Werden personenbezogene Daten im Auftrag durch andere Personen oder Stellen verarbeitet, liegt eine Auftragsverarbeitung i. S. v. Art. 8 Abs. 1 DSGVO vor. Voraussetzung hierfür ist, dass die andere Stelle den Weisungen des Auftraggebers unterworfen ist und keine eigene Entscheidungsbefugnis darüber besitzt, wie sie mit den zur Verfügung gestellten Daten umgeht.
In der Wohnungswirtschaft kommen Auftragsverarbeitungen u.a. bei Messdienstleistungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Anbieter Internet, Telefon und Television vor.
Der Auftragsverarbeiter wird nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen handeln. Die dokumentierte Weisung umfasst dabei die Beschreibung
- des Umfangs bzw. des Gegenstands der Dienstleistung des Auftragsverarbeiters,
- die Dauer des Auftragsverhältnisses und
- die Verpflichtung des Auftragnehmers, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn nach Auffassung des Auftragnehmers die Weisung gegen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen verstößt.
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