1.5.1 Überblick
Gem. § 3 Satz 1 HeizkostenV muss eine Jahresabrechnung die Kosten, die der HeizkostenV unterfallen, nach ihren Maßstäben umlegen. Vor allem sind nur Umlageschlüssel maßgeblich, die konform mit der HeizkostenV festgelegt worden sind. Nach der ständigen Rechtsprechung entspricht allein eine den Anforderungen der HeizkostenV genügende Jahresabrechnung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung.[1] Dies gilt unabhängig davon, ob die Wohnungseigentümer durch Vereinbarung oder Beschluss abweichende Bestimmungen getroffen haben, da sich diese Verpflichtung unmittelbar aus § 3 Satz 1 HeizkostenV ergibt. Beschließen die Wohnungseigentümer z. B. Vor- oder Nachschüsse aufgrund einer Heizkostenabrechnung, die verbrauchsunabhängig orientiert ist, ist der Beschluss auf Anfechtung für ungültig zu erklären, aber nicht nichtig.[2]
1.5.2 Darstellung im Wirtschaftsplan: Umlage auf die jeweiligen Einheiten
Im Wirtschaftsplan sind die Kosten der Versorgung mit Wärme und Warmwasser als Ausgabe zu planen. Anzusetzen ist der Gesamtjahresverbrauch des Vorjahres. Der Einkaufpreis ist zu schätzen. Gab es keinen Vorjahresverbrauch, ist auch dieser zu schätzen. Bei den Einzelwirtschaftsplänen ist, soweit das möglich ist, vom Einzelverbrauch im Vorjahr auszugehen.
1.5.3 Darstellung in der Jahresabrechnung: Umlage auf die jeweiligen Einheiten
Der Gebäudeeigentümer hat nach § 6 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV die Kosten der Versorgung mit Wärme und Warmwasser auf der Grundlage der Verbrauchserfassung nach Maßgabe der §§ 7 bis 9 HeizkostenV auf die einzelnen Nutzer zu verteilen.
Gesamtjahresabrechnung
Die Kosten für Wärme und Warmwasser sind ohne Verteilung vollständig in die Gesamtjahresabrechnung nach dem Abflussprinzip als Ausgaben einzustellen.
Einzeljahresabrechnung
Die von § 6 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV verlangte Umlage auf die Einheiten (= Nutzer) findet in den Einzelabrechnungen statt. Dabei ist bei den Brennstoffen zu unterscheiden:
Verbrauchte Brennstoffe
Die Kosten für die verbrauchten Brennstoffe sind nach dem Umlageschlüssel in den Einzelabrechnungen umzulegen, der von den Wohnungseigentümern nach Maßgabe der HeizkostenV bestimmt wurde.
Nicht verbrauchte Brennstoffe
Die Kosten, vor allem für die noch nicht verbrauchten Brennstoffe, sind nach dem dafür bestimmten Umlageschlüssel oder subsidiär nach § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG umzulegen.[1]
Rechnungsabgrenzung
Haben die Wohnungseigentümer Heizöl, Gas oder Fernwärme in der Abrechnungsperiode zwar verbraucht, aber innerhalb dieser Periode nicht bezahlt, sind Rechnungsabgrenzungsposten entsprechend den im Vorjahr geleisteten Zahlungen für den Verbrauch im Abrechnungsjahr und entsprechend den im Abrechnungsjahr für den Verbrauch im Folgejahr geleisteten Zahlungen zu bilden. Denn insoweit handelt es sich um Kosten des Betriebs der Heizung i. S. d. § 7 Abs. 2 HeizkostenV, die unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung gerade für den Zeitraum abzurechnen sind, für den die Kosten angefallen sind.
Ausnahme vom Einnahmen-/Ausgabenprinzip
Für die Jahresabrechnung gilt der Grundsatz der Einnahmen-/Ausgabenrechnung in Form einer Gegenüberstellung aller in der abzurechnenden Wirtschaftsperiode getätigten Ausgaben und erzielten Einnahmen.[2] Die Jahresabrechnung ist keine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung, bilanzmäßige Darstellungen und somit auch Rechnungsabgrenzungen sind unzulässig.
Nur die Heizkostenverordnung lässt eine Ausnahme von dem Grundsatz der Einnahmen-/Ausgabenrechnung in den Jahreseinzelabrechnungen zu, da sie die für die in den Einzelabrechnungen verbrauchsabhängig abzurechnenden Heizungs- und Warmwasserkosten zwingend vorschreibt.[3] Der Umstand, dass sich die Einzelabrechnung in diesem Fall nicht unmittelbar aus der Gesamtabrechnung herleitet, ist hinzunehmen, sofern die in der Einzelabrechnung enthaltene Abweichung deutlich ersichtlich und mit einer verständlichen Erläuterung versehen ist.[4]
1.5.4 Informationen neben der Jahresabrechnung (§ 6a Abs. 3 HeizkostenV)
Wenn die Jahresabrechnung auf dem tatsächlichen Verbrauch oder auf den Ablesewerten von Heizkostenverteilern beruht, muss der Gebäudeeigentümer den Nutzern für Abrechnungszeiträume, die ab dem 1.12.2021 beginnen, zusammen mit den Abrechnungen nach § 6a Abs. 3 HeizkostenV folgende Informationen zugänglich machen:
Konkrete Verbrauchsinformationen
- Verbrauch des Nutzers in aktueller Abrechnungsperiode für Heizung und Warmwasser in kWh
- Gesamtenergiekosten
- Kosten für die Gebrauchsüberlassung und Verwendung der Ausstattungen zur Verbrauchserfassung, einschließlich der Eichung, Ablesung und Abrechnung
Kosten für Steuern, Abgaben und Zölle
zusätzlich Informationen über:
- Brennstoffmix: Informationen über den An...
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