Personalakten (§ 13 BAT) / 4.1 Zur Personalakte gehören u.a.

• Bewerbungsunterlagen nach Einstellung
• Unterlagen über die Bewerbung eines Arbeitnehmers um eine andere Stelle beim gleichen Arbeitgeber. Werden alle Bewerbungen aus Gründen der Zweckmäßigkeit und Vertraulichkeit zu einem Stellenbesetzungsvorgang zusammengefaßt, ist in der Personalakte ein Hinweis aufzunehmen.
• Personalfragebogen
• Arbeitsvertrag und Änderungen
• Unterlagen über die Tätigkeit
• Notizen und Entwürfe, die einem zur Personalakte gelangendem Schriftstück vorausgehen, sofern sie aufbewahrt werden.
• Beurteilungen, nicht aber Berichte und Auskünfte, die der Vorgesetzte zur Vorbereitung der Beurteilung einholt.
• Beschwerden über das persönliche Verhalten im Dienst. Es empfiehlt sich, zunächst den Beschwerdevorgang gesondert in einer Beiakte zu führen. Erweist sich die Beschwerde als begründet, gelangt der Vorgang zur Personalakte, ansonsten ist er zu entfernen.
• Beschwerden über außerdienstliches Fehlverhalten sind nur in Ausnahmefällen und nur dann zur Personalakte zu nehmen, wenn entweder ein gewichtiger dienstlicher Bezug besteht oder die Nachprüfung gewichtige dienstlich relevante Aufschlüsse über die Persönlichkeit des Mitarbeiters ergibt.
• dienstliches/betriebliches Fehlverhalten
• außerdienstliches Fehlverhalten darf, auch wenn es auf das Arbeitsverhältnis ausstrahlt, nur in Ausnahmefällen in die Personalakte aufgenommen werden. Strafgerichtliche Verurteilungen, staatsanwaltschaftliche Ermittlungsverfahren oder die Verhängung eines Bußgeldbescheides sind in die Personalakte zu nehmen, es sei denn, daß es sich auf ein außerdienstliches Verhalten bezieht und offensichtlich kein Bezug zum Arbeitsverhältnis besteht.^[1]
• Vorgänge, die Zweifel an der politischen Treuepflicht des Angestellten begründen
• ärztliche Gutachten
• Vorgänge über die Beendigung.

[1] Vgl. hierzu die vom Arbeitgeberkreis der BAT-Kommission am 06.06.1979 beschlossenen Grundsätze über die Behandlung von Vermerken über strafgerichtliche Verurteilungen o.ä. am Ende des Stichworts als Anlage beigefügt.