Streit um Lkw-Übernachtungspauschale

Werbungskosten bzw. steuerfrei erstattungsfähige Kosten sind auch Mehraufwendungen, die Beschäftigten

• während einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit,
• auf einem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers/eines beauftragten Dritten (z. B. Lkw),
• im Zusammenhang mit einer Übernachtung im Kraftfahrzeug entstehen und dies
• für Kalendertage, an denen eine Verpflegungspauschale beansprucht werden könnte.

Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen kann in vorstehenden Fällen im Kalenderjahr einheitlich eine Übernachtungspauschale von 9 Euro (bis 2023: 8 Euro) für jeden Kalendertag berücksichtigt werden, an dem eine Verpflegungspauschale zu gewähren wäre. Mit der Pauschale sollen u.a. Gebühren für sanitäre Einrichtungen auf Raststätten und Autohöfen, auf die Berufskraftfahrer regelmäßig angewiesen sind, abgegolten werden. Als Verpflegungspauschale werden daneben aktuell im Inland bei mehrtägigen Reisen 14 Euro für den An- und Abreisetag sowie 28 Euro für die Zwischentage gewährt.

Übernachtungspauschale auch bei An- und Abreise?

In einem aktuellen Revisionsverfahren geht es um die maßgebenden Tage für die Lkw-Übernachtungspauschale. Zu klären ist, ob die Übernachtungspauschale durch die Kopplung an gewährte Verpflegungspauschalen jeweils auch für An- und Abreisetage zu berücksichtigen ist.

Der Kläger ist Berufskraftfahrer und arbeitet im Fernverkehr für eine Spedition. Geklagt  hat er im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung und hinsichtlich des von ihm geltend gemachten Werbungskostenabzugs. Die Streitfrage ist aber vollumfänglich auf die Frage der steuerfreien Erstattung durch den Arbeitgeber übertragbar.

Das Finanzamt berücksichtigte als Werbungskosten (neben Verpflegungsmehraufwendungen) entsprechend der Anzahl der unstreitigen Übernachtungen Pauschalen für Übernachtungen im Kraftfahrzeug (in Höhe von 8 Euro/Übernachtung im Streitjahr) mit 1.328 Euro. Dabei ging er für die Anzahl der Übernachtungen von 111 unstreitigen Tagen mit mehr als 24-stündiger Abwesenheit und weiteren 55 Tagen mit Übernachtung im Lkw aus (= 166 Tage mit Pauschale). Die Kläger begehren die Gewährung der Pauschbeträge für die 111 Tage sowie für alle 109 An- und Abreisetage (= insgesamt 220 Tage mit Pauschale).

Das Thüringer Finanzgericht hat mit Urteil vom 18. Juni 2024 (Az. 2 K 534/22) entschieden, dass der Einkommensteuerbescheid rechtmäßig ist. Die Übernachtungspauschalen wurden korrekt nur für die Tage berücksichtigt, an denen tatsächlich Übernachtungen im Lkw stattfanden.

Nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG können solche Pauschalen nur dann geltend gemacht werden, wenn neben einem Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen auch eine tatsächliche Übernachtung im Fahrzeug des Arbeitgebers erfolgt ist.

Für die weiteren 54 Tage, an denen keine Übernachtung im Lkw stattfand, wurde die Pauschale nicht anerkannt, da die gesetzliche Voraussetzung einer tatsächlichen Übernachtung nicht erfüllt war. Das Gericht betont, dass die Pauschale nur dann gewährt werden kann, wenn tatsächlich Aufwendungen im Zusammenhang mit einer Übernachtung im Lkw entstanden sind. Die Klage wurde daher abgewiesen.

Wichtig: Nach erfolgreicher Beschwerde hat der BFH die Revision gegen die Entscheidung zugelassen, die unter dem Az. VI R 6/25 anhängig geworden ist. Betroffene Fälle sollten bis zu einer endgültigen Entscheidung offengehalten werden – entweder bereits beim Lohnsteuerabzug oder spätestens in der Steuererklärung.

Hinweise:

• Die Pauschale kann auch von mitfahrenden Beschäftigten beansprucht werden, die ebenfalls im Fahrzeug übernachten (BMF-Schreiben vom 25. November 2020, BStBl 2020 I S. 1228, Rn. 131).
• Die Erstattung eines nachgewiesenen höheren Mehraufwands ist alternativ zur Übernachtungspauschale möglich (zum Nachweis s. BMF-Schreiben vom 4. Dezember 2012, BStBl I S. 1249).
• Die besondere Lkw-Übernachtungspauschale ist zu unterscheiden von der allgemeinen Übernachtungspauschale. Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag steuerfrei erstatten (im Inland 20 EUR, R 9.7 Abs. 3 LStR). Ein pauschaler Werbungskostenabzug ist insoweit nicht möglich.

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