Bis zum 30.6.2022 hatten Arbeitnehmer im Krankheitsfall spätestens nach dem 3. Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit diese gegenüber dem Arbeitgeber durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des behandelnden Arztes (in Papierform) nachzuweisen (§ 5 EntgFG). Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) wurden Bestandteil der Personalakte. Auch wenn in der AU der Krankheitsgrund nicht explizit angegeben wurde, konnte aus der Namensangabe des behandelnden Facharztes auf die Art der Erkrankung geschlossen werden. Damit enthielt die AU Gesundheitsdaten, die als "besondere Kategorien personenbezogener Daten" (Art. 9 DSGVO) einen höheren Schutz erforderten.
Seit dem 1.7.2022 wird die AU in einem digitalen Übermittlungsverfahren von den Krankenkassen an den Arbeitgeber übermittelt. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber keinen Papierausdruck der AU mehr vorzulegen. Zwar erhält der Arbeitnehmer von seinem behandelnden Arzt weiterhin ein Exemplar der AU in Papierform für seine persönlichen Unterlagen, dieses ist aber nicht dem Arbeitgeber vorzulegen.
Der Arbeitgeber erhält nach § 109 SGB IV von der Krankenkasse eine Meldung zum Abruf der AU. Die elektronische AU enthält folgende Daten:
- den Namen des Beschäftigten,
- den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit,
- das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
- die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung.
Der behandelnde Arzt wird dem Arbeitgeber nicht mehr mitgeteilt. Von den Aufsichtsbehörden gibt es noch keine Stellungnahme dazu, ob die elektronische AU – allein weil sich daraus der Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit ergeben – weiterhin zu den "besonderen Kategorien personenbezogener Daten" zählt.
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