Nach § 3 Satz 1 NachwG a. F. war dem Arbeitnehmer (bzw. dem Praktikanten gemäß § 1 Satz 2 NachwG) eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen spätestens einen Monat nach der Änderung mitzuteilen. Ab 1.8.2022 sind Änderungen gemäß Art. 6 RL 2019/1152/EU bzw. der Umsetzung in § 3 NachwG sogar stets unmittelbar mit der jeweiligen Änderung mitzuteilen. Als wesentliche Vertragsbedingungen i. S. d. genannten Vorschrift gelten die Regelungen, die nach § 2 in eine Niederschrift aufzunehmen sind. Erforderlich, aber auch ausreichend ist es, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine eigenhändig unterschriebene Urkunde über die geänderten Bedingungen aushändigt. Notwendig ist nicht, dass bei der Änderung einzelner Vertragsbedingungen ein vollständig neu gefasster Nachweis über alle Vertragsbedingungen i. S. d. § 2 NachwG ausgestellt wird.
Nachweispflicht bei Entgeltumwandlungen
Haben die Parteien ein bestimmtes Bruttoentgelt vereinbart und zusätzlich eine sog. Bruttoentgeltumwandlung nach § 1a BetrAVG, die sich der Höhe nach dynamisch an den gesetzlichen Höchstgrenzen für den Anspruch (4 % der Beitragsbemessungsgrenze) orientiert, muss der Arbeitgeber nunmehr immer dann, wenn sich das Bruttogehalt oder die Beitragsbemessungsgrenze ändert, einen neuen schriftlichen Nachweis erteilen, da sich dann stets das Bruttogehalt ändert. Diese Konsequenz ist besonders ärgerlich, weil die Initiative für die betriebliche Altersversorgung hier ohnehin eher vom Arbeitnehmer ausgeht und der Gesetzgeber eigentlich die Rahmenbedingungen für die betriebliche Altersversorgung verbessern müsste, statt sie bürokratisch zu überfrachten.
Nach § 3 Satz 2 NachwG entfällt eine Pflicht zur Erteilung eines aktualisierten Nachweises, wenn sich lediglich die gesetzlichen Bestimmungen, Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen oder die Regelungen des Dritten Wegs der Kirchen geändert haben, die auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden. Eine Nachweispflicht des Arbeitgebers besteht in diesen Fällen nicht, da der Arbeitnehmer sich selbst über die jeweils gültige Fassung der genannten Regelung informieren muss.
Arbeitgeber trifft Initiativlast
Die Initiativlast für die Ausstellung des Nachweises über die geänderten Arbeitsbedingungen liegt beim Arbeitgeber. Dieser muss in der Frist des § 3 Satz 1 NachwG die Nachweisurkunde ausstellen und dem Arbeitnehmer aushändigen, unabhängig davon, ob dieser zuvor einen schriftlichen Nachweis verlangt hat.
Auf die Erleichterungen des § 3 Satz 2 NachwG kann sich der Arbeitgeber aber nicht berufen, wenn sich das Arbeitsverhältnis nicht mehr nach den bisher angegebenen Tarifverträgen richtet, sondern z. B. nach einem Betriebsübergang andere Verbands- oder Firmentarifverträge[1] auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind. Hier muss der Arbeitgeber unaufgefordert und schriftlich auf die neuen Tarifbedingungen hinweisen. Ein solcher Hinweis kann auch erforderlich werden, wenn der Arbeitnehmer aus einem bisher betriebsratslosen Betrieb in einen Betrieb versetzt wird, in dem der Arbeitgeber mit dem bestehenden Betriebsrat Betriebsvereinbarungen abgeschlossen hat, die auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden. Selbstverständlich muss der Arbeitgeber auf einen erstmals für allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrag hinweisen, soweit dieser dadurch auf das Arbeitsverhältnis anwendbar wird.[2]
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