Die flexible Arbeitszeit erspart dem Arbeitgeber nur dann Personalkosten, wenn das mit den Verträgen abzudeckende Arbeitsvolumen dem tatsächlichen Bedarf genau entspricht.
Wird das Gesamtvolumen zu hoch angesetzt, so muss unter dem Gesichtspunkt des Annahmeverzuges Arbeitszeit bezahlt werden, für die Arbeit nicht vorhanden war.
Soll das Volumen für die Folgezeiträume reduziert werden, ist dies nur über eine betriebsbedingte Änderungskündigung möglich, bei der eine Sozialauswahl durchzuführen ist. Ein derart aufwendiges und schwieriges Verfahren sollte der Arbeitgeber nach Möglichkeit vermeiden.
Bei der Ermittlung des erforderlichen Gesamtstundenvolumens sollte der Arbeitgeber deshalb von zurückhaltenden Annahmen ausgehen.
Werden die auf Aushilfszwecke entfallenden Stunden z.B. für die vergangenen drei Jahre überprüft, so wird man den Bedarf an flexiblem Arbeitsvolumen an der unteren Grenze des durchschnittlichen jährlichen Aushilfsbedarfs orientieren.
Wird gegen Ende des Jahres festgestellt, dass das mit den Teilzeitkräften vereinbarte Volumen nicht ausreicht, kann das Stundenvolumen einverständlich aufgestockt werden. Da die flexiblen Arbeitskräfte meist auch in den letzten Monaten des Jahres arbeiten wollen, sich zudem für sie durch eine Volumenerweiterung eine höhere Vergütung ergibt, wird der Arbeitgeber die Zustimmung der Mitarbeiter in der Regel erhalten.
Die Erfahrung zeigt, dass bei genauer Ermittlung des tatsächlich notwendigen Arbeitsvolumens und zurückhaltender Stundenvereinbarung nahezu keine Arbeitsstunde bezahlt werden muss, die nicht gearbeitet wurde.
Die Flexibilität von insgesamt 20 % des vereinbarten Volumens, die erreicht wurde über eine Vereinbarung von 10 % Mehrarbeitsleistung und der Übertragungsmöglichkeit nicht abgerufener Arbeitsstunden in Höhe von 10 %, reicht regelmäßig aus, um nicht vorhersehbare Volumenschwankungen abzudecken.
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