Beschäftigtendatenschutz be... / 2.1 Problemdarstellung

Ob ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die private Nutzung des Firmen-E-Mail-Accounts erlauben soll oder nicht, gehört nicht erst seit dem Inkrafttreten der DSGVO zu einer der meist diskutierten Fragen – nicht nur im Beschäftigtendatenschutz. Nach klassischer Auffassung ist E-Mail-Kommunikation das Gegenstück zur Papierkommunikation.

Typischerweise unterhält ein Unternehmen eine physikalische Poststelle, bei der die Post des Unternehmens eingeht, gesichtet wird und über die hausinternen Papierpoststrukturen verteilt wird. In der Papierwelt verwenden Mitarbeiter nicht den Firmenbriefbogen, um private Angelegenheiten zu erledigen, sprich: Es gibt hier keine private Nutzung.

Dementsprechend fordert die Organisationsverpflichtung vom Unternehmen (die sich aus der Gewerbeordnung und dem HGB ergibt), dass seine digitale Kommunikation genauso abläuft.[1] Hinzu kommt, dass mit einer privaten Nutzung des E-Mail-Accounts Arbeitszeit verbracht wird, deren Nutzung eigentlich dem Arbeitgeber zusteht.[2]

Die Problematik einer privaten Nutzung besteht vor allem darin, dass ein Arbeitgeber nach einer noch immer weit verbreiteten Ansicht unter den Juristen "Dienste als Telekommunikationsanbieter" nach dem Telekommunikationsgesetz (§ 3 Nr. 6 TKG) erbringt, wenn er private E-Mails bei seinen Beschäftigten erlaubt. Dies hat wiederum zur Folge, dass er in Bezug auf alle E-Mails seiner Mitarbeiter das Telekommunikationsgeheimnis (§ 88 TKG) beachten muss und er die E-Mails nicht mehr einsehen dürfte, er machte sich dann des Bruchs des Fernmeldegeheimnisses strafbar (§ 206 StGB). Streng unter die Buchstaben des TKG subsumiert, stimmt diese Ansicht wohl.

Die Folgen hieraus sind jedoch, dass die Einhaltung einiger anderer Gesetze für einen Unternehmer nicht mehr oder nur unter Eingehung von Haftungsrisiken möglich wäre. So wäre z. B. die aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung geforderte E-Mail-Archivierung ziemlich sinnentleert, wenn diese anschließend nicht mehr eingesehen werden dürfte. Verpflichtungen des Unternehmers zur Risikoeinschätzung und -kontrolle werden deutlich erschwert, wenn sich der Unternehmer selbst davon ausschließt, Einblick in den E-Mail-Verkehr seines Unternehmens zu nehmen. Er schafft damit möglicherweise – je nach Umfang – einen ganzen Unternehmensteil, den er nicht mehr kontrollieren darf bzw. kann.

Ein weiteres Risiko kann sich im Rahmen der Betriebshaftpflichtversicherung ergeben: Durch das Zulassen privater Mails findet über die IT-Infrastruktur des Unternehmens ein Vorgang statt, der mit dem Geschäftszweck des Unternehmens nichts zu tun hat. Die Folge: es entsteht ein besonderes Risiko, das häufig durch die "Betriebshaftpflicht"-Versicherung des Unternehmens nicht abgedeckt ist, wenn dem Unternehmen hieraus ein Schaden entsteht (z. B. durch einen Schädling).

Neben diesen abstrakten Risiken ergibt sich jedoch ein ganz konkretes Problem im Alltag am häufigsten: Ein Arbeitgeber benötigt geschäftlich wichtige Inhalte, die im E-Mail-Account eines Mitarbeiters enthalten sind, der Mitarbeiter ist aber nicht verfügbar. Kann der Arbeitgeber nun (doch) Zugriff bzw. Einblick in die Inhalte der E-Mails seiner Mitarbeiter nehmen, ohne sich der Verletzung des Fernmeldegeheimnisses strafbar zu machen?

Die Anwendung des TKG auf den Arbeitgeber und die daraus resultierende Beachtung des Fernmeldegeheimnisses in Bezug auf einen sein eigenes Unternehmen betreffenden Bereich schafft für den Arbeitgeber somit erhebliche Risiken. Dies hat in vielen Unternehmen zur Folge, dass die Privatnutzung des E-Mail-Accounts zwar komplett untersagt wird. Aufgrund der im Alltag immer dringender zu lösenden Frage, ob ein Arbeitgeber trotz der zugelassenen Privatnutzung des E-Mail-Accounts Einblick in die E-Mails der Mitarbeiter nehmen kann, werden zur Zeit sowohl von Gerichten wie auch von literarischen Meinungen verschiedene Ansätze hierzu diskutiert. Ein Aufzeigen der Risiken und ein konkreter Vorschlag zum Vorgehen bei einer notwendig werdenden Einsichtnahme sollen Gegenstand des folgenden Abschnitt s sein.

[1] S. zur Weiterleitung von geschäftlichen E-Mails an einen privaten Account: LAG Hamm, Urteil v. 16.1.2012, 7 Sa 1201/11.
[2] S. zur "exzessiven" Privatnutzung eines dienstlichen E-Mail-Accounts: LAG Niedersachsen, Urteil v. 31.5.2010, 12 Sa 875/09.

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