Dienstreise (§ 17 Abs. 2 BAT) / 6 Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise

Grundvoraussetzung für das Zustandekommen einer vergütungsfähigen Dienstreise ist deren schriftliche oder elektronische Anordnung oder Genehmigung durch die dafür zuständige Stelle. Zuständig ist in der Regel die Behörde, die auch die Reisekostenvergütung festsetzt; es sind aber durchweg nicht dieselben Personen. Für die Anordnung oder Genehmigung ist der Behördenleiter oder der von ihm beauftragte Bedienstete zuständig.

Ohne Anordnung oder Genehmigung kommt keine vergütungsfähige Dienstreise zustande. Dies gilt nicht, wenn nach dem Amt des Angestellten oder nach dem Wesen des Dienstgeschäfts keine Anordnung oder Genehmigung in Betracht kommt oder eine allgemeine Anordnung erfolgt. Dasselbe gilt, wenn die Schriftform (für Dienstreisen) nicht eingehalten wurde. Die Anordnung oder Genehmigung ist nicht nur entscheidend für die Reisekostenvergütung, sondern auch für versorgungsrechtliche Ansprüche, Schadenersatz und für die Frage eines schuldhaften ungenehmigten Fernbleibens vom Dienst.

Nach dem Amt des Bediensteten kommt eine Anordnung oder Genehmigung insbesondere bei den Leitern der Behörde, Einrichtung usw. in Betracht, die zumeist keinen Vorgesetzten haben. Nach dem Wesen des Dienstgeschäfts scheidet eine Anordnung oder Genehmigung aus bei Personen, die nicht weisungsgebunden bei der Ausübung ihrer dienstlichen Aufgaben sind oder die fast ausschließlich eine gleichförmige Außendiensttätigkeit verrichten (z. B. Angestellte im Prüfungs- und Vollziehungsdienst, Boten, Sozialarbeiter)

Es ist zulässig, Dienstreisen allgemein, d. h. bestimmte Dienstreisen anzuordnen, was ebenfalls schriftlich zu geschehen hat. Dies kommt insbesondere bei gleichartigen Dienstgeschäften an demselben Geschäftsort oder im selben Bezirk oder nach Amt und Funktion des Bediensteten in Betracht. Die allgemeine – auch der Verwaltungsvereinfachung dienende – Anordnung darf auf bestimmte Reisen (z. B. innerhalb eines Landes oder auf Inlandsdienstreisen) beschränkt werden. Eine allgemeine Anordnung scheidet aus, wenn nach dem Amt des Bediensteten eine Anordnung oder Genehmigung im Einzelfall ohnehin entfällt.

Eine Anordnung liegt vor, wenn die Initiative für eine Dienstreise allein vom Arbeitgeber ausgeht. Bei einer Genehmigung wird ein Reisevorhaben des Angestellten von der Verwaltung gebilligt. Die Genehmigung einer Dienstreise kann – schriftlich – auch nach deren Ausführung erfolgen, z. B. anlässlich eines bei Gefahr im Verzuge durchgeführten Dienstgeschäfts (z. B. bei Sicherungsmaßnahmen nach einem Ölunfall).

Die Anordnung (sie wird durchweg vor Antritt der Dienstreise erteilt) oder Genehmigung einer Dienstreise dient dazu, deren dienstliche Notwendigkeit (Erfordernis) anzuerkennen und deren Dauer und Umfang unter Beachtung des Sparsamkeitsgrundsatzes festzulegen. Dabei soll von vornherein auch ausgeschlossen werden, dass in den privaten Bereich fallende oder auf nicht akzeptablen Vorstellungen des Dienstreisenden hinsichtlich der Durchführung der Dienstreise beruhende (Mehr-)Kosten erstattet werden. Insofern wird mit der Anordnung oder Genehmigung eine Vorentscheidung über die zustehende Reisekostenvergütung getroffen. Auch bei einer allgemeinen Anordnung oder Genehmigung ist sicherzustellen, dass die vorstehenden Grundsätze beachtet werden. Ist eine Anordnung oder Genehmigung widerrechtlich erfolgt, berührt das nicht den Anspruch auf Ersatz der Reisekosten, der allerdings als Schadenersatzanspruch zu verwirklichen ist.

Besondere Sorgfalt hat angesichts der Kostenfolgen bei der Anordnung von Auslandsdienstreisen zu erfolgen. Dasselbe gilt, wenn Dienstreisen mit Privatreisen oder privaten Aufenthalten am auswärtigen Geschäftsort verbunden werden oder eine repräsentative oder gesellschaftliche (Mit-)Veranlassung für die Reise vorliegt.

Bei beantragten Dienstreisen kann der Arbeitgeber unter Hinweis auf fehlende Haushaltsmittel die Genehmigung versagen. Dagegen kann die Gewährung von Reisekostenvergütung zu angeordneten oder genehmigten Dienstreisen wegen fehlender Haushaltsmittel nicht verweigert werden.