Im Grundsatz gelten auch bei der Beschäftigung von Flüchtlingen die allgemeinen Regeln des Lohnsteuerabzugs. Dennoch treten insbesondere hinsichtlich der ELStAM einige Fragen auf.
Der Arbeitgeber muss bei Beginn des Dienstverhältnisses die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) für die Mitarbeiter beim Bundeszentralamt für Steuern durch Datenfernübertragung abrufen und in das Lohnkonto des Arbeitnehmers übernehmen.
Für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale muss der Arbeitgeber folgende Angaben mitteilen:
- Authentifizierung durch Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte,
- Identifikationsnummer des Mitarbeiters,
- Tag der Geburt des Arbeitnehmers,
- Tag des Beginns des Dienstverhältnisses und
- Angabe, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt.
Diese Grundregeln gelten auch bei der Beschäftigung von Flüchtlingen. Der Arbeitgeber hat den Lohnsteuerabzug nach den allgemeinen Regeln vorzunehmen.
Woher bekommen Flüchtlinge eine Steueridentifikationsnummer?
Personen, die in Deutschland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, sind unbeschränkt steuerpflichtig. Das gilt auch für Personen, die als Flüchtlinge oder Asylsuchende in das Bundesgebiet einreisen und zunächst z.B. in Erstaufnahmeeinrichtungen, Turnhallen oder Wohncontainern untergebracht sind.
Die Vergabe der Identifikationsnummer wird durch die Anmeldung bei der zuständigen Meldebehörde des Unterbringungsortes angestoßen. Sobald die zuständige Meldebehörde Daten dieser Personen in das Melderegister aufgenommen hat, erfolgt eine automatische Mitteilung an das Bundeszentralamt für Steuern. Damit die Vergabe der Identifikationsnummer möglichst schnell erfolgen kann und das Mitteilungsschreiben den Mitarbeiter auch erreicht, sind bei der melderechtlichen Erfassung der Person vollständige und genaue Angaben zu machen (z.B. Angabe aller Vornamen, bei Unterbringung in Sammelunterkünften ggf. Zusätze wie z.B. Haus 3 oder Flur 8). Das Mitteilungsschreiben wird mit der durch das Bundeszentralamt für Steuern zugeteilten Identifikationsnummer an die von der Meldebehörde übermittelte Adresse versandt.
Hinweis: Die steuerliche Identifikationsnummer wird inzwischen in vielen Lebensbereichen mit steuerlichen Berührungspunkten benötigt, sodass die Vergabe einer steuerlichen Identifikationsnummer auch an Flüchtlinge nicht nur rechtlich geboten ist, sondern für diese durchaus auch von Vorteil ist. Die Vergabe einer Identifikationsnummer sagt nichts über den aufenthaltsrechtlichen Status einer Person oder die Erlaubnis zur Ausübung einer Erwerbstätigkeit aus, sondern erfolgt ausschließlich aufgrund steuerrechtlicher Bestimmungen. Der Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt zur Wahrnehmung und Sicherstellung der steuerlichen Pflichten des Arbeitgebers. Er beinhaltet keine Regelungen zur Erwerbserlaubnis.
Was ist, wenn die Nummer verloren gegangen ist?
Sofern die Identifikationsnummer dem Mitarbeiter nicht mehr bekannt sein sollte, kann eine erneute Mitteilung beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden. Dabei sollten möglichst Unterlagen zur Feststellung der Identität des Arbeitnehmers beigefügt werden, wie z.B. Kopie (keine Originale) des Reisepasses, Auskunftsnachweis, Aufenthaltstitel, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde oder Führerschein.
Was ist, wenn der neue Mitarbeiter keine Steueridentifikationsnummer hat?
Kann der Arbeitgeber beim Beschäftigungsbeginn noch keine ELStAM abrufen, muss er wie folgt vorgehen:
- Der beschäftigte Flüchtling muss eine Ersatzbescheinigung bei seinem Wohnsitzfinanzamt beantragen (§ 39e Abs. 8 EStG). Unter deren Ordnungsmerkmal kann der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug vornehmen. Für die Steuerklasse 1 kann auch der Arbeitgeber die Bescheinigung anstoßen. Der Beschäftigungsbeginn ist zudem ein konkreter steuerlicher Anlass, für den das Finanzamt die Bildung der IdNr. anstoßen kann.
- Fehlt die IdNr. unverschuldet, kann der Arbeitgeber bis zu drei Monate die voraussichtlichen familiengerechten Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden und nach Abruf der ELStAM den Lohnsteuerabzug eventuell korrigieren (§ 39c Abs. 1 Sätze 2 bis 5 EStG). Bei Zweifeln sollte er die Steuerklasse VI anwenden und später anhand ELStAM korrigieren (§ 39c Abs. 2 EStG).
Praxistipp: Weil für Flüchtlinge die allgemeinen Regeln des Lohnsteuerabzugs gelten, können ihnen auch sämtliche steuerlichen Vergünstigungen gewährt werden. So bleiben beispielsweise Sachbezüge bis zur Grenze von 44 Euro monatlich steuerfrei. Auch steuerfreie Gesundheitsfürsorge oder Kindergartenzuschüsse sind ebenso möglich wie die Gewährung des Rabattfreibetrag von 1.080 EUR für Waren und Dienstleistungen aus der Produktpalette des Arbeitgebers.
Hinweis: Meldung des Bundeszentralamts für Steuern vom 18.05.2016
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Arbeitgeber, die sich besonders in der Flüchtlingshilfe engagieren, können sich noch bis zum 30. Juni 2016 für den CSR Jobs Award 2016 bewerben. Weitere Informationen finden Sie hier: "Arbeitgeber mit Verantwortung gesucht".