Hausverwaltung zum Pauschalpreis?

Herr Kaßler, wie wirkt sich der Fachkräftemangel im operativen Alltag aus?

Martin Kaßler: Die Auswirkungen treffen die Handlungsfähigkeit der Verwaltungen direkt. Bei dauerhaft überschrittenen Kapazitäten geht es nicht mehr nur um höheren Arbeitsdruck, sondern um verlässliche Aufgabenerledigung. Über 55 Prozent unserer befragten Verwaltungen bearbeiten Anfragen nicht mehr konsequent. Kommunikation wird reaktiv, Bearbeitungszeiten werden länger, Prioritäten verschieben sich. Gleichzeitig nehmen regulatorische Anforderungen zu, Sanierungen werden vertagt, Risiken sowie Fehler- und Haftungsgefahren nehmen zu. Das ist eine systemische Überlastung, keine vorübergehende Schieflage.

Warum stößt die klassische Fachkräftegewinnung an ihre Grenzen?

Sie stößt an Grenzen, weil Fachkräfte Arbeitsbedingungen, Verantwortung und Belastung nüchtern abwägen. Flexible Arbeitsmodelle helfen punktuell, ersetzen aber keine fehlende Kapazität. Ein dauerhaft unterbesetztes und haftungsintensives Berufsumfeld bleibt unattraktiv.

Hausverwaltung: Digitalisierung als Effizienzmotor

Kann nicht die bessere Digitalisierung im Verwalteralltag helfen bei der Kosten-Nutzen-Analyse (und auch beim Image)?

Sie wird oft als Ausweg genannt. Digitalisierung ersetzt keine Fachkräfte, steigert aber immerhin die Effizienz vorhandener Kapazitäten. Ihr Nutzen zeigt sich besonders in Engpassbereichen wie Buchhaltung und bei Eigentümerversammlungen. Am Beispiel der Buchhaltung wird der Effekt konkret: In einer Verwaltung mit rund 1.000 Einheiten fallen modellhaft etwa 4.000 Rechnungen pro Jahr an. Ihre manuelle Bearbeitung verursacht rund 75 Arbeitstage. Digitale Prozesse senken den Aufwand enorm auf circa eine Minute pro Rechnung. Dadurch sind Einsparungen von rund 66 Arbeitstagen pro Jahr je 1.000 Einheiten möglich.

Was ist mit virtuellen Eigentümerversammlungen?

Die senken zusätzlich den Aufwand beim Personal und für die Nachbearbeitung. Digitalisierung macht insofern den Verwalterberuf attraktiver – sie erfordert zunächst allerdings nicht unerhebliche Investitionen, Schulung und angepasste Prozesse. Unser aktuelles VDIV-Barometer 2026 zeigt, dass 72 Prozent aller Befragten in ihre IT investiert haben. Das zeigt, dass die Unternehmen erkannt haben, dass dies der wirksamste Hebel zu mehr Effizienz ist und auch die Attraktivität unserer Branche steigert.

Verwalter: Vergütung als Überlebensfrage

Am Drehen der Vergütungs-Stellschraube führt aber kein Weg vorbei?

Arbeitsinhalte und Verantwortung haben sich in den vergangenen Jahren deutlich ausgeweitet, geprägt von den Themen Sanierung, Energie, Regulierung und Risikosteuerung. Diese Leistungen für WEG sind langfristig nur tragfähig, wenn sie wirtschaftlich abgebildet werden können. Entsprechend nennen in unserer Umfrage 49,2 Prozent der befragten Verwaltungen eine höhere Vergütung als wichtigste Maßnahme für wirtschaftliche Stabilität.

Neuerdings werden Pauschalpakete – von preiswert bis all inclusive – angeboten. Ein Vergütungsmodell der Zukunft?

Pauschalpreise für zuvor genau definierte Leistungen sind für beide Seiten – Verwaltungen und Eigentümergemeinschaften – klar kalkulierbar, fair und transparent. Mit dieser Form der Leistungsaufstellung kann jeder Kunde sofort sehen, was er für sein Geld bekommt und was eben nicht. Ein Beispiel: Eine kleine WEG mit sieben Wohneinheiten bucht das günstigere Basispaket "M", das u.a. die Einladung zur Eigentümerversammlung beinhaltet. Das Organisieren und Durchführen derselben obliegt aber dann der Gemeinschaft. Entscheidet sich die WEG dagegen, zahlt sie in der nächsthöheren Kategorie eben mehr und bekommt als Versammlungsleiter den Verwalter.

Pauschalpakete: Transparenz für beide Seiten

Ist nach diesem Modell ein Wechsel eines Pakets möglich?

Natürlich. Ist nach einigen Jahren eine Dachsanierung für eine "Klein-WEG" fällig, kann der Kunde vorab problemlos in das Paket "L" umsteigen, das dann für einen höheren Pauschalpreis im Monat diese Aufgaben der Sanierungsvorbereitung und -betreuung bis hin zur Abrechnung übernimmt. Das scheint mir ein vernünftiger Weg für Verwalter ebenso wie für die kleineren WEG zu sein, die so weiterhin eine professionelle Verwaltung erhalten und am Ende nicht verwalterlos dastehen. Ob dies für jede Verwaltung ein gangbarer Weg ist, entscheidet sich in der Praxis. Aber letztlich ist es wie mit der Eigentümerversammlung: virtuell, hybrid oder in Präsenz – die Vertragsparteien legen fest, was für sie das Beste ist.

Dieses Interview stammt aus der Ausgabe 02/2026 der "Immobilienwirtschaft".

Dies könnte Sie auch interessieren: 

Trendbook: Digital Guide Real Estate

WEG-Recht: Urteil des Monats und mehr

IW 0326 Wohnung wird Büro wird Wohnung?