Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung / 3 Schritt 2: eAU von Krankenkasse an den Arbeitgeber

Die Basis für das Verfahren zwischen den Krankenkassen und den Arbeitgebern wurde mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III geschaffen und findet sich weitgehend in § 109 SGB IV. Mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz hatte der Gesetzgeber das Verfahren zwischen den Arbeitgebern und den Krankenkassen ab dem 1.1.2023 als obligatorisch ausgestaltet. Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz wird das Verfahren nunmehr mit Ziel der Umsetzung ab 1.1.2025 neben den Arbeitsunfähigkeitszeiten und Zeiten eines stationären Aufenthalts im Krankenhaus auch auf Zeiten einer Reha- oder Vorsorgeleistung erweitert. Die weitere Ausgestaltung des Verfahrens erfolgt in den Grundsätzen für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustauschs (eAU – § 109 Abs. 1 SGB IV und § 109a Abs. 2 SGB IV), die letztmalig am 14.3.2023 in der ab 1.1.2024 gültigen Version 1.2 genehmigt wurden.

3.1 Veränderung des bisherigen Rechtsverhältnisses

Mit § 109 SGB IV und der Anpassung des Entgeltfortzahlungsgesetzes veränderte der Gesetzgeber die zukünftige Welt für die Arbeitgeber. So haben die Krankenkassen ab dem 1.1.2023 den Arbeitgebern die eAUs zum Abruf bereitzustellen. Wollen Arbeitgeber einen Nachweis über die vom Arbeitnehmer gemeldete Arbeitsunfähigkeit, können sie diese Daten nur noch im eAU-Verfahren abrufen. Dies bedeutet eine Abkehr von dem bisherigen Verfahren, wonach der Arbeitgeber bisher wartete, dass ihm die AU-Bescheinigung von dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt wurde, denn der Arbeitnehmer ist seither nicht mehr zur Vorlage verpflichtet. Lediglich eine Informationsverpflichtung ist gesetzlich für gesetzlich Krankenversicherte bestehen geblieben. Der Arbeitnehmer muss daher zu den bisherigen Zeitpunkten der Vorlageverpflichtung den Arzt aufsuchen und den Arbeitgeber weiterhin unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit sowie deren Dauer informieren. Ist der Arbeitnehmer nicht gesetzlich versichert oder findet die ärztliche Untersuchung nicht bei einem Vertragsarzt statt, bleibt hingegen die bisherige Vorlageverpflichtung bestehen.

Auf Basis der Information des Arbeitnehmers kann dann der Arbeitgeber für Zeiträume, für die ein Beschäftigungsverhältnis bei ihm besteht oder bestand und ein Abruf möglich ist, die eAU bei der Krankenkasse abfordern. Ein Abruf ist nach § 109 SGB IV bisher nur auf AU-Zeiten von Vertragsärzten, Vertragszahnärzten, Unfallärzten oder für stationäre Krankenhauszeiten eingeschränkt. Eine Ausweitung auch auf Zeiten einer Reha- oder Vorsorgeleistung ist gesetzlich für den 1.1.2025 vorgesehen. Ein regelmäßiger wie auch automatisierter Abruf von Arbeitgebern ist hingegen nicht zulässig.

3.2 Abruf bei der Krankenkasse

Der Arbeitgeber kann erst nach Mitteilung durch den Arbeitnehmer einen Abruf vornehmen, wobei jede einzelne AU-Bescheinigung (Erst- und Folgebescheinigungen) separat von der Krankenkasse abgefordert werden muss. Eine Kumulation der Daten erfolgt hingegen nicht. Die Krankenkasse meldet – analog der bisherigen AU-Bescheinigung – dem Arbeitgeber die ihr jeweils vorliegenden Daten. Um einen Abruf zielgenau vorzunehmen, muss dahingehend unterschieden werden, ob bereits vor dem aktuellen Zeitpunkt eine Arbeitsunfähigkeit bestanden hat oder bisher Arbeitsfähigkeit vorgelegen hatte.

Abruf bei vorheriger Arbeitsfähigkeit

War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit – wenn auch nur für kurze Zeiträume – arbeitsfähig, dann ist von einer Neuerkrankung auszugehen und der Arbeitgeber hat im Datensatz als Beginn der Arbeitsunfähigkeit das erstmalige Fehlen des Arbeitnehmers in diesem Krankheitsfall anzugeben. Aufgrund der gesetzlichen Möglichkeit aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz – es sei denn, diese ist durch den Arbeitgeber eingeschränkt – bedarf es im Regelfall der Vorlage einer AU erst ab dem 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit. Diese Abweichung wird dadurch kompensiert, dass die Krankenkassen bei Eingang der Anforderung der eAU prüfen, ob ein AU-Fall zu dem Beginn-Datum des Arbeitgebers vorliegt. Liegt kein entsprechender Zeitraum einer Arbeitsunfähigkeit vor, wird geprüft, ob ein laufender Arbeitsunfähigkeitsfall vorliegt. Ist dies ebenfalls nicht der Fall, wird letztendlich bis zu 5 Tage in die Zukunft geprüft, ob ein Arbeitsunfähigkeitszeitraum vorliegt. Liegt bei der jeweiligen Prüfung ein entsprechender AU-Zeitraum vor, so wird dieser entsprechend der Anforderung dem Arbeitgeber übermittelt und es erfolgt keine weitergehende Püfung mehr. Liegt hingegen bei keiner Prüfung ein passender AU-Zeitraum vor, antwortet die Krankenkasse im Feld "Kennzeichen_aktuelle_Arbeitsunfähigkeit mit dem Kennzeichen" mit Meldegrund "4 – eAU liegt nicht vor". Damit keine stetigen neuen Anfragen vom Arbeitgeber erfolgen, stellt die Rückmeldung mit dem Meldegrund "4" eine Zwischennachricht der Krankenkasse dar. Die Krankenkassen prüfen weitere 14 Tage regelmäßig, ob ein Eingang der Daten erfolgt und übermitteln diese unaufgefordert an den Arbeitgeber. Fallen Zeiten eines stationären Aufenthalts im Krankenhaus in den Anfragezeitraum, werden diese Zeiten und parallel auch ggf. die vorliegenden eAU-Dat...