Wie Wohnungsunternehmen bilanzieren müssen

Ab 2025/26 ändern sich für Wohnungsunternehmen gleich mehrere Grundlagen der Rechnungslegung. Die neue Verordnung über die Gliederung des Jahresabschlusses von Wohnungsunternehmen (JAbschlWUV) ersetzt die bisherigen Formblätter und schreibt eine eigene Struktur für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung vor.

Parallel dazu wurde die Stellungnahme des Instituts der Wirtschaftsprüfer zur Abgrenzung von Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten bei Gebäuden in der Handelsbilanz grundlegend überarbeitet und gilt erstmals für Abschlüsse ab 1.1.2026. 

Für Buchhaltung, Rechnungswesen und kaufmännische Geschäftsführung in der Wohnungswirtschaft bedeutet das: Der Jahresabschluss bleibt eine Pflichtaufgabe, aber an den Rahmenbedingungen ändert sich einiges. Konten, Prozesse und Bewertungen müssen daran angepasst werden. 

GdW-Neuauflagen für die Wohnungswirtschaft

Der GdW Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen vertritt rund 3.000 Wohnungsunternehmen mit etwa sechs Millionen Wohnungen und damit einen erheblichen Teil des Mietwohnungsbestands in Deutschland. Wenn der Spitzenverband seine Standardwerke überarbeitet, hat das für die Praxis Gewicht: Die neuen Auflagen zum Kontenrahmen und zur Rechnungslegung werden in vielen Unternehmen zur wichtigsten Orientierung für Buchung und Abschluss. 

Die beiden Werke liefern keine neuen Gesetze, aber sie übersetzen die gesetzlichen Vorgaben und fachlichen Stellungnahmen in ein konsistentes Konzept für die Wohnungswirtschaft – von der Kontenstruktur bis zur Offenlegung.

Kontenrahmen: Zuordnung zur neuen Bilanzstruktur 

Konten an die neue Gliederung anpassen 

Mit der neuen JAbschlWUV wurde die Gliederung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung gezielt auf die Besonderheiten von Wohnungsunternehmen zugeschnitten. Entsprechend musste auch der wohnungswirtschaftliche Kontenrahmen angepasst werden.

Die neue Auflage des Kommentars zum Kontenrahmen der Wohnungswirtschaft ordnet die Konten der aktuellen Bilanz- und GuV-Struktur zu und erläutert, welche Geschäftsvorfälle in welche Position einfließen. 

Einheitliche Kontierung und mehr Nachvollziehbarkeit 

Für die Praxis bedeutet das: Kontenpläne können an der offiziellen Gliederung ausgerichtet werden, Buchungen werden innerhalb des Unternehmens einheitlicher und Abstimmungsschleifen mit Prüfern gehen deutlich zurück.

Gleichzeitig steigt die Nachvollziehbarkeit für interne Revision, Aufsichtsrat und finanzierende Banken. Gerade in größeren Beständen, in denen mehrere Standorte mit unterschiedlichen Kontierungsgewohnheiten arbeiten, schafft der überarbeitete Kontenrahmen damit einen gemeinsamen Referenzpunkt. 

Rechnungslegung: Vordrucke, Abgrenzung, Offenlegung

Die Erläuterungen zur Rechnungslegung der Wohnungsunternehmen bilden das zweite Standbein der neuen GdW-Auflagen. Sie setzen an drei Stellen an, die für den Jahresabschluss besonders sensibel sind:

Vordrucke für Bilanz, GuV und Anhang 

Die Muster werden an die neue JAbschlWUV angepasst und auf den Stand der aktuellen Rechtslage gebracht. Wer diese Formate nutzt, arbeitet von Beginn an in der Struktur, in der der Abschluss später auch offengelegt wird – Umbauten kurz vor Abgabe lassen sich vermeiden. 

Abgrenzung von Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten 

Die überarbeitete IDW-Stellungnahme konkretisiert, welche Maßnahmen – etwa energetische Sanierungen oder Klimaschutzinvestitionen – künftig als Herstellungskosten zu aktivieren sind und welche als laufender Aufwand behandelt werden dürfen. Das hat direkte Auswirkungen auf Ergebnis, Eigenkapital und Kennzahlen. 

Offenlegung und Nachberichterstattung 

Durch EHUG und die fortschreitende Digitalisierung der Unternehmensregister werden Verstöße gegen Offenlegungspflichten konsequenter sanktioniert; Ordnungsgelder sind möglich, wenn Unterlagen verspätet oder gar nicht eingereicht werden. Die Erläuterungen zeigen, welche Fristen und Inhalte Wohnungsunternehmen im Blick behalten müssen. 

Für kaufmännische Leitungen bedeutet das: Der Jahresabschluss ist nicht mehr nur eine technische Aufgabe, sondern Teil der Risikosteuerung.

Was sich bei Rechnungswesen und Buchhaltung ändert 

Mit den neuen GdW-Auflagen beginnt für viele Teams im Rechnungswesen zunächst eine Bestandsaufnahme. Kontenpläne und Kontierungsrichtlinien müssen daraufhin geprüft werden, ob sie zur aktuellen Struktur von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung passen. In der Praxis zeigt sich dabei oft, dass gewachsene Kontenrahmen nicht mehr vollständig mit der neuen Gliederung übereinstimmen und einzelne Sachverhalte unterschiedlich verbucht werden. 

Gleichzeitig rückt die Behandlung von Investitionen stärker in den Fokus. Sanierungen, Modernisierungen und ESG-Maßnahmen müssen vor dem Hintergrund der neuen Abgrenzung von Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten neu bewertet werden. Entscheidungen, die bislang vor allem auf Erfahrungswissen beruhten, brauchen jetzt eine klar dokumentierte Grundlage.  

Dazu kommt die Frage, ob Abläufe, Checklisten und Dokumentation mit den aktuellen Vordrucken, Fristen und Offenlegungspflichten Schritt halten. Viele Wohnungsunternehmen nutzen den nächsten Abschlusszyklus deshalb, um ihre internen Unterlagen systematisch an den aktualisierten GdW-Standard anzupassen – idealerweise gestützt auf eine zentrale Fachdatenbank, auf die alle Beteiligten zugreifen können.

Was Wohnungsunternehmen jetzt konkret tun sollten 

Kurzfristig geht es für Wohnungsunternehmen darum, die neuen Vorgaben auf das eigene Haus zu übertragen. Buchhaltung, Rechnungswesen und Geschäftsführung sollten gemeinsam prüfen, welche Teile des Kontenrahmens anzupassen sind, welche Investitionsprojekte von der neuen Abgrenzung zwischen Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten betroffen sind und an welchen Stellen im Ablauf der Offenlegung noch Unsicherheiten bestehen. Auf dieser Grundlage lassen sich Prioritäten für den kommenden Jahresabschluss festlegen und erste Anpassungen im laufenden Prozess verankern. 

Mittelfristig empfiehlt es sich, Kontenrahmen, Arbeitsanweisungen und Dokumentationsstandards an den aktualisierten GdW-Vorgaben auszurichten und dieses Wissen gebündelt verfügbar zu machen. Sinnvoll ist eine zentrale Fachdatenbank, in der Kontierungshilfen, Beispiele, Checklisten und interne Richtlinien zusammenlaufen, damit Buchhaltung, Controlling, Revision und Geschäftsleitung mit dem gleichen Informationsstand arbeiten und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden können.

So entwickelt sich aus einer formalen Pflichtaufgabe ein strukturierter Standardprozess: Der Jahresabschluss wird transparenter, Diskussionen mit Prüfern lassen sich verkürzen und die Berichterstattung gegenüber Aufsichtsgremien und Finanzierungspartnern gewinnt an Sicherheit.