Optimierungen bei der UV-Jahresmeldung

Nach dem gescheiterten Ansatz, in jeder Entgeltmeldung auch die prüfrelevanten Unfallversicherungsdaten abzubilden, ist zum 1. Januar 2016 die UV-Jahresmeldung ins Leben gerufen worden. Zusätzlich zur Jahresmeldung ist die UV-Jahresmeldung zum 16. Februar des Folgejahres für alle Arbeitnehmer abzugeben, die in der Unfallversicherung versichert sind.

Prüfung der Versicherungsnummer (VSNR) in der UV-Jahresmeldung

Wie bei allen anderen Arbeitgeber-Meldungen prüft die Datenstelle der Rentenversicherung bei Eingang einer UV-Jahresmeldung, ob die angegebene VSNR vorhanden und korrekt ist. Hier zeigt sich aktuell, dass verstärkt fehlerhafte VSNR angegeben werden. Fehlerhafte VSNR führen zu einer Abweisung der UV-Jahresmeldung.

Analyse durch die Sozialversicherung

Bei der Ursachenforschung wurde aufgedeckt, dass Arbeitgeber mitunter eine VSNR angaben, die bereits "totgelegt" ist. Um eine solche VSNR handelt es sich, sofern diese vor der Totlegung versehentlich für mehrere Versicherte verwendet wurde.

Ursache für totgelegte VSNR in UV-Jahresmeldungen

Eigentlich dürften UV-Jahresmeldungen mit totgelegten VSNR die Datenstelle der Rentenversicherung nicht erreichen, da die Annahmestellen der Krankenkassen bei der erstmaligen Annahme prüfen sollten, ob eine totgelegte VSNR angegeben wurde. Bei der weiteren Analyse ist erkannt worden, dass diese Prüfung derzeit nur bei gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern durchgeführt wird.

Optimierung zur Vermeidung von totgelegten VSNR in UV-Jahresmeldungen

Angedacht ist, dass die Prüfung künftig auch bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern durchgeführt wird. Mit dieser erweiterten Prüfung wird auch der Arbeitgeber bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern über eine totgelegte VSNR in der UV-Jahresmeldung durch die Annahmestelle der Krankenkasse informiert.

Ursache für nicht vorhandene VSNR in UV-Jahresmeldungen

In den weitaus häufigeren Fällen haben Arbeitgeber eine "nicht vorhandene" VSNR in der UV-Jahresmeldung angegeben. Um eine nicht vorhandene VSNR handelt es sich, sofern der Arbeitgeber eine VSNR in das System eingegeben hat, die nicht existent ist, jedoch zufällig eine korrekte Prüfziffer enthält und insoweit nicht als fehlerhaft erkannt wurde.

Optimierung zur Vermeidung von nicht vorhandenen VSNR in UV-Jahresmeldungen

Die Angabe einer nicht vorhandenen VSNR ist grundsätzlich sowohl im Abrechnungsprogramm als auch in einer Ausfüllhilfe möglich. Bezogen auf die Ausfüllhilfe sv.net soll künftig bei Eingabe der VSNR automatisch im Hintergrund eine Abfrage bei der Rentenversicherung gestartet werden, ob die VSNR korrekt und vorhanden ist. Denkbar wäre ein ähnlicher Prozess bei Abrechnungsprogrammen. Bei der erstmaligen Anlage einer VSNR in den Stammdaten könnte hier automatisch ein Abrufverfahren gestartet werden. So wäre sichergestellt, dass in Zukunft in der UV-Jahresmeldung nur noch vorhandene VSNR enthalten sind.

Netter Nebeneffekt: Die Verbesserungen würden nicht nur zu einer besseren Qualität der VSNR in den UV-Jahresmeldungen führen, sondern auch bei allen anderen Meldungen wären künftig keine totgelegten oder nicht vorhandenen VSNR mehr enthalten.

Beschluss in der Besprechung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung

Die Problemanalyse und das weitere Vorgehen wurden in der Besprechung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens am 19. Juni 2019 beraten (TOP 3). Die finalen Festlegungen zu den Optimierungen sollen in der nächsten Sitzung am 12. Februar 2020 beschlossen werden.