Wird die ELStAM-Anfrage des Arbeitgebers aufgrund der Angaben in den Feldern "Beschäftigungsbeginn" und "Referenzdatum Arbeitgeber" abgewiesen, darf weiterhin auf Papier abgerechnet werden. Darauf verweist ein aktuelles BMF-Schreiben.
Am 1.1.2013 gingen die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) an den Start. Seitdem haben Arbeitgeber das ELStAM-Verfahren grundsätzlich anzuwenden. Es gibt jedoch eine Kulanzfrist für den Jahresverlauf 2013. Anfang April 2013 waren dennoch bereits mehr als 12 Mio. Arbeitnehmer bei gut 800.000 Arbeitgebern angemeldet. Das heißt, bislang angemeldet sind knapp 30 % von gesamt ca. 42 Mio. Arbeitsverhältnissen und rund ein Drittel aller 2,5 Mio. Arbeitgeber - Tendenz steigend.
Für die Anmeldung des Arbeitnehmers und den Abruf seiner ELStAM hat der Arbeitgeber u. a. folgende Daten an die Finanzverwaltung zu übermitteln:
- das Datumsfeld Beschäftigungsbeginn (BB) und
- das Referenzdatum Arbeitgeber (RefDatumAG = Zeitpunkt, ab dem der Arbeitgeber die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen ELStAM anzuwenden hat).
Betroffene Sachverhalte
Meldet der Arbeitgeber dasselbe Arbeitsverhältnis bei der Finanzverwaltung nach zuvor erfolgter Abmeldung ein weiteres Mal an, weist das Verfahren der ELStAM-Verfahren derzeit die Anmeldung des Arbeitnehmers ab, wenn das übermittelte Datum des Beschäftigungsbeginns vor dem Datum der Abmeldung liegt. Folglich kann der Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer die ELStAM nicht abrufen. Hiervon sind insbesondere die folgenden Gestaltungen betroffen:
- Wechsel vom ersten Dienstverhältnis (Hauptarbeitsverhältnis) zu einem weiteren Dienstverhältnis (Nebenarbeitsverhältnis) beim selben Arbeitgeber sowie umgekehrt
- Änderung der Höhe des im Nebenarbeitsverhältnis zu berücksichtigenden Freibetrags und des im Hauptarbeitsverhältnis zu berücksichtigenden Hinzurechnungsbetrags
- Korrektur einer zunächst fehlerhaften Anmeldung des Arbeitnehmers (Hauptarbeitsverhältnis als Nebenarbeitsverhältnis oder Nebenarbeitsverhältnis als Hauptarbeitsverhältnis)
Erleichterungen im ELStAM-Verfahren
Für diese Fälle gewährt die Verwaltung folgende Erleichterungen:
- Der Arbeitgeber darf den Lohnsteuerabzug nach den ihm in Papierform vorliegenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers durchführen;
- Dabei dürfen im ersten Dienstverhältnis die Steuerklassen I bis V, Kinder sowie Frei- und Hinzurechnungsbeträge nur dann berücksichtigt werden, wenn dem Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung vorliegt. Weist der Mitarbeiter anhand eines aktuellen Ausdrucks des Finanzamtes abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale nach, gelten diese;
- Soll ein im Nebenarbeitsverhältnis zu berücksichtigender Freibetrag geändert werden, hat der Mitarbeiter einen aktuellen Ausdruck des Finanzamtes vorzulegen;
- Nach einem Wechsel vom Hauptarbeitsverhältnis zum Nebenarbeitsverhältnis darf der Arbeitgeber die Steuerklasse VI mit dem ihm aufgrund eines früheren Abrufs der ELStAM bekannten Kirchensteuerabzugsmerkmal des Arbeitnehmers ohne Berücksichtigung von Kindern oder Freibeträgen anwenden.
Praxishinweis
Die Erleichterungen gelten bis zu 2 Monate nach dem Einsatz der Programmversion, mit der dieser Fehler behoben wird, längstens für den letzten Lohnzahlungszeitraum im Kalenderjahr 2013. Die Finanzverwaltung wird den Einsatz der neuen Programmversion des ELStAM-Verfahrens bekannt geben; z. B. im Internet unter www.elster.de.
Auch danach bestehen für den Arbeitgeber weder eine Rückrechnungs-/Korrekturpflicht noch eine Anzeigeverpflichtung gegenüber dem Finanzamt. Er ist jedoch berechtigt, bisher zu viel erhobene Lohnsteuer zu erstatten.
Das BMF-Schreiben vom 25.4.2013, IV C 5 - S 2363/13/10003 können Sie hier als PDF downloaden (leider ist der Link nicht mehr verfügbar).