ist es wichtig, optimale Bedingungen für die Leistungsfähigkeit von Teams zu schaffen. Google hat in der umfangreichsten veröffentlichten Studie zur Teamleistung 180 Teams untersucht und folgende Faktoren hoher Leistungsfähigkeit identifiziert.^[1] In absteigender Reihenfolge der Bedeutung:

1. Psychologische Sicherheit: Alle Mitglieder eines Teams sind davon überzeugt, dass es mit Sicherheit keine negativen Konsequenzen zur Folge haben wird, zwischenmenschliche Risiken einzugehen. Teammitglieder können z.B. ihre Meinung frei äußern und eigene Schwächen artikulieren, ohne mit Sanktionen rechnen zu müssen.
2. Zuverlässigkeit: DieTeammitglieder können sich aufeinander verlassen. Jeder erledigt bspw. seine Aufgaben verlässlich im vereinbarten Zeitraum.
3. Struktur und Klarheit: Jedem sind die Ziele des Teams und die Erwartungen an den eigenen Leistungsbeitrag bewusst. Zudem besteht Klarheit über das Vorgehen zur Leistungserbringung.
4. Sinnhaftigkeit: Jeder ist davon überzeugt, dass seine Arbeit sinnvoll ist bzw. einem relevanten Ziel dient.
5. Effekt: Jedes einzelne Teammitglied erachtet seine Arbeit als einen wertvollen Beitrag zum Erfolg des Teams. Sein Einsatz hat einen positiven Effekt auf die Teamleistung.

Bei der Schaffung optimaler Leistungsbedingungen ist es auch hilfreich, Faktoren ohne bedeutenden Einfluss auf die Teamleistung zu kennen. Die Google-Studie konnte u.a. für folgende Faktoren keinen signifikanten Einfluss auf die Teamleistung feststellen:

• Räumliche Nähe der Teammitglieder
• Konsensbasierte Entscheidungsfindung
• Arbeitsumfang

Diese Erkenntnisse weisen auf einen gewissen Gestaltungsfreiraum bzgl. der Virtualisierung der Zusammenarbeit, der Beschleunigung von Entscheidungsprozessen und der Flexibilisierung der Arbeitsbelastung hin.

Mit Blick auf die Faktoren für die Leistungsfähigkeit von Teams wird deutlich, dass die Kommunikation eine entscheidende Rolle spielt. Psychologische Sicherheit gewinnen Teammitglieder im gemeinsamen Dialog. Gerade bei virtuell arbeitenden Teams stellen sich für Teammitglieder etliche Fragen:

• Wie kann ich meine Meinung unmissverständlich kommunizieren?
• Wie erhalte ich Feedback von meinen Teammitgliedern?
• Wie artikuliere ich Lob und Kritik?
• Wie transportiere ich Emotionen?

Aber nicht nur auf der Teamebene, sondern auch auf der Unternehmensebene spielen eine systematische Kommunikationsstrategie und umfangreiche Kommunikationsmöglichkeiten eine entscheidende Rolle. Wo Mitarbeiter in Netzwerken ortsverteilt, bereichsübergreifend und spontan zusammenarbeiten, stoßen Flurfunk und Bereichs-Intranetseiten an ihre Grenzen und neue Kommunikationsangebote müssen geschaffen werden. Wesentliche Aufgaben der Kommunikation sind:

• Schneller und effizienter Austausch von relevantem Wissen
• Einbindung von Mitarbeitern in wesentliche unternehmerische Entscheidungsprozesse
• Schaffung von Transparenz über Visionen und Strategien
• Verknüpfung von Informationen, um Innovation zu fördern
• Öffnung der Organisation durch Intensivierung des Dialogs mit Kunden und Par...