Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten bei der Beschäftigungsbehörde oder der zuständigen Abrechnungsstellezu beantragen. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Tag nach Dienstreiseende. Bei nicht ausgeführten Dienstreisen beginnt die Ausschlussfrist mit Ablauf des Tages, an dem dem Beschäftigten bekannt wird, dass die Dienstreise nicht durchgeführt wird. Ein gewährter Abschlag (grundsätzlich 80 v.H. der zu erwartenden Reisekostenvergütung, sofern diese 200 EUR übersteigt) ist zurückzuzahlen, wenn die Reisekostenvergütung nicht binnen der Ausschlussfrist beantragt wird.
Ein Verzicht (auch in Form einer Nichtbeantragung) kann die gesamte Reisekostenvergütung oder Teile von ihr erfassen (z.B. die Benutzung der zustehenden 1. Wagenklasse, das Tagegeld), ist aber nur wirksam, wenn er freiwillig erfolgte, also vom Arbeitgeber nicht aufgezwungen wurde.
Nach § 3 Abs. 1 BRKG brauchen dem Reisekostenantrag die Belege zwar nicht beigefügt werden, sind jedoch auf Verlangen der zuständigen Stellen bis zum Ablauf von sechs Monaten nach der Antragstellung vorzulegen. Geschieht dies nicht, kann der Antrag hinsichtlich der nicht belegten Aufwendungen zurückgewiesen werden
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