Personalakten (§ 13 BAT) / 5.1 Innerbetriebliche Vertraulichkeit

Wie kann man dieses Gebot der Vertraulichkeit konkret umsetzen?

• Gebot der sorgfältigen Verwahrung;

  (Aufbewahrung in besonders gesicherten Schränken)

• besonderer Schutz sensibler Daten;

  so sollten z.B. medizinische Gutachten nicht offen in der Personalakte liegen. Das mindeste ist die Aufbewahrung in einem geschlossenen Umschlag mit der Verpflichtung, jedes Öffnen zu dokumentieren. Noch besser ist die getrennte Aufbewahrung im Stahlschrank. Oder: Beihilfeakten sind getrennt aufzubewahren. Da die Personalakte zu verschiedenen Anlässen herangezogen wird, ist sicherzustellen, daß weder ein unzuständiger Mitarbeiter noch ein zuständiger Mitarbeiter von sensiblen Daten Kenntnis nehmen kann, die er für seine Sachbearbeitung nicht benötigt.

• bei EDV abgestufter Zugang

• keine allgemeine Zugänglichkeit

  Einsichtsrecht haben Behördenleiter, Personalleiter, Personalsachbearbeiter, jeweilige Abteilungsleiter. Der unmittelbare Vorgesetzte insoweit, als er bestimmte Kenntnisse für eine verantwortungsvolle Personalführung benötigt. Dies hängt insbesondere davon ab, in welchem Umfang ihm die Personalführung delegiert wird. Leiter anderer Abteilungen bei anstehender Versetzung, soweit dies für die Personalbeurteilung und -entscheidung erforderlich ist. Kein eigenständiges Einsichtsrecht haben der Betriebsrat, Personalrat und der Datenschutzbeauftragte.

• möglichst wenig Sachbearbeiter;

• vertrauliche Behandlung durch den Sachbearbeiter (§ 9 BAT).

  Werden die erforderlichen Schutzmaßnahmen bei der Führung der Personalakte unterlassen, so liegt hierin eine Verletzung des Persönlichkeitsrechtes und nicht erst dann, wenn Unbefugte Kenntnis nehmen.