In der Vertrauensarbeitszeit verzichtet der Arbeitgeber auf den Nachweis der vom Arbeitnehmer geleisteten Arbeitszeit. Wie kann unter dieser Voraussetzung noch die Nachweispflicht erfüllt werden?
§ 16 ArbZG schreibt vor, dass der Arbeitgeber die über die Arbeitszeit des § 3 Satz 1 ArbZG (= 8 Stunden pro Werktag) hinausgehenden Arbeitszeiten der Menge nach aufzeichnet, diese Aufzeichnungen 2 Jahre aufbewahrt und im Überprüfungsfall der Aufsichtsbehörde (dies sind in der Regel die staatlichen Gewerbeaufsichtsbehörden oder Ämter für Arbeitsschutz) zugänglich macht.
Der betriebsseitige Verzicht auf Arbeitszeiterfassung entbindet nicht von dieser Verpflichtung des Arbeitgebers, die gesetzlich gebotenen Aufzeichnungen zu führen. Der Arbeitgeber kann sich aber des Arbeitnehmers bedienen, um die Aufzeichnungen anzufertigen. Das geschieht im Übrigen auch in den meisten Zeiterfassungssystemen, bei deren Nutzung vorausgesetzt wird, dass der Arbeitnehmer das Gerät korrekt bedient.
In der Praxis kann dies dadurch erfolgen, dass in Mitarbeiterinformationen regelmäßig auf die arbeitszeitgesetzliche Aufzeichnungspflicht hingewiesen und den Mitarbeitern (zum Beispiel im Intranet) ein geeignetes Formular zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung gestellt wird. Zudem sollten regelmäßig stichprobenartige Kontrollen durchgeführt werden.
Eine bestimmte Form der Aufzeichnung ist nicht vorgeschrieben. Es ist also für die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht ausreichend, dass der Arbeitnehmer an den Tagen, an denen er eine Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden (zuzüglich Pausen) geleistet hat, eine entsprechende Notiz in einem Formular, das auch digital geführt werden kann, macht.