Erhält ein Arbeitnehmer wegen eines Fehlers seines Arbeitgebers Schadenersatz, führt dies bei ihm nicht zu höheren Einkünften. Die Anforderungen an seine Eigenverantwortung sind jedoch hoch.
Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. So sagt es der Volksmund. Tatsächlich verhindern lässt sich das trotz aller Vorsichtsmaßnahmen und Regelungen wohl nie. Besonders ärgerlich für den Arbeitnehmer wird es aber, wenn ihm durch Fehler des Arbeitgebers zusätzliche Kosten entstehen. Gut ist es in solch einem Fall, wenn eine Haftpflichtversicherung einspringt und den Schaden ersetzt. Zu klären bleibt dann allerdings noch, wie die erhaltene Schadenersatzzahlung steuerlich einzustufen ist.
Unter welchen Voraussetzungen die Versicherung einspringt
Zunächst einmal müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein, die die Haftpflichtversicherung des Arbeitgebers überhaupt zur Zahlung verpflichten. Dazu zählt an erster Stelle: Dem Arbeitnehmer muss tatsächlich ein Schaden entstanden sein. Hinzukommen muss, dass der Arbeitgeber seine Pflichten verletzt. Führt der Arbeitnehmer für seinen Dienstwagen ein Fahrtenbuch und erhält keine Belehrung darüber, wie es ordnungsgemäß auszufüllen ist, kann das zum Beispiel der Fall sein.
Bevor der Arbeitnehmer seinen Schaden ersetzt bekommt, wird zusätzlich geprüft, ob er mitverantwortlich dafür ist. So stellt sich beim Führen eines Fahrtenbuchs die Frage, ob er sich die nötigen Informationen nicht selbst hätte besorgen müssen. Klarheit bringt in solch strittigen Fällen erst ein rechtliches Gutachten oder die Stellungnahme eines Rechtsanwalts.
Ist Schadenersatz Arbeitslohn und was folgt daraus für die Einkommensteuer?
Erhält der Arbeitnehmer schließlich den durch einen Fehler des Arbeitgebers verursachten Schaden von der Haftpflichtversicherung ersetzt, zählt diese Leistung jedoch nicht zum Arbeitslohn. Denn Lohn stellt immer eine Gegenleistung dafür dar, dass ein Arbeitnehmer dem Unternehmen seine Arbeitskraft zur Verfügung stellt. Schadenersatz dagegen soll einen entstandenen Nachteil ausgleichen.
Für die Einkommensteuer bedeutet das entsprechend: Anders als Arbeitslohn beeinflusst eine Schadenersatzzahlung ihre Höhe nicht. Voraussetzung ist aber, dass die Zahlung nur den tatsächlichen Schaden ersetzt. Liegt der geleistete Schadenersatz darüber, würde dies dagegen eher einer verdeckten zusätzlichen Lohnzahlung entsprechen.
Hohe Anforderungen des Bundesfinanzhofs an die Mitverantwortung
Sehr streng zeigt sich der Bundesfinanzhof (BFH) in seinem Urteil vom 25.04.2018 (VI R 34/16) bei der Prüfung einer möglichen Pflichtverletzung des Arbeitgebers. Dabei kommt es darauf an, genau festzustellen, ob er überhaupt dazu verpflichtet ist, den Arbeitnehmer umfassend zu belehren. Wenn es zum Beispiel darum geht, ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen, reicht dessen Mitverantwortung durchaus weit. Schließlich belegt das Fahrtenbuch nicht nur dem Unternehmen die gefahrenen dienstlichen Kilometer, es nutzt dem Arbeitnehmer vor allem für seine private Einkommensteuer. Das heißt aber: Er selbst hat die Pflicht, sich über das korrekte Vorgehen zu informieren.
Verhindern will der BFH mit diesen hohen Anforderungen, dass Schadenersatzzahlungen durch andere Gründe beeinflusst und Gefälligkeitsleistungen getätigt werden. Ein denkbarer Grund könnte die Position des Arbeitnehmers im Unternehmen sein.
Praxis-Tipp: Den tatsächlichen Schadenersatzanspruch nachweisen
Führt ein Fehler des Arbeitgebers zu einer Schadenersatzzahlung an den Arbeitnehmer, hat dieser die vollständige Nachweispflicht gegenüber den Finanzbehörden. Entscheidend ist an erster Stelle, dass er den entstandenen Schaden genau beziffern kann. Belegen können sollte er außerdem die Abläufe im Unternehmen. Dazu zählt vor allem, welche Informationen und Anweisungen er von seinem Arbeitgeber zum Vorgehen erhalten hat. Auch Hinweise zu möglichen Kontrollverfahren innerhalb des Unternehmens sind hier hilfreich. Wichtig ist zudem, aufzuzeigen, dass ihn selbst keine Mitverantwortung trifft.