Haufe launcht KI-Assistent für Immobilienverwalter

Die Herausforderungen in der Immobilienverwaltung sind vielfältig und nehmen stetig zu. Personalmangel, ein hoher Arbeitsanfall sowie steigender Zeit- und Kostendruck prägen den Alltag vieler Verwalterinnen und Verwalter. Gleichzeitig wächst die Komplexität durch gesetzliche Neuerungen, Reformen, Fristen und steigende Anforderungen von Eigentümern und Mietern. Haufe bringt nun eine Anwendung auf den Markt, die diesen Belastungen begegnet und Immobilienverwaltungen entlastet: Den CoPilot RE– einen digitalen Assistenten auf Basis von Künstlicher Intelligenz.

Die Ausgangslage: Komplexität und Überforderung

Immobilienverwalterinnen stehen heute vor einer Vielzahl an Aufgaben, die neben organisatorischen Tätigkeiten auch umfassendes juristisches Wissen erfordern. Ob es um die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs), die Kommunikation mit Mietern oder Fragen zur Verwaltervergütung geht – stets sind aktuelle Gesetze, Urteile oder Reformen im Blick zu behalten. Besonders anspruchsvoll ist dabei das Zusammenspiel aus sich wandelnden gesetzlichen Vorgaben und individuellen Erwartungen seitens der Eigentümer oder Mieter.

Die zunehmenden Anforderungen führen nicht selten zu Überforderung innerhalb des Teams: Mitarbeitende kämpfen mit hohen Arbeitslasten unter starkem Zeitdruck; gleichzeitig fehlen oft personelle Ressourcen, um den wachsenden Ansprüchen gerecht zu werden. Diese Faktoren erschweren nicht nur die operative Arbeit, sondern bergen auch das Risiko rechtlicher Fehler – etwa bei Fristenwahrung oder Vertragsgestaltung.

Der CoPilot als Lösungsansatz

Der neue CoPilot soll hier Abhilfe schaffen. Als integraler Bestandteil des Produkts “Haufe VerwalterPraxis Professional” und “Gold” bietet er Unterstützung bei sämtlichen Fragestellungen rund um die Immobilienverwaltung. Sein Ziel ist es, Verwaltern als zuverlässiger und rechtssicherer Partner zur Seite zu stehen und sie spürbar zu entlasten.

"Alltag erleichtern, Produktivität steigern" Wie können Immobilienverwalter von KI profitieren? Mit dem CoPilot RE für Immobilienverwaltungen bietet Haufe eine innovative Lösung, die auf rechtssicheren Daten basiert und Antworten sowie Dokumente liefert, die den Arbeitsalltag erleichtern. Im Interview erklärt Miron Schneckenberger, Teamleiter und Chefredakteur Immobilien & Recht, wie Kundenfeedback und der Wunsch nach mehr Effizienz den Entwicklungsprozess geprägt haben. Was hat Sie veranlasst, den CoPilot zu entwickeln? Wir wissen aus vielen Gesprächen mit Kunden in der Immobilienverwaltung, dass sie vor allem der Wunsch nach Arbeitserleichterung, Rechtssicherheit und mehr Effizienz umtreibt. Automatisierung und Digitalisierung bestimmen schon länger die Entwicklungen bei unseren Kunden. Die Entwicklung einer KI-basierten Lösung war da ein logischer Schritt. Zumal uns von Kunden immer wieder zurückgemeldet wurde, dass eine KI-Lösung, die auf unserer rechtssicheren Datenbasis Handlungsempfehlungen gibt und Dokumente erstellt, eine große Hilfe wäre. Welche Rückmeldungen haben Sie diesbezüglich von Ihren Testkunden erhalten? Das Ziel, Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern, erreichen wir. Gerade bei den rechtlichen Aspekten der Immobilienverwaltung gilt, dass er oft kleinteilig und mühsam zu überblicken ist – zumal viele Verwalter keine Juristen sind. Dass der CoPilot die Möglichkeit eröffnet, in einem Dialog verständlich formulierte Antworten auf rechtliche Fragestellungen zu erhalten, bietet einen wertvollen Nutzen. Vor allem, weil diese Antworten in die Kommunikation mit Eigentümern und Mietern übernommen werden können. Das erleichtert die Arbeit, so lautet das Feedback. Die Bandbreite an Aufgaben, die Immobilienverwalter übernehmen, von der Nebenkostenabrechnung über die WEG-Versammlung bis hin zur Steuerung von Sanierungsmaßnahmen ist enorm. Und KI kann helfen, die jeweiligen Aufwände zu reduzieren. Prompting, die Eingabe von Aufforderungen, ist die Grundlage dafür, generative KI sinnvoll zu nutzen. Bei manchen Anwendern ist die Hemmschwelle groß, sich auf dieses neue Feld zu begeben. Anwender können sich mit dem CoPilot im Dialog austauschen wie mit einem Arbeitskollegen. Das heißt, sie geben eine Frage ein, erhalten eine Antwort, können dann zu einzelnen Aspekten weitere Fragen stellen beziehungsweise Präzisierungen anfordern. Die KI verfeinert und vertieft dann ihre Antworten. Von einer eher allgemeinen Frage gelangt man so in wenigen Schritten zum Kern der Angelegenheit auf quasinatürlichem Weg. Niemand braucht umfangreiche Erfahrung mit KI oder gar Informatikwissen. Deshalb haben wir die Nutzeroberfläche auch schlicht gehalten, damit die Lösung so intuitiv wie möglich zu nutzen ist. Wie sind Sie bei der Entwicklung vorgegangen? In einem ersten Schritt haben wir uns noch einmal intensiv mit den Bedürfnissen unserer Kunden beschäftigt, um sicherzustellen, dass wir Antworten auf die relevanten Herausforderungen liefern. Die Redaktion hat dann die KI mit entsprechenden Fragen trainiert. Dort, wo diese Antworten noch nicht hundertprozentig waren, haben wir anhand unserer rechtlich geprüften Fachdatenbank nachgeschärft und die KI immer weiter trainiert. Eine verbreitete Sorge im Zusammenhang mit KI ist es, das sogenannte Halluzinieren, also dass die Technologie etwas vermeintlich Passendes zusammenphantasiert, wenn es keine richtige Antwort findet. Weil wir die KI aber ausschließlich mit unseren strukturierten, aktuellen und rechtssicheren Daten füttern, besteht diese Gefahr bei unserem CoPilot nicht. Dennoch sollte jede Antwort von einem Menschen auf Plausibilität geprüft werden. Der CoPilot ist Unterstützung, nicht Ersatz von menschlichem Denken und Handeln.

Im Kern bietet der CoPilot RE folgende Funktionen:

Die Anforderungen sind facettenreich. Seien es komplexe Mietrechtsfragen oder Themen aus dem Wohnungseigentumsrecht: Der CoPilot liefert passgenaue Antworten auf individuelle Fragestellungen und verweist zugleich auf weiterführende Quellen innerhalb von “VerwalterPraxis”, sodass Anwenderinnen und Anwender auf einfachem Weg einerseits tiefergehende Informationen erhalten können. Anderseits bietet er auch Hilfestellung, wenn man sich bei einem neuen Thema zunächst einen ersten Überblick verschaffen will.

1. Projekt- und Problemlöser: Von alltäglichen Verwaltungsaufgaben bis hin zu außergewöhnlichen Herausforderungen: Der CoPilot unterstützt gezielt bei Projekten wie Sanierungsmaßnahmen oder bei der Vorbereitung von Beschlüssen. 
2. Mustergenerator: Verträge, Anschreiben, Beschlussvorlagen oder Protokolle müssen häufig erstellt werden – eine zeitintensive Aufgabe im Verwaltungsalltag. Hier hilft der Mustergenerator mit sofort einsatzbereiten Vorlagen.
3. Vielfältiger Antwortgenerator: Egal, ob kurze Rückfragen eines Mieters oder umfangreiche Auskünfte gegenüber Eigentümer zum Miet- und Wohnungseigentumsrecht erforderlich sind – der Antwortgenerator erstellt sowohl präzise Kurzantworten als auch ausführliche Stellungnahmen.

Mehr Effizienz für mehr Zeit fürs Wesentliche

Hinter dem CoPilot steht eine von Haufe auf Grundlage von ChatGPT entwickelte KI. Mithilfe einfacher Prompts – Eingaben wie Fragen oder Aufforderungen – durchsucht die Technologie alle Inhalte von "VerwalterPraxis Professional" und "Gold" und liefert Antworten, die auf den rechtssicheren, von der Fachredaktion permanent überprüften Inhalten des Produkts, bestehen. Der CoPilot kann sowohl Antworten auf Fragen liefern als auch konkrete Arbeitshilfe leisten, etwa Schreiben zu Mieterhöhungen, Abmahnungen oder Kündigungen verfassen. Die KI unterstützt Verwalter aber beispielsweise auch bei der Vorbereitung von WEG-Eigentümerversammlungen.

Entscheidend dabei ist: Die KI arbeitet in einem geschlossenen System, das heißt die eingegebenen Daten verlassen das Produkt VerwalterPraxis nicht und gelangen nicht ins Internet. Der Datenschutz bleibt immer gewahrt.

Für Verwalter bedeutet dies nicht nur mehr Sicherheit im Umgang mit rechtlichen Fragestellungen; vielmehr schafft der digitale KI-Assistent Freiräume für jene Tätigkeiten, welche langfristig entscheidend sind für Erfolg und Kundenzufriedenheit in einem zunehmend herausfordernden Umfeld.

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