Obgleich die Wahl der Rechtsform und die Größe einer Wohnungsverwaltungsgesellschaft die Aufgabenstrukturen und Abläufe vordergründig bestimmen, ergeben sich dennoch vergleichbar geartete betriebswirtschaftliche Funktionen und Aufgaben. Hierfür sorgen auch die zahlreichen Vorschriften und Gesetze, welche sich in der Gestaltung der innerbetrieblichen Organisation, der Auswahl der IT-Systeme, des Datenschutzes, der Organisation der Finanzbuchhaltung, der Arbeitsplatzgestaltung, Personalführung, Finanzierungs- und Kapitalstruktur etc. widerspiegeln.

Darüber hinaus ist es die originäre Aufgabe jedes einzelnen Unternehmens, individuell Ziele zu definieren und Konzepte und Pläne[1] zu entwickeln und umzusetzen, um sich mit geeigneten Dienstleistungen am Markt erfolgreich zu positionieren.

Bevor eine Person eine Selbstständigkeit anstrebt bzw. ein Unternehmen gründet, sind Zweck und Ziel des neuen Unternehmens zu bestimmen.

Zweck des Unternehmens

Bei einer Immobilienverwaltung nach WEG ist Zweck der Firmenneugründung, gemeinschaftliches Eigentum nach dem Wohnungseigentumsgesetz (und ggf. zusätzlich die Verwaltung von Sondereigentum) zu verwalten. Die WEG-Verwaltung als Dienstleister hat hier vielfältige Aufgaben im Hinblick auf die Nutzungsphase einer Immobilie zu übernehmen:

Geschäftsfelder nach den Phasen des Produktlebenszyklus

Diese Aufgaben lassen sich thematisch in

  • rechtliche,
  • kaufmännische und
  • technische Verwaltungsaufgaben

gliedern.

Zielsetzung des Unternehmens

Zielsetzungen werden allgemein in finanzielle und nichtfinanzielle Ziele gegliedert. Bei den finanziellen Zielen übernimmt (branchenübergreifend) die Gewinnerzielung[2] bzw. Gewinnmaximierung einen hohen Stellenwert ein. Als weitere finanzielle Ziele können beispielsweise auch die Verzinsung des investierten Kapitals, Umsatzrendite[3] oder Cashflow[4] definiert werden.

Nichtfinanzielle Ziele ergeben sich häufig aus der Unternehmensphilosophie und den Leitlinien einer Unternehmung, aber auch aufgrund gesellschaftlicher und umweltbezogener Einflüsse (wie z. B. sozialer Aspekt bei Personalauswahl, Mieterauswahl und Mieterhöhungen oder der Aspekt der Nachhaltigkeit).

[1] So sind z. B. aus einem Gesamtplan Teilpläne wie Erfolgs-, Investitions-, Personal-, Finanz- und Liquiditätsplan zu entwickeln, die u. a. Geschäftsfelder, Leitbilder und Führungsstil bestimmen.
[2] Unter Gewinnerzielung versteht man die Erwirtschaftung höherer Erträge als Aufwendungen einer Abrechnungsperiode.
[3] Die Umsatzrendite errechnet sich aus (Jahresüberschuss ./. Umsatzerlöse) x 100.
[4] Cashflow ist der Zahlungsmittelüberschuss einer Abrechnungsperiode (Einzahlungen > Auszahlungen) als Indikator der Innenfinanzierungskraft eines Unternehmens.

1.1 Einflussgrößen auf Unternehmen

Mit der Umsetzung von Unternehmenszweck und -ziel bietet eine WEG-Verwaltung Dienstleistungen am Markt an.

Intrinsische und extrinsische Prägung

Das Handeln der unternehmerischen Tätigkeit ist intrinsisch, d. h. von innen heraus motiviert und geprägt von der Zielsetzung des Unternehmens und den daraus abgeleiteten Faktoren, wie Unternehmensleitbild, Vision, Mission und Philosophie. Zusätzliche Erwartungen und Interessen wirken intern seitens der Mitarbeiter, Führungskräfte und Gesellschafter auf das Unternehmen ein. Daneben hat sich das Unternehmen auf extrinsische, d. h. von außen kommende Erwartungen und Einflüsse seitens des Staates, der Verbände, Lieferanten, Gläubiger, Mitbewerber und Kunden einzustellen.

Einflussgrößen auf ein Unternehmen

Die Aufgabe – und damit die große Herausforderung – der Unternehmensführung besteht darin,

  • diesen vielfältigen Einflussfaktoren in Entscheidungsfindungen und der Ausrichtung des Unternehmens im Rahmen eines kurz-, mittel- und langfristigen strategischen Managements Rechnung zu tragen,
  • die Nachfrage von Immobilienverwaltungen als Dienstleistung am Markt zu erkennen,
  • mit marktkonformen, wettbewerbsfähigen Angeboten Verwaltungsaufträge zu erlangen,
  • mit fachlich kompetenter und professioneller Dienstleistung gegenüber den Auftraggebern Zufriedenheit und Nachfolgeaufträge zu bewirken und
  • dabei wirtschaftlichen Erfolg zu generieren.

Vor diesem Hintergrund leitet sich für ein Unternehmen notwendigerweise eine vorausschauende Unternehmensplanung und Ausrichtung durch nachstehende Bestimmungsfaktoren ab:

  • die Rechtsform,
  • die Größe des Unternehmens,
  • die innerbetriebliche Organisation,
  • die Aufgabenverteilung,
  • die Personalplanung,
  • die IT-Systeme,
  • die Finanzierungsstruktur und
  • die Kapitalausstattung.

1.2 Funktionen im Unternehmen

Eine fertig erstellte Immobilie (betriebswirtschaftlich auch als Produktionsfaktor bezeichnet) erfordert professionelles Bestandsmanagement, um langfristig das gewünschte (wirtschaftliche) Ergebnis wie Nutzbarkeit, Werterhaltung und Wertschöpfung für die Eigentümer zu realisieren. Das bedeutet für die WEG-Verwaltung als Dienstleistungsunternehmen die innerbetrieblichen Funktionen für die bevorstehenden Aufgaben zu bestimmen. Nachstehende Faktoren können dabei entscheidend einwirken:

  • gesetzlich vorgegebene Verwaltungsaufgaben (u. a. § 19...

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