Excel-frei als Challenge

Frau Magin-Kohl, Ihr Unternehmen wurde mit dem Projekt "Vom T-Rex zum Doozer" Gesamtsieger bei den Digitalpionieren der Wohnungswirtschaft 2025. Was hat es mit diesem T-Rex denn auf sich?

Franziska Magin-Kohl: Wir kommen aus einer sehr analogen Welt, zwangsläufig, weil wir mit unterschiedlichen ERP-Systemen unterwegs waren. Für die Beauftragung der Leerwohnungssanierung mit unseren Generalunternehmern haben wir uns Tools überlegt, die meistens Excel-basiert waren. Wir haben Templates programmiert, um die Bedarfe aufzunehmen und die Aufträge herauszugeben.

Das Excel-Template für die Wohnungssanierung haben wir liebevoll T-Rex getauft – weniger wegen des Dinosauriers, sondern weil es so ein großes Template war und sehr aufwändig in der Bedienung. Mit der Einführung von "Doozer" sind wir dann vom Dinosaurier in die heutige Welt gegangen.

Zeitersparnis durch digitale Prozesse

Wie funktioniert die digitalisierte Leerstandssanierung mit der Plattform konkret?

Früher sind unsere Vermieter bei der Vorabnahme oder bei der Endabnahme in die Wohnung gegangen und haben gesagt, was sie für die Vermietung brauchen. Der Techniker musste dann nochmal in die Wohnung, um die technischen Bedarfe aufzunehmen. Die wurden zurück im Büro in die Excel-Liste eingegeben. Am Ende kam ein Preis heraus. Wir mussten schauen, rechnet sich das überhaupt mit den zu erzielenden Mieten? Dann erst folgten Freigabestufen.

Heute gehen unsere Vermieter in die Wohnung und können vor Ort mit dem Tablet, wie beim Bestellen mit Amazon, einfach auswählen, was sie brauchen. Die Flächen und Mengen werden automatisch ermittelt. Produkte, die sie benötigen sind hinterlegt – "einzelne Wände streichen", "Mieterbelastung" und so weiter. Sie können das in der Wohnung aufnehmen, abschicken und direkt in den Freigabeprozess geben. Wir verlieren keine wertvolle Zeit und müssen keine großen Datenmengen mehr per E-Mail durch die Gegend schicken.

Digitale Workflows funktionieren nur, wenn alle mitziehen. Wie reagiert Ihr Team auf die Veränderungen – und was tun Sie, wenn jemand nicht mitgenommen werden will?

Veränderung schafft nicht immer Freude. Ich freue mich über Veränderung und den Weg nach vorne. Aber es gibt auch Menschen, bei denen Veränderungen Angst und Unbehagen auslöst. Die Vermieter wurden geschult, auch direkt in den Wohnungen.

"Doozer" war vor Ort. Wir haben sehr viel Zeit investiert. Doch auch anderthalb Jahre nach der Einführung müssen wir feststellen, dass es noch Kolleginnen und Kollegen gibt, die sich schwer damit tun und das ablehnen.

Man muss sich davon verabschieden, dass bei einer Veränderung, bei der Aufgabenschwerpunkte von einer Funktion auf eine andere verlagert werden, alle "Hurra" schreien und mitlaufen. Das ist eine Veränderung im Berufsbild und braucht seine Zeit.

Dies ist ein redaktionell bearbeiteter Auszug aus dem Podcast mit Franziska Magin-Kohl.

Die komplette L'Immo-Folge mit Franziska Magin-Kohl

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