Fehlende Jahresmeldungen von Arbeitgebern

Arbeitgeber haben für jeden Beschäftigten bis zum 15. Februar des Folgejahres eine Jahresmeldung abzugeben. In dieser Meldung wird das Jahresentgelt für die spätere Rentenberechnung angegeben. Diese Jahresmeldungen werden in aller Regel automatisch vom Entgeltabrechnungsprogramm im Januar erstellt und abgesandt. Dennoch gibt es Optimierungsbedarf, weil einige Meldungen auf der Strecke bleiben.

Fehlende Meldungen verursachen Mehraufwand

Jedes Jahr stellen die Krankenkassen bei der Überprüfung der Vollständigkeit fest, dass mehrere 100.000 Jahresmeldungen fehlen. Dies entspricht zwar einer Fehlerquote von nur rund 1 %, dennoch muss jede fehlende Meldung aufgeklärt werden, damit die Versicherungskonten der Arbeitnehmer keine Lücken aufweisen.

Verbesserung des Verfahrens durch maschinelle Unterstützung

Derzeit werden Arbeitgeber bei fehlenden Meldungen von den Krankenkassen angeschrieben. Diese Anschreibeaktion stellt einen Medienbruch dar, ist teuer, aufwändig und vermeidbar. Überlegt wird, ob Arbeitgeber künftig bei fehlenden Meldungen im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens an die Abgabe erinnert werden. Quasi als elektronische Aufforderung, der Meldepflicht nachzukommen. Mit einer systemseitigen Lösung könnten unzählige Briefe eingespart werden.

Erster Schritt: Ursachenforschung

Bevor über innovative Möglichkeiten nachgedacht wird, soll zunächst ermittelt werden, aus welchen Gründen die Meldungen trotz des vollmaschinellen Prozesses fehlen. Liegt es an den systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen? Oder ist der Anwender vor dem Bildschirm Ursache der fehlenden Meldung? Vielleicht liegt der Schwerpunkt auch bei Kleinstarbeitgebern, die kein Entgeltabrechnungsprogramm, sondern eine maschinelle Ausfüllhilfe (sv.net) nutzen.

Krankenkassen ermitteln Fallzahlen und Ursachen

In einem ersten Schritt hat der GKV-Spitzenverband die Krankenkassen gebeten, die Fallzahlen der fehlenden Jahresmeldungen für das Jahr 2016 sowie die Erfolgsquote des papiergebunden Erinnerungsverfahren zu ermitteln. Zudem soll die Quote der sv.net-Nutzer bei den fehlenden Jahresmeldungen bestimmt werden. Und es sollen, sofern möglich, die Ursachen ermittelt werden.

Auswertung der Zahlen im kommenden Frühjahr

Im Frühjahr 2018 erfolgt eine Auswertung der ermittelten Zahlen und festgestellten Ursachen. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse wird geprüft, ob und inwieweit ein maschinelles „Erinnerungsmanagement“ im Meldeverfahren ins Leben gerufen werden sollte. Ein derartiges Verfahren wäre entweder untergesetzlich auf Grundlage der Gemeinsamen Grundsätze oder gesetzlich im Zuge des 7. SGB IV-Änderungsgesetzes zu regeln.

Ausweitung auf weitere Entgeltmeldungen

Neben dem zyklischen Meldeimpuls der Jahresmeldungen gibt es im laufenden Beschäftigungsjahr immer wieder Fallgestaltungen, in denen Krankenkassen fehlende Ab- und Unterbrechungsmeldungen bei Arbeitgebern anmahnen müssen. Auch bei diesem Prozess wäre zu prüfen, welche Möglichkeiten ein Erinnerungsmanagement im maschinellen Meldeverfahren bieten könnte.