In die Beschluss-Sammlung ist der Wortlaut aller Beschlüsse der Wohnungseigentümer, die in einer Wohnungseigentümerversammlung verkündet wurden, aufzunehmen. Unerheblich ist dabei, ob es sich um Beschlüsse handelt, die in einer ordentlichen oder in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung gefasst worden sind. Selbstverständlich sind auch die aufgrund einer Öffnungsklausel gefassten Beschlüsse in die Sammlung aufzunehmen, auch wenn diese zusätzlich der Eintragung ins Grundbuch bedürfen, um Rechtswirkung auch gegen Rechtsnachfolger zu entfalten, wie § 10 Abs. 3 Satz 1 WEG n. F. klarstellt. Wegen ihrer Bedeutung sollten derartige gesetzes- oder vereinbarungsändernde Beschlüsse hervorgehoben oder mit entsprechender Anmerkung in die Beschluss-Sammlung aufgenommen werden. Dies gilt erst recht für Beschlüsse auf Grundlage der gesetzlichen Öffnungsklausel des § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG n. F. Diese bedürfen zur Wirkung gegen Sondernachfolger von Wohnungseigentümern nämlich nicht der Eintragung ins Grundbuch.
Von maßgeblicher Bedeutung werden künftig Beschlüsse des teilenden Eigentümers sein. Gemäß § 9a Abs. 1 Satz 2 WEG n. F. entsteht die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nämlich mit Anlegung der Wohnungsgrundbücher. Insoweit entsteht zunächst die "Ein-Personen-Gemeinschaft" mit der Möglichkeit, "Ein-Personen-Beschlüsse" zu fassen.[1] Diese Beschlüsse sind wie andere Versammlungsbeschlüsse auch zu dokumentieren und zumindest in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen. Allerdings dürfte der teilende Eigentümer mit sich selbst wohl keine "Versammlung" durchführen, womit es sich im Regelfall um Beschlüsse des § 23 Abs. 3 WEG n. F. handeln dürfte.
Folgende Beschlüsse müssen eingetragen werden:
- alle Beschlüsse der Eigentümerversammlung, also auch sogenannte "Negativbeschlüsse". Bei Negativbeschlüssen handelt es sich um Beschlüsse, die einen Antrag ablehnen, weil die erforderliche Mehrheit fehlt. Negativbeschlüsse sind grundsätzlich anfechtbar[2];
- Beschlüsse, die unter dem TOP "Verschiedenes" oder "Sonstiges" gefasst wurden;
- selbstverständlich auch Beschlüsse gemäß § 28 Abs. Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 WEG n. F. bezüglich der Festlegung von Zahlungspflichten nach Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan sowie etwaige Entlastungsbeschlüsse, die sich in kurzer Zeit erledigen.
Hingegen müssen die sogenannten Geschäftsordnungsbeschlüsse, die sich jeweils in/mit der Eigentümerversammlung erledigen, nicht eingetragen werden. Diese sind allerdings nach wie vor in den neben der Beschluss-Sammlung zu führenden Niederschriften zu vermerken.
Auch Anlagen sind in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen!
Grundsätzlich kann in einem Beschluss zur Konkretisierung der getroffenen Regelung auch auf ein außerhalb des Protokolls befindliches Dokument Bezug genommen werden, wenn dieses zweifelsfrei bestimmt ist.[3] Ein derartiges Dokument muss sich dann aber auch in der Beschluss-Sammlung finden.
Auch wenn die Beschluss-Sammlung in elektronischer Form geführt wird, dürfte dies kein Problem darstellen, da Dokumente in Papierform gescannt werden können. Sollte dies im Einzelfall nicht möglich sein, sind die im Beschluss in Bezug genommenen Dokumente in einem gesonderten "Anlagen-Ordner" zur Beschluss-Sammlung zu führen. In der Beschluss-Sammlung selbst ist dann auf diese Anlage zu verweisen.
Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan
Auch wenn die "Rechenwerke" Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung nicht mehr Gegenstand der Beschlüsse nach § 28 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 WEG n. F. sein werden, sind dennoch auch die Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne in einer Anlage zur Beschlussfassung aufzunehmen. Ansonsten ist der Beschluss-Sammlung nämlich nicht zu entnehmen, welchen Inhalt der Beschluss mit Blick auf die von den Wohnungseigentümern zu leistenden Beitragsvorschüsse sowie endgültig zu leistenden Nachschüsse oder Guthaben hat.[4]
§ 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 1 WEG stellt auf "verkündete" und nicht auf "gefasste" Beschlüsse ab, weil die Verkündung des Beschlussergebnisses konstitutive Voraussetzung für die Existenz des Beschlusses ist.[5] Die mündliche Feststellung und Verkündung des Beschlussergebnisses ist dabei ausreichend.[6]
Eintragung "heilt" Nichtverkündung nicht
Für die Existenz und Wirksamkeit eines gefassten Beschlusses kommt es allein auf die Verkündung des Beschlusses in der Versammlung durch den Versammlungsleiter an. Die Protokollierung des Beschlusses und die Aufnahme in die Beschluss-Sammlung sind für dessen Wirksamkeit und Existenz nicht erforderlich. Die Protokollierung und Wiedergabe in der Beschluss-Sammlung können die Nichtverkündung eines Beschlusses durch den Versammlungsleiter auch nicht heilen. Fehlt es an der erforderlichen Verkündung des Beschlusses, so ist dieser als nicht existent zu betrachten, man spricht in einem solchen Fall auch von einem "Nichtbeschluss".
Der Beschluss ist in der Beschluss-Sammlung so wiederzugeben, wie er in der Versammlung gefasst und verkündet wurde. Daneben sind Datum und Ort der Eigentümerversammlung anzugeben. I...
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