Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen. Es reicht nicht aus, wenn als Fahrtziele nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden. Das hat das BFH in einem Urteil bekräftigt.
Für die Privatnutzung des Firmenwagens stellt sich immer wieder die Frage: Wie soll dieser geldwerte Vorteil bei der Lohnsteuer erfasst werden? Dabei kann der Arbeitgeber zwischen der Fahrtenbuchmethode und der 1%-Regelung wählen. Auch wenn die Fahrtenbuchmethode in der Praxis aufwendiger ist als die 1%-Regelung, kann sie dennoch in manchen Fällen günstiger sein. Umso wichtiger, dass der Fiskus das Fahrtenbuch dann auch anerkennt!
In einem aktuellen Urteilsfall hatte eine GmbH ihrem Gesellschaftergeschäftsführer einen Dienstwagen überlassen. Der für die Dienstwagenüberlassung anzusetzende geldwerte Vorteil sollte nicht mit der 1%-Regelung, sondern auf Grundlage von Fahrtenbüchern versteuert werden.
Die Fahrtenbücher wiesen allerdings neben dem jeweiligen Datum zumeist nur Straßenangaben auf, gelegentlich auch die Namen von Kunden oder Angaben zum Zweck der Fahrt, außerdem den Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefahrenen Tageskilometer. Diese Angaben wurden nachträglich durch eine Auflistung auf Grundlage eines von Geschäftsführer handschriftlich geführten Tageskalenders konkretisiert. Diese Auflistung enthielt Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt, sowie den Grund und das Ziel der Fahrt.
In seinem aktuell veröffentlichten Urteil hat der Bundesfinanzhof (BFH, Urteil v. 1.3.2012, VI R 33/10) das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß verworfen, weil die Fahrten darin nicht vollständig aufgezeichnet sind.
Im Urteilsfall ergab sich aus dem eigentlichen Fahrtenbuch weder die Zieladresse noch der konkret besuchte Kunde. Bei dieser Art der Aufzeichnung waren weder Vollständigkeit noch Richtigkeit der Eintragungen gewährleistet. Angesichts dessen konnte es auch nicht ausreichen, die fehlenden Angaben durch eine erst nachträglich erstellte Auflistung nachzuholen.
BFH, Urteil v. 1.3.2012, VI R 33/10
Tipp: Mit Sorgfalt Stolperfallen vermeiden!
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sollte insgesamt folgende Angaben enthalten (vgl. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR):
Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit;
Reiseziel und Reiseroute;
Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner;
Nachweis der privaten Fahrten.