Aufbewahrungspflicht / 5 Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug

Soweit als Ersatz für die elektronische Lohnsteuerkarte ein Papierverfahren[1] vorgesehen ist (z. B. für Arbeitnehmer mit falschem ELStAM-Datensatz oder übergangsweise noch für Steuerpflichtige mit Auslandsbezug), gelten die hierfür verfassten Regelungen.[2]

Aufbewahrungsfrist nur bis zum Ende des Kalenderjahres bzw. bis zum Austritt

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Besondere Bescheinigung mit den Besteuerungsmerkmalen des Arbeitnehmers während des Dienstverhältnisses, längstens bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren.[3] Die Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers sind in das Lohnkonto zu übernehmen.[4]

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses während des Jahres hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Papierbescheinigung auszuhändigen. Insbesondere im Falle eines Arbeitgeberwechsels muss der Arbeitnehmer seine Bescheinigung für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs dem neuen Arbeitgeber vorlegen. Der bisherige Dienstherr darf den für den Arbeitnehmer gesetzlich vorgeschriebenen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung nicht mit der besonderen Bescheinigung verbinden. Eine Ausnahme gilt für Arbeitgeber, die von der elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung befreit sind, z.  B. weil sie nur Arbeitnehmer im Privathaushalt beschäftigen.[5]

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