Kürzere Schonfrist bei Änderungen im Meldeverfahren

In allen Meldeverfahren stehen regelmäßig Veränderungen an. Dies gilt nicht nur im Arbeitgebermeldeverfahren, sondern z. B. auch im AAG-Antragsverfahren oder im EEL-Bereich. Zumeist sind es gesetzliche Änderungen, die zum Jahreswechsel eine Änderung der Meldeinhalte verursachen. Im Rahmen der technischen Infrastruktur hat die Sozialversicherung Maßnahmen ergriffen, damit Arbeitgeber ab dem Zeitpunkt der Änderung nur noch die neuen Inhalte melden.

Versionierung der Meldeverfahren schafft Rechtssicherheit

Alle Meldeverfahren haben eine laufende Versionsnummer. Soweit die Meldeinhalte zu einem bestimmten Stichtag angepasst werden, wird die Versionsnummer hochgezählt. Damit kann bereits bei der Annahme der Meldung vollmaschinell überprüft werden, ob der Arbeitgeber mit seinem Entgeltabrechnungsprogramm die Meldung in der aktuell gültigen Form abgegeben hat. Ist dies nicht der Fall, wird die Meldung von der Annahmestelle abgewiesen.

Harter Umstieg nicht praxisgerecht

Da die meisten Änderungen zum Jahreswechsel anstehen, ist es für einige Arbeitgeber schwierig, Meldungen in der neuen Version bereits ab dem 1.1. abzugeben. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber das Jahreswechselrelease zeitnah einspielt. Kommt der Arbeitgeber in Zeitverzug, würden in letzter Konsequenz seine Meldungen und Beitragsnachweise abgewiesen.

Kompromisslösung auf Grundlage einer Amnestieregelung

Rechtlich wäre die Abweisung nicht zu beanstanden, da eine Meldung in der alten Version nicht mehr dem aktuellen Recht entspricht. Dennoch zeigen sich die Krankenkassen kompromissbereit und billigen den Arbeitgebern im Rahmen einer Amnestieregelung zu, Meldungen bis zu drei Monate nach dem Versionswechsel noch in der alten Form zu übersenden. Damit haben Arbeitgeber ausreichend Zeit für den Wechsel.

Amnestieregelung führt zu Mehraufwand

Es darf allerdings nicht verkannt werden, dass dieser Kompromiss für die Krankenkassen nicht ganz "schmerzfrei" ist. Solange der Arbeitgeber die alte Version nutzt, fehlen der Krankenkasse die neuen Daten, auf deren Grundlage die Ergänzungen im Meldeverfahren erfolgten. Beim letzten Versionswechsel im Arbeitgeber-Meldeverfahren zum Jahreswechsel war dies zum Beispiel die neue Angabe über Saisonarbeitnehmer. Aufgrund der Amnestieregelung war es bis zum 31.3.2018 möglich, dass die Krankenkasse trotz rechtlicher Meldeverpflichtung des Arbeitgebers diesen neuen Wert nicht erhält, sofern der Arbeitgeber die Meldung in der alten Version abgab.

Kein Bedarf an einer derart langen Übergangszeit

Mittlerweile wird deutlich, dass Arbeitgeber in aller Regel die volle Übergangsfrist nicht ausschöpfen. Der erste Monat – in der Regel also der Januar – wird genutzt; vereinzelt noch der Februar. Die Ursache ist möglicherweise, dass die Rückantworten der Krankenkassen ungeachtet der Amnestieregelung ab dem Zeitpunkt des Versionswechsels nur noch in der neuen gültigen Version erstellt werden. Insoweit ist jeder Arbeitgeber gehalten, zeitnah das neue Release einzuspielen.

Amnestieregelung angemessen verkürzen

Vor diesem Hintergrund soll auch bei kommenden Versionswechseln die Amnestieregelung nicht aufgegeben – allerdings auf ein angemessenes Maß reduziert werden. Konkret wird derzeit überlegt, die Übergangszeit auf einen Monat zu reduzieren.