Personalakte ist nicht nur das, was der Arbeitgeber als Personalakte bezeichnet oder dieser als Bei-, Neben- oder Sonderakte zuordnet (formeller Personalaktenbegriff). Personalakte ist vielmehr die Gesamtheit aller Unterlagen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und die in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (materieller Personalaktenbegriff).
Unerheblich ist, ob diese Unterlagen in Haupt- oder in Nebenakten geführt werden, ob sie an verschiedenen Stellen in Dienststelle oder Betrieb aufbewahrt werden, ob sie in herkömmlicher Form als Schriftstücke abgeheftet, in Karteiform geführt, auf Lochkarten gestanzt, auf Mikrofilm aufgenommen oder in EDV-Anlagen in Form von Personalinformationssystemen gespeichert werden.
Die Herausnahme einer Unterlage aus der offiziellen Personalakte beseitigt nicht das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers.
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