Mit digitalen Lösungen die Mietverwaltung optimieren

Schließlich gehören lästige "Trocken Brot-Aufgaben" oder die schlichte Vermittlung zwischen unterschiedlichen Parteien mit den richtigen technischen Lösungen der Vergangenheit an.

Mieterportale – selbst ist der Kunde

Das gängigste Beispiel der "digitalen Helfer" in der Mietverwaltung ist das Mieterportal. Diese zentralisierte Plattform für die Mieterkommunikation erlaubt es der Verwaltung beispielsweise, alle relevanten Dokumente im digitalen Raum zur Verfügung zu stellen – rechtssicher und datenschutzkonform. Diese können alle berechtigten Personen einsehen, zeit- und ortsunabhängig. Unnötiges Ausdrucken oder gar der Postversand entfallen. Zudem bieten hochwertige Portale den Mietern auch die Möglichkeit, untereinander zu kommunizieren. So kann ein Mieterportal nicht nur Kommunikationswege straffen und die Servicequalität der Verwaltung verbessern. Ganz nebenbei kann es auch das Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb der Wohngemeinschaft fördern.

Handwerkerplattformen – "Flüsterpost" war gestern

Eine Art "technische Pendent zum Mieterportal" findet sich im Handwerkerportal. Hier sind nicht nur die Adressdaten der wichtigen Ansprechpartner unterschiedlicher Gewerke hinterlegt. Eine Anbindung an das verwaltungseigene CRM-System ermöglicht den Austausch von Adressdaten sowie die automatisierte Dokumentation aller getätigten Vorgänge. Die vormals unumgängliche wechselseitige Informationsweitergabe zwischen Bewohner, Verwalter und Handwerker ist damit ebenfalls Geschichte. Doch die technische Entwicklung ist schon viel weiter. 

Chatbots übernehmen den Kundenkontakt

So sind spezialisierte Chatbots bereits zur wechselseitigen Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern in der Lage. Ein Beispiel: Ein Mieter ruft in seiner Hausverwaltung an, weil er seine Betriebskostenabrechnung verlegt hat. Der Chatbot prüft daraufhin selbstständig im System, ob die Abrechnung schon im Mieterportal zur Einsicht und zum Download bereitsteht. Ist dies der Fall, wird der Anrufer darüber informiert. Wendet dieser nun aber beispielsweise ein, dass er die Abrechnung dennoch schriftlich benötigt, teilt ihm der Chatbot mit, was die Beauftragung eines angeschlossenen Lettershops und der Versand der Abrechnung kosten. Nach Bestätigung des Anrufers wird der Lettershop automatisch beauftragt, die entsprechende Abrechnung auszudrucken und zu versenden. Die Adresse hierfür wird aus dem CRM-System übernommen. Alle Vorgänge werden zudem im System dokumentiert.

Dies ist natürlich nur einer von vielen möglichen Abläufen. Aber schon dieses eine Beispiel sollte zeigen: Die Zukunft der Verwaltung liegt in der erfolgreichen Digitalisierung und Automatisierung ganzer Prozessabläufe. Schließlich lassen sich damit die gleichen oder gar bessere Ergebnisse in einem Bruchteil der Zeit erzielen.

Weitere Informationen zur "Verwaltung der Zukunft“ finden Interessierte unter

www.domus-software.de.